Automatyzacja w księgowości – 4 procesy, od których warto zacząć

Masz już świadomość, że automatyzacja procesów księgowych nie tyle zastępuje pracowników, co umożliwia im zaangażowanie się w zadania wymagające większej kreatywności. Wiesz także, jak się za to zabrać w swojej firmie – czy to poprzez wdrożenie robotyzacji na własną rękę lub poprzez wynajem Cyfrowych Współpracowników – i chcesz, żeby roboty jak najszybciej wsparły zespół księgowości. Ale tu natychmiast pojawia się pytanie: jakie procesy księgowe zautomatyzować w pierwszej kolejności? Przedstawiamy 4 procesy, z którymi często stykamy się w działach finansowo-księgowych, a które są doskonałym punktem wyjścia do automatyzacji biura pod kątem księgowości w Twojej firmie.

1. Faktury sprzedażowe i zakupowe

Automatyzację w księgowości warto rozpocząć od wyzwania, jakim dla wielu działów są faktury, które trzeba przetworzyć. Jeśli faktury mają postać cyfrową, roboty mogą zająć się przeklejeniem danych z nich lub z raportów w formacie .xls do systemu księgowego. Następnie mogą te faktury księgować oraz autoryzować. W zależności od procesu, jaki obowiązuje w Twojej firmie, roboty mogą też wystawić faktury na podstawie szablonu czy uzupełnić potrzebne dane, znacznie usprawniając pracę księgowych. Automatyzacja procesów biznesowych wdrażana krok po kroku pozwala stopniowo odciążać zespół z zadań, które obniżają ich motywację.

2. Wyciągi bankowe

W tym procesie pracownik pobiera plik MT940, wgrywa zawarte w nim dane do systemu księgowego, a następnie księguje poszczególne pozycje. Zadanie to może jednak wykonać robot, który po sparowaniu płatności i faktur przekaże pracownikowi informację o niezaksięgowanych pozycjach. Automatyzacja procesów rozliczeniowych oszczędza czas osobie, która do tej pory odpowiadała za rozliczanie wyciągów – technologia RPA pozwala pracownikom na odzyskanie czasu i skupienie swojej uwagi na rozwijających i kreatywnych zadaniach.

3. Porównywanie płatności

Podobnie w przypadku wyciągów bankowych, robot może porównywać płatności z fakturami i sprawnie wychwytywać różnice w rozliczeniach. Pracownik otrzyma informację, które faktury zostały opłacone, a które nie. Dzięki automatyzacji faktur i płatności będzie mieć pewność, że nikt nie popełnił błędu, robiąc przypadkiem literówkę lub przestawiając liczby czy litery w danych.

4. Biała lista

Dzięki robotyzacji procesów księgowych roboty odciążają pracowników, poprzez porównywanie danych o kontrahentach z danymi zawartymi na tzw. białej liście podatników. Jest to klasyczny przykład powtarzalnego i nużącego zadania, lubianego przez roboty, ale niekoniecznie przez ludzi. Przeczytaj przy okazji, skąd bierze się nuda w pracy.

Oczywiście nie są to jedyne procesy księgowe, w których roboty sprawdzają się lepiej niż ludzie zmęczeni powtarzalnością (o tym, dlaczego warto wynająć roboty, piszemy w innym artykule). Jeśli jednak wahasz się od czego zacząć, te cztery rutynowe procesy to dobry start, by wprowadzić automatyzację pracy w księgowości.

Które procesy automatyzować w księgowości? Sprawdź przegląd zastosowań RPA w tym dziale

Przeczytaj też, jak zautomatyzować procesy w Fintechu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy robot zabierze mi pracę?

Nie. Celem robota jest wspieranie pracowników, ułatwianie zadań i dbałość o wykonywanie czynności, które dotychczas były powtarzalne i podatne na błędy. W przewidywalnej przyszłości roboty nie dorównają nam w zadaniach wymagających kreatywności, podejmowania skomplikowanych decyzji czy nawiązywania relacji. Nasze doświadczenie pokazuje, że uruchomienie robotów nie powoduje też redukcji etatów. Zatem robot przejmuje zadania nudne, żmudne i powtarzalne, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na bardziej kreatywnych, twórczych i innowacyjnych zagadnieniach. Należy pamiętać, że wiedza specjalistyczna, którą posiadają osoby pracujące w danej organizacji to aspekt nieosiągalny dla zaprogramowanych robotów.

Jeśli zastanawiasz się czy robot okaże się zagrożeniem lub nową możliwością na rynku pracy to zajrzyj do naszego artykułu, w którym odpowiadamy na to pytanie

Jakie uprawnienia otrzymują roboty?

Dobrą praktyką jest nadawanie robotom wyłącznie uprawnień, które niezbędne są do wykonania konkretnego procesu. Takie podejście daje gwarancję bezpieczeństwa opiekunowi biznesowemu. Robot działa według ściśle określonej instrukcji, dlatego nie wykona żadnych nieplanowanych i niepożądanych czynności.