Jakie są najważniejsze przeszkody robotyzacji i jak je przezwyciężyć?

W jednym z poprzednich artykułów dyskutowałem najważniejsze przyczyny sięgania przez firmy po robotyzację: https://dtmates.com/pl/jakie-sa-glowne-powody-siegania-przez-firmy-po-robotyzacje/ . Teraz chciałbym zmierzyć się z większym wyzwaniem – analizą najważniejszych przeszkód, które firmy muszą przezwyciężyć, aby odnieść sukces w robotyzacji:

  1. Dlaczego w ogóle mam się zajmować robotyzacją ?

Mimo, że robotyzacja jest obecnie uznawana za narzędzie głównego nurtu w cyfrowej transformacji przedsiębiorstw, czasami trudno znaleźć wiarygodne źródło informacji o namacalnych korzyściach, które ona przynosi.

Jest kilka oczywistych powodów, takich jak redukcja kosztów operacji, poprawa jakości i efektywności oraz kilka nieoczywistych, które przedyskutowałem dokładniej w jednym z poprzednich artykułów: https://dtmates.com/pl/jakie-sa-glowne-powody-siegania-przez-firmy-po-robotyzacje/.

W skrócie, najważniejsze powody, którymi powinny kierować się przedsiębiorstwa podejmując decyzję o robotyzacji są następujące:

  1. Trudno jest automatyzować przy pomocy zasobów IT, a nie każda automatyzacja jest ekonomicznie uzasadniona w taki sposób.
  2. Szukanie szybkich odpowiedzi na zmiany zachodzące na rynku pracy (rotacja, rosnące wynagrodzenia, szkolenia, etc.)
  3. Chęć uwolnienia pracowników od najbardziej nielubianych i powtarzalnych zadań
  4. Szukanie sposobów na zwiększenie efektywności
  5. Szukanie sposobów na poprawę jakości
  6. Zrobienie pierwszego kroku w kierunku eksperymentowania ze sztuczną inteligencją

Jestem przekonany, że lektura tego artykułu rozwieje obawy dotyczące potencjalnych przeszkód.

  1. Brak wiedzy dotyczącej oceny potencjału robotycznego

Doświadczenie pokazuje, że ok. 20-30% wszelkich prac biurowych jest obecnie w zasięgu technologii robotycznych, ale rzeczywisty potencjał może być znacznie większy w zależności od konkretnego otoczenia aplikacji w firmie. Opracowaliśmy krótki kwestionariusz, który może pomóc w identyfikacji, które procesy najlepiej nadają się do robotyzacji:

  • Proces jest wysoko wystandaryzowany, udokumentowany i stabilny
  • Dane, które przetwarza, są dostępne w cyfrowej postaci
  • Proces wymaga dużego nakładu powtarzalnej pracy ludzkiej
  • Automatyzowany system jest stosunkowo stabilny w sensie dodawania nowych funkcji i w najbliższym czasie nie są planowane w jego zmianach istotne zmiany architektoniczne
  • Automatyzowany proces jest podatny na błędy ludzkie (wymaga wprowadzania dużej ilości wrażliwych danych jak kwoty, daty czy identyfikatory klientów)
  • Automatyzowany proces obejmuje kilka systemów informatycznych, więc wymaga od człowieka wielozadaniowości i częstego przełączania się między interfejsami
  • Automatyzowany proces ma duże wahania wolumenów, przez co trudno jest zapewnić dla niego optymalną, ludzką obsługę na odpowiednim poziomie

Jeżeli procesy mają przy najmniej kilka z powyższych cech są najprawdopodobniej dobrymi kandydatami dla robotów.

Po takiej krótkiej ocenie można pójść dwoma drogami w zależności od kultury organizacji – albo poszukać pomocy doradców, który w szczegółach przeanalizują potencjał robotyczny na samym początku, albo po prostu zacząć robotyzację od pierwszego wybranego procesu, a następnie budować doświadczenie w zwinnym i iteracyjnym procesie ciągłego doskonalenia.

  1. Brak kompetencji robotycznych

Tutaj też jest kilka możliwych opcji. Najbardziej oczywistą jest taka, że możesz zdecydować, że w ogóle nie potrzebujesz kompetencji robotycznych i pozwolić komuś przeprowadzić robotyzację, w idealnym scenariuszu dostarczając roboty jako usługę. To najlepszy wybór, kiedy roboty nie są podstawową działalnością firmy albo skala operacji nie przekracza kilkuset pracowników. Na drugim końcu skali jest scenariusz ustanowienia własnego centrum kompetencji robotycznych i pozyskania odpowiednio utalentowanych osób z rynku. Można również zwrócić się do doradców, którzy pomogą znaleźć i rozwijać takie kompetencje.

  1. Obawa o implementację “tymczasowego” rozwiązania, które pozostanie na zawsze

Ponieważ roboty pracują bez zmiany istniejących systemów IT i w pewien sposób przykrywają nieefektywności obecnego interfejsu użytkownika mogą być postrzegane jako rozwiązanie „tymczasowe” do momentu wdrożenia „prawdziwej” automatyzacji. Tymczasem roboty są pełnoprawnym narzędziem automatyzacji, dla którego w większości przypadków nie ma dobrej alternatywy. Jest tak dlatego, że zwykle są bardzo dobre powody, dla których nie zbudowano niskopoziomowych interfejsów między systemami, albo systemy nie mogą zostać zmienione ze względu na gigantyczne koszty, które się z tym wiążą. Z kolei roboty ze swej natury są bardzo mało inwazyjne i mogą być doskonałym rozwiązaniem „pomostowym” do czasu, kiedy zostaną wdrożone docelowe rozwiązania.

  1. Potencjalny konflikt z innymi projektami cyfrowej transformacji

Jak wcześniej wspomniałem roboty są obecnie częścią głównego nurtu narzędzi cyfrowej transformacji i powinny być używane jako rozwiązanie komplementarne do innych wysiłków automatyzacyjnych. Najlepszym sposobem jest po prostu umieszczenie robotów na mapie transformacji po właściwej ocenie ich przewagi nad innymi sposobami optymalizacji. Duże projekty transformacyjne zwykle potrzebują sporo czasu na pełne wdrożenie, więc roboty są idealnym narzędziem pomostowym, jak wspomniałem w poprzednim paragrafie. Roboty są również doskonałe, aby uzupełnić luki w ergonomii świeżo wdrożonych rozwiązań, szczególnie jeśli na końcowych etapach dużych projektów transformacyjnych podejmowano bolesne decyzje dotyczące ograniczenia zakresu funkcjonalnego. Roboty mogą dać trochę czasu, aby przemyśleć docelowe doświadczenie użytkownika w kontakcie z nowymi systemami i aplikacjami.

  1. Duża inwestycja z góry

Mimo tego, że infrastruktura robotyczna jest zwykle mniej kosztowna niż dla typowych rozwiązań IT, ciągle wymaga kilku serwerów w chmurze, bądź wewnętrznej serwerowni, licencji robotycznych, a przede wszystkim wykwalifikowanego zespołu, aby utrzymać całość w nienagannym porządku.

Jest kilka sposobów, żeby sobie z tym poradzić. Jeden z nich został już pokrótce omówiony powyżej – można po prostu znaleźć dostawcę usług robotycznych i płacić jedynie za pracę, którą wykonają roboty. W takiej sytuacji koszty inwestycji z góry są praktycznie zerowe.

Można zainwestować tylko nieco więcej i pobrać próbne wersje wybranych platform robotycznych opartych na lekkiej infrastrukturze chmurowej, aby udowodnić, że koncepcja jest prawidłowa, a następnie spróbować skalować rozwiązanie. To podejście jest dość popularne, ale ja go nie rekomenduję, ponieważ wyniki implementacji w małej skali mogą być bardzo mylące, kiedy złożoność rozwiązania zaczyna rosnąć.

Jest też trzeci sposób, aby poradzić sobie z tym wyzwaniem, szczególnie jeśli do kultury organizacji należy tworzenie bardziej formalnych business case’ów dla potencjalnych projektów. Dobrze oszacowane koszty robotyzacji z reguły są znacznie mniejsze niż korzyści, które można osiągnąć, co oznacza, że inwestycja z góry szybko się zwraca.

  1. Trudności w zarządzaniu zmianą

Jednym z najważniejszych wyzwań, z którymi należy się zmierzyć zanim roboty zostaną wdrożone jest kwestia zarządzenia uwolnionym czasem naszych pracowników. Ten problem jest obecnie mniej palący, ponieważ w większości rosnących przedsiębiorstw pracy jest więcej niż osób zdolnych ją wykonywać. W takim przypadku należy po prostu realokować pracę przekazując ludziom bardziej interesujące, kreatywne i dodające wartości zadania. Jeśli robotyzacja jest robiona “zwinnie”, zmiany następują stopniowo i ciągle, więc pracownicy mają więcej czasu na adaptację i zwykle sami wracają z nowymi pomysłami na to, co jeszcze powierzyć robotom.

Jeżeli projekt robotyzacyjny jest wdrażany w modelu big-bang, albo główną korzyścią ma być redukcja kosztów zatrudnienia, to plan realokacji pracowników powinien być jednym z komponentów całego planu cyfrowej transformacji. Jest wielu doradców, którzy mogą pomóc w zarządzeniu zmianą, jednak ja bardzo silnie rekomenduję stopniowe i iteracyjne podejście do wdrożeń robotycznych, ponieważ to lepiej odpowiada małoinwazyjnej naturze robotów.

  1. Obawa przed porażką

Wszystkie nowe przedsięwzięcia w oczywisty sposób są obarczone jakimś ryzykiem porażki. Dlaczego jestem przekonany, że to ryzyko jest znacznie mniejsze przy wdrożeniach robotycznych ? Najważniejszym powodem jest to, o czym wspominałem powyżej – roboty są ze swej natury wpisane w paradygmat „zwinności”. To oznacza, że mogą być wdrażane w znacznie krótszym czasie, znacznie mniejszym kosztem i z zaangażowaniem znacznie mniej liczby interesariuszy, niż w typowych projektach automatyzujących lub transformujących przedsiębiorstwo. To pomaga uzyskać pozytywne sprzężenie zwrotne, które powoduje, że drobny sukces robotyczny prowadzi do kolejnego drobnego sukcesu robotycznego, co w efekcie staje się wielkim transformacyjnym sukcesem całej organizacji.

Jeśli napotykasz inne wyzwania, które spowalniają rozpoczęcie robotyzacji, proszę podziel się nimi ze mną. Jestem przekonany, że znajdziemy wspólnie sposób, jak je przezwyciężyć. Roboty naprawdę są najlepszymi przyjaciółmi pracowników!

Mariusz Pultyn
CTO

Jak w typowej firmie roboty pozwalają osiągnąć sytuację win-win?

Wszystkie znane nam firmy mają jedną cechę wspólną: mają ograniczone zasoby IT. Oznacza to, ze w planach inwestycyjnych w rozwój technologii trzeba dokonywać trudnych wyborów i z tego powodu część pożądanych usprawnień jest odkładanych na bliżej nieokreśloną przyszłość. Z uwagi na fakt, że rozwiązania IT są relatywnie drogie, w procesie planowania rozwoju naturalnym jest położenie większego nacisku na rozwiązanie biznesowe, które mają bardziej bezpośredni wpływ na wyniki firmy.

Powyższe prowadzi do prostego uogólnienia, że zazwyczaj zasoby IT zostaną spożytkowane na obszary rozwoju biznesowego, które mają większy wpływ na przychody. Co więcej, wprowadzanie nowych technologii, kanałów, linii biznesowych i produktów bardzo często prowadzi do zwiększenia złożoności w obszarze back-office. W świecie idealnym ta złożoność powinna być dla nas niezauważalna, rozwiązana automatycznymi interfejsami i aplikacjami. Jak większość z nas wie, nie ma do wiele wspólnego z rzeczywistością, a bardzo często więcej rozwiązań technologicznych na początku procesu prowadzi do wzrostu pracy manualnej w back-office.

Stąd też posiadanie robotów w roli automatów w obszarze back-office pozwala na przesunięcie zasobów informatycznych do obszarów opartych na bardziej wyszukanej technologii, posiadających większe potencjalne przełożenie na rozwój biznesu.

Mariusz Pultyn
CTO

Automatyzacja procesu wytwarzania robotów

Czy można zająć się robotyzacją na większą skalę (większą niż kilka robotów) bez automatyzacji procesów tworzenia, instalacji i monitorowania pracy robotów?

Naszym zdaniem nie. Roboty to nic innego niż oprogramowanie, które może ulegać zmianom. Dodatkowo roboty pracują na systemach, które także mogą być zmieniane, co samo w sobie może powodować komplikacje. Na oba te elementy związane z procesem robotyzacji należy być przygotowanym i umieć nimi w łatwy i bezpieczny sposób zarządzić.

Jednocześnie zależy nam, aby tworzenie robotów było pracą prostą i przyjemną, a nie nieustanną walką z usuwaniem błędów. Dlatego też w DTM wypracowaliśmy kilka narzędzi oraz standardów, które pozwalają nam na połączenie łatwości pracy nad robotami (a co za tym idzie skrócenie Time-To-Market) z zachowaniem wysokiego poziomu jakości i niskiej podatności na błędy.

Kilka głównych elementów wchodzących w skład naszego rozwiązania do automatyzacji procesu wytwarzania robotów:

  • Standaryzacja procesu tworzenia robotów

Roboty wychodzące z naszej fabryki charakteryzują się zawsze pewnymi wspólnymi cechami niezależnie od tego na jakich systemach i w jakich środowiskach pracują. Ten zestaw reguł dotyczy zarówno procesu ich wytwarzania (opartego o najlepsze praktyki programistyczne), jak i samej budowy (zestaw reguł jakie muszą spełniać nowo tworzone roboty).

  • Automatyzacja procesów przygotowywania środowisk pracy robotów

Bardzo istotnym elementem, który pozwala zredukować ryzyko ewentualnych błędów jest standaryzacja środowiska pracy robotów wraz z automatyzacją procesu przygotowywania takich stacji robotycznych. Dzięki takiemu podejściu i dedykowanym narzędziom jesteśmy w stanie szybko budować wirtualne „biurka dla robotów” znacząco skracając Time-To-Market dla naszych klientów.

  • Testy automatyczne, instalacja oraz konfiguracja robotów

Nasze roboty testują się automatycznie, a dokładniej, są testowane przez inne roboty, których jedynym celem jest wykrywanie błędów najwcześniej jak to możliwe na środowiskach testowych.

Szybkie i sprawne instalowanie nowych robotów także wymaga automatyzacji. Nasze roboty wykorzystują zintegrowany system zarządzania konfiguracją, co pozwala na minimalizowanie ryzyka błędów oraz zmiany parametrów uruchomieniowych bez potrzeby instalowania nowych wersji robotów.

  • Monitorowanie pracy robotów

Wszystkie operacje wykonywane przez roboty są logowane (na kilku poziomach) i trafiają do dedykowanego repozytorium logów. Struktura tych logów pozwala na generowanie raportów zarówno o charakterze technicznym jak i biznesowym. Nasi klienci mają dostęp online do tych danych i na bieżąco mogą śledzić postępy pracy swoich wirtualnych pracowników.

Więcej szczegółów dotyczących poszczególnych narzędzi i standardów w kolejnych wpisach na blogu.

Bartosz Pietras
Dyrektor  IT

Ramię w ramię z robotami – jak ludzie reagują na wirtualnych kolegów?

Jak łatwo sobie wyobrazić, decyzja o wprowadzeniu robotów, wykonujących procesy i czynności do tej pory obsługiwane przez ludzi, może być wśród Pracowników tematem kontrowersyjnym. Z doświadczenia wiemy, że samo przekazanie informacji budzi wiele emocji i otwiera bogatą w argumenty dyskusję. Zaskoczenie i strach, zarówno przed samą zmianą, jak i utratą codziennych zadań, mogą okazać się deprymującym blokerem, jeśli nie zostaną w porę zaadresowane.

Samo oswajanie tematu i transparentne przedstawienie Pracownikom z czym wiążą się planowane zmiany, jest zawsze dobrym początkiem. Nie bójmy się powiedzieć wprost, że roboty faktycznie wykonają za naszych ludzi część ich pracy, ale jednocześnie nie możemy zapominać o podkreślaniu, że będą to najmniej lubiane przez nich czynności. Dobrym argumentem jest również jasne wyłożenie faktu, że w obecnej rzeczywistości mamy zdecydowanie więcej pracy, niż zasobów, by tę pracę wykonać, co nasi Pracownicy odczuwają na co dzień.

Dobry wstęp to jedna strona medalu, jednak najlepsze efekty w przekonaniu ludzi do robotów przynoszą zaangażowanie Pracowników w sam proces powstawania i jak najszybsze uruchomienie produkcyjne robotów, na które zorientowany jest model wynajmu robotów, proponowany w Digital Teammates. Bezzwłoczne przejście od teorii do praktyki jest tutaj o tyle kluczowe, że nasi Pracownicy przekonują się na własnej skórze, że roboty są ich sprzymierzeńcami, nie wrogami. Wykonując najbardziej powtarzalne i zwyczajnie nudne zadania, pozwalają Pracownikom na skupienie się na bardziej twórczej części ich pracy i mocno podkreślają ekspercki status naszej ludzkiej załogi. Nadzorowanie czynności zrealizowanych przez robota i procesowanie wyjątkowych, skomplikowanych i najbardziej złożonych przypadków, pozwalają na ciągły rozwój ich specjalistycznej wiedzy.

Niechęć, związaną z obawą Pracowników przed nieznaną i nową technologią również łatwo przezwyciężyć, pokazując ludziom, że są absolutnie kluczowi i niezbędni, by robot prawidłowo zrealizował swoje zadania. Technologiczny aspekt i zapoznanie ludzi ze sposobem funkcjonowania RPA to dodatkowy plus, wart podkreślenia w rozmowie z naszymi teamami. Biorąc pod uwagę dynamiczny wzrost popularności rozwiązań robotycznych, przy jednoczesnym jednak nadal ich nowinkowym charakterze, doświadczenie z pierwszej ręki, zdobyte w pracy ramię w ramię z robotami, będzie dla naszych Pracowników wyjątkowe i niemal elitarne. Jest to aspekt wart podkreślenia.

W praktyce wprowadzenie robotów potrafi zdziałać cuda, szczególnie w przypadku nagłych skoków wolumenów. Nasi Pracownicy bardzo szybko zauważyli, że dzięki wirtualnym kolegom nie są już proszeni o pozostawanie w nadgodzinach, by zrealizować dodatkowe wolumeny. Roboty chętnie i bez narzekania wykonają je za ludzi, dzięki czemu nasza załoga będzie wypoczęta i znacznie bardziej efektywna.

Sięgając do naszych doświadczeń, można zauważyć, że pomimo początkowych obaw, strachu przed nieznanym, a nawet niechęci i kontrowersji, roboty zjednują sobie sympatię i przychylność Pracowników. Połączenie teorii, elementów edukacji i oswajania, a wreszcie produkcyjne uruchomienie pierwszych robotów wystarczają, by nasze zespoły przekonały się do RPA i otworzyły na korzyści, wynikające z tego rozwiązania.

Podsumowując temat, przytoczę sytuację sprzed kilku tygodni – mijając jednego z Pracowników w naszym biurze, zamiast zwyczajowego „Cześć!”, usłyszałam: „Magda, te roboty są jednak ok! Kiedy dostaniemy następne?”. Zdaje się, że ta krótka, a jednak treściwa pointa, mówi sama za siebie.

Magdalena Adamczewska
Dyrektor Operacyjny

Jak zmieni się w przyszłości miejsce pracy?

Z naszych obserwacji wynika, że większość firm zmaga się z wyzwaniem jakim jest niedobór pracowników w porównaniu do pracy jaką należy wykonać. Szczególnie w operacjach biurowych zauważalna jest rosnąca presja utrudniająca utrzymanie zespołu operacyjnego. Dodatkowo warto zaznaczyć, że w wielu takich miejscah ludzie wykonują czynności, które dawno powinny były zostać zautomatyzowane. Chodzi o czynności powtarzalne, nużące i podatne na błędy. Są to zadania idealne dla robotów.

Zazwyczaj typowy 10-osobowy zespół składa się z siedmiu bardziej doświadczonych i zaawansowanych specjalistów oraz trzech młodszych stażem pracowników, którzy są zdecydowanie bardziej podatni na rotację. Oczywiście prowadzi to do sytuacji, w której kuszące jest przydzielenie najnudniejszych i powtarzalnych zadań ludziom mniej doświadczonym, co w rezultacie jeszcze bardziej napędza rotację.

Dlatego też posiadanie robotów zwykle podnosi motywację. Kiedy najmniej lubiane czynności są przez nie wykonywane, ludzie, pracujący ramię w ramię z cyfrowymi współpracownikami z zespołu, mogą w końcu skupić się na bardziej wymagających i rozwijających zadaniach, co w efekcie prowadzi do dużo bardziej atrakcyjnego miejsca pracy.

Zauważyliśmy, że klasyczny robotyczny potencjał obejmuje około 20-30% procesów, więc możemy bezpiecznie podsumować, że roboty doskonale wypełniają pozycje objęte największą rotacją. Dzięki temu miejsce pracy natychmiast staje się dużo bardziej atrakcyjne dla całego zespołu, w tym także dla nowych pracowników.

Konrad Jakubiec
Członek Zarządu

Czy roboty mają zdolności poznawcze?

Większość naszych robotów działa dokładnie według początkowo zaprogramowanej procedury, która może być bardzo złożona, w zależności od charakteru procesu. Dzięki temu robot cały czas pracuje ze 100% precyzją i może zawsze wyjaśnić dlaczego podjął określone decyzje lub wybrał ścieżki, oparte na konkretnych przypadkach. Dzięki temu roboty są całkowicie deterministyczne i doskonale pasują do działań, których wynik ma być dokładnie taki, jak mówią procedury.

Jednak w niektórych sytuacjach korzyścią może być wykorzystanie elementów sztucznej inteligencji. Szczególnie, gdy roboty wykonują wstępne czynności, takie jak przeszukiwanie baz danych do dalszego przeprocesowania ich przez człowieka. Przykładami takich czynności, z naszego doświadczenia, może być czytanie przychodzących maili i przypisywanie ich do różnych kategorii. Nawet jeżeli w takiej sytuacji process nie jest dokładny w 100%, nadal potrafi zaoszczędzić mnóstwo czasu pracownikom przy odczytywaniu komunikacji.

Mariusz Pultyn
CTO

Jakie procesy są idealne do robotyzacji?

Robot działa najlepiej, wykonując nużące, mało interesujące i powtarzalne czynności, wymagające uwagi i szczegółowości, dodatkowo podatne na ludzkie błędy. Procesy, charakteryzujące się opisanymi poniżej cechami, są idealne do robotyzacji, jednak w prawdziwym życiu rzadko posiadają je wszystkie. Większość procesów musi mieć przynajmniej kilka z nich, by być dobrym kandydatem do robotyzacji:

  • Proces jest wysoko wystandaryzowany, udokumentowany i stabilny
  • Dane, które przetwarza, są dostępne w cyfrowej postaci
  • Proces wymaga dużego nakładu powtarzalnej pracy ludzkiej
  • Automatyzowany system jest stosunkowo stabilny w sensie dodawania nowych funkcji i w najbliższym czasie nie są planowane w jego zmianach istotne zmiany architektoniczne
  • Automatyzowany proces jest podatny na błędy ludzkie (wymaga wprowadzania dużej ilości wrażliwych danych jak kwoty, daty czy identyfikatory klientów)
  • Automatyzowany proces obejmuje kilka systemów informatycznych, więc wymaga od człowieka wielozadaniowości i częstego przełączania się między interfejsami
  • Automatyzowany proces ma duże wahania wolumenów, przez co trudno jest zapewnić dla niego optymalną, ludzką obsługę na odpowiednim poziomie

Zazwyczaj czynności, które można opisać powyższymi cechami, są mało atrakcyjne dla pracowników. Możemy stwierdzić, że ogólną, praktyczną zasadą jest fakt, że robot może wykonywać zadania, których nie lubią ludzie.

Konrad Jakubiec
Członek Zarządu

Jakie są główne powody sięgania przez firmy po robotyzację?

Jeśli rozważasz obecnie, czy RPA jest właściwą odpowiedzią na Twoje wyzwania, warto sprawdzić dlaczego inni wybrali właśnie to rozwiązanie. Robotyzacja z RPA to silne narzędzie, pomocne we wzmacnianiu działań Twojej firmy oraz w zrobieniu kolejnego kroku w kierunku digitalizacji. Jak w przypadku każdego narzędzia, najważniejsze by znaleźć najbardziej adekwatne problemy, które może naprawić.

 Jakie są więc przyczyny sięgania przez firmy po robotyzację?

1. Trudno jest automatyzować przy pomocy zasobów IT, a nie każda automatyzacja jest ekonomicznie uzasadniona w taki sposób.

We wszystkich znanych nam firmach jedna rzecz jest pewna: zasoby IT są ograniczone, a wybory co zostanie dostarczone przez załogę techniczną, a co musi poczekać na realizację w bliżej nieokreślonej przyszłości, są zawsze trudne. Co więcej, rozwiązania IT są zasadniczo drogie, co prowadzi do bardzo ostrożnego podejmowania decyzji, z naciskiem na biznesowe wyniki, jakie wygeneruje taka inwestycja.

Powyższe prowadzi do prostego uogólnienia, że zazwyczaj zasoby IT zostaną spożytkowane na obszary rozwoju biznesu, które mają większy wpływ na przychody. Co więcej, wprowadzanie nowych technologii, kanałów, linii biznesowych i produktów bardzo często prowadzi do zwiększenia złożoności w obszarze back-office. W świecie idealnym ta złożoność powinna być dla nas niezauważalna, rozwiązana automatycznymi interfejsami i aplikacjami. Jak większość z nas wie, nie ma to wiele wspólnego z rzeczywistością, a bardzo często więcej rozwiązań technologicznych na początku procesu prowadzi do wzrostu pracy manualnej w obszarze back-office.

Biorąc pod uwagę powyższe, RPA wpasowuje się w ten świat idealnie. Jest dużo bardziej uzasadnione ekonomicznie, posiada dużo prostszy proces wytwarzania i przynosi korzyści szybciej niż typowe rozwiązania IT. Oprócz tego, RPA jest zazwyczaj mniej złożona technologicznie (chociaż w kontekście procesu technologicznego złożoność RPA często jest niezłym wyzwaniem), dlatego specjaliści w zaawansowanych technologiach IT są po prostu niepotrzebni do automatyzacji w obszarze back-office. Właśnie dlatego RPA bardzo często okazuje się być idealnym rozwiązaniem dla przeszkód, z którymi mierzą się biurowe operacje w kontekście automatyzacji i technologicznego postępu.

2. Szukanie szybkich odpowiedzi na zmiany zachodzące na rynku pracy (rotacja, rosnące wynagrodzenia, szkolenia, etc.)

W wielu obszarach można zaobserwować niedostatek talentów i kandydatów do pracy, co prowadzi do sytuacji, w której ludzie coraz częściej zmieniają miejsce zatrudnienia. Nasze doświadczenie pokazuje, że biurowe operacje posiadają pewną typową cechę: ich zespoły bardzo często składają się ze stosunkowo stałej podstawy – wyspecjalizowanej i odpowiedniej do realizacji bardziej zaawansowanych czynności grupy. Druga część zespołu, charakteryzująca się znacznie większą rotacją, to grupa zazwyczaj młodszych stażem pracowników, najczęściej przydzielanych do mniej wymagających i zdecydowanie bardziej nużących zadań. Chociaż z takim układem można sobie poradzić, a zespoły mają w nim wystarczającą kombinację kompetencji, by zachować wysoki poziom motywacji, nie zawsze się to udaje. W takich sytuacjach rotacja pracowników utrzymuje się na wysokim poziomie, co prowadzi do większych kosztów rekrutacyjnych i szkoleniowych.

Istotne jest, że czynności, które są zazwyczaj mniej lubiane przez pracowników, ze względu na ich powtarzalny, nużący i podatny na błędy charakter, są idealne dla robotów. Dlatego właśnie posiadanie na pokładzie cyfrowych współpracowników może znacząco zredukować rotację pracowników, którzy dzięki temu mogą skupić się na bardziej satysfakcjonujących i wymagających zadaniach. Oprócz tego, roboty łatwiej wyszkolić, nigdy nie odchodzą z pracy, ani nie proszą o podwyżkę, dzięki czemu zwiększają stabilizację zarządzania obszarem back-office.

3. Chęć uwolnienia pracowników od najbardziej nielubianych i powtarzalnych zadań

Nasze doświadczenie pokazuje, że w większości organizacji jest za dużo pracy, w porównaniu do liczby dostępnych pracowników. Utrzymanie odpowiedniego zespołu, który będzie w stanie udźwignąć operacje biurowe, jest wyzwaniem samym w sobie. Musimy dodać, że niestety nadal w wielu miejscach ludzie wykonują czynności, które powinny były zostać zautomatyzowane dawno temu. Mamy tutaj na myśli powtarzalne, nużące i generujące błędy procesy. Nieprzypadkowo te zadania są idealne dla robotów.

Dlatego też posiadanie robotów zwykle podnosi motywację. Kiedy najmniej lubiane czynności są przez nie wykonywane, ludzie, pracujący ramię w ramię z cyfrowymi współpracownikami z zespołu, mogą w końcu skupić się na bardziej wymagających i rozwijających zadaniach, co w efekcie prowadzi do dużo bardziej atrakcyjnego miejsca pracy.

4. Szukanie sposobów na poprawę jakości

Dobrze przygotowane i wyszkolone roboty nie popełniają błędów. Zawsze pracują zgodnie z procedurami i nigdy nie robią literówek, błędów w obliczeniach, ani nie generują żadnych innych nieprawidłowości, które są bardziej prawdopodobne im bardziej powtarzalna i nużąca jest czynność. Roboty są najszybszą i najprostszą drogą, prowadzącą do poprawy jakości Waszych operacji.

5. Szukanie sposobów na zwiększenie efektywności

Roboty są szybsze niż ludzie. Tylko od rodzaju aplikacji i charakteru procesu zależy, o ile szybsze. Nasze doświadczenie pokazuje, że przeciętny robot pracuje od około 4 razy szybciej niż człowiek, nawet do 50 razy szybciej na niektórych starszych aplikacjach.

6. Zrobienie pierwszego kroku w kierunku eksperymentowania ze sztuczną inteligencją

Przy rozważaniu technologicznego postępu w operacjach bardzo interesującym krokiem jest zawsze sztuczna inteligencja. Posiadanie algorytmów, które potrafią pracować, a jednocześnie nie muszą być deterministycznie zaprojektowane dla 100% przypadków przed uruchomieniem, jest atrakcyjne dla wielu procesów.

Elementy sztucznej inteligencji w robotyzacji znacznie różnią się od czystego RPA, które jest w 100% deterministyczne. Dane wsadowe są jasno i dokładnie określone, instrukcje są zamknięte i znane w całości, a wynik jest zawsze przewidywalny i – jeśli zajdzie taka potrzeba – zawsze można go prześledzić.

SI nigdy nie jest bezbłędna – jedną z jej cech jest uczenie się z czasem i zwiększanie swojej efektywności. Z kolei procesy RPA łatwo stworzyć, a roboty można łatwo umieścić w danej czynności, wiedząc przy tym dokładnie ile przypadków i z jakim rezultatem zostanie przez nie zrealizowanych. Sztuczna inteligencja wymaga natomiast ludzkiej kontroli na drugą rękę, co prowadzi do konieczności przearanżowania procesu, by upewnić się, że czynności wykonywane przez SI nie przyniosą negatywnych skutków. 

Dlatego właśnie wierzymy, że roboty ze sztuczną inteligencją są większym wyzwaniem w kontekście udanego wdrożenia – stąd też na początek zaleca się prostsze roboty RPA. To szczególnie ważna kwestia z psychologicznego punktu widzenia – dobrze zaprojektowane roboty RPA przynoszą pozytywne rezultaty od chwili uruchomienia. W przypadkach, gdzie SI potrzebuje czasu, by nauczyć się, jak wykonywać swoje zadania – zespół musi wykazać się cierpliwością i wyrozumiałością dla nowej technologii, z którą pracuje ramię w ramię.

Zespoły, które mają już doświadczenie w codziennej pracy z robotami RPA są lepiej przygotowane na przyjęcie także elementów sztucznej inteligencji.

Mariusz Pultyn
CTO

Co powinniśmy zrobić, żeby rozpocząć robotyzację?

Naszym zdaniem robotyzacja powinna być przeprowadzona w taki sposób, by szybko pokazać jej pierwsze efekty i w miarę możliwości uniknąć zbyt dużych inwestycji – zarówno nakładów finansowych jak i poświęconego czasu. Dlatego aby zacząć, musimy tylko znaleźć pierwszy proces, który nadaje się do robotyzacji i wpasowuje się w jej logikę. Kiedy już wiemy jaki to proces oraz na jakich aplikacjach bazuje, potrzebujemy jedynie dostępów dla robotów i możemy zaczynać właściwą ich budowę.

Ważną cechą Digital Teammates i naszego zespołu Pasterzy Robotów jest fakt, że nie wymagamy szczegółowych map procesów, dokumentacji, ani żadnych skomplikowanych przygotowań. Rozpoczęcie robotyzacji sprowadza się do zwyczajnego pokazania naszym Pasterzom Robotów czym zajmują się pracownicy. Zazwyczaj dobrym i wystarczającym początkiem są kilkugodzinne warsztaty. Jesteśmy nawet w stanie stworzyć w pełni funkcjonującego robota na podstawie nagranego filmiku.

Wstępną fazę projektu wolimy skracać najbardziej jak to możliwe, ponieważ chcemy uruchamiać pierwsze roboty jak najszybciej. Dzięki temu zarówno dla naszych Klientów, jak i dla nas poszukiwanie kolejnych procesów do robotyzacji jest bardziej naturalne, gdy logika robotów jest wszystkim znana.

Po zidentyfikowaniu pierwszych procesów nasi Pasterze Robotów projektują pierwszych cyfrowych współpracowników. Ten proces zajmuje zazwyczaj od 3 do 6 tygodni. Po tym okresie roboty są uruchamiane produkcyjnie i zaczynają wykonywać swoje zadania.

Bartosz Pietras
Dyrektor  IT

Jakie korzyści przynosi robotyzacja?

RPA w ostatnim czasie stało się narzędziem, na które jest olbrzymi ‘hype’. Powodem, dla którego o technologii RPA mówi się tak dużo, jest to, jaka jest wszechstronna i trafiająca ‘w punkt’. Możliwe, że doświadczamy właśnie rewolucji, która może skutkować zachwianiem od zawsze obowiązującej zasady, mówiącej, że wszelka automatyzacja procesów biurowych musi być wykonana przez dział IT. Siłą RPA jest przekazanie części zdolności automatyzacyjnej właścicielom biznesowym procesu. Biorąc pod uwagę, że RPA najlepiej sprawdza się w czynnościach, których ludzie nie chcą wykonywać najbardziej, ‘hype’, związany z wprowadzaniem robotów do zespołów ludzkich w biurach, jest w pełni uzasadniony.

Różnica pomiędzy narzędziem, na które jest ‘hype’, a zwykłym narzędziem jest taka, że to pierwsze może zacząć być wykorzystywane na bardzo szeroką skalę, bez większej analizy, do jakiego celu zostało stworzone. Ponieważ zależy nam na stosowaniu robotyzacji do odpowiednich zadań, dzięki czemu jej postrzeganie będzie adekwatne, dzielimy się poniżej listą powodów, dla których warto rozważyć tę technologię. Ostatecznie dopasowanie właściwych narzędzi do odpowiednich zadań jest krokiem koniecznym, by móc osiągnąć sukces. Co więcej, znajomość korzyści, jakie niesie za sobą stosowanie narzędzi, jest niezbędne, by móc ustalić odpowiednie oczekiwania.

Robotyzacja z RPA niesie wiele korzyści, które należy dobrze zidentyfikować. RPA nie jest odpowiedzią na wszystkie wyzwania, z którymi mierzą się w tej chwili operacje biurowe, jednak pozwala na wprowadzenie postępu, mogącego skutkować świetnymi rezultatami. Jeśli dobrze przeprowadzimy robotyzację, przyniesie bardzo ważne korzyści:

  • Roboty zrealizują zadania, których ludzie zazwyczaj nie chcą wykonać: żmudne, powtarzalne i podatne na ludzkie błędy, a to pozwoli pracownikom skupić się na bardziej twórczej części ich pracy.
  • Robot pracuje szybciej, jest bardziej dokładny i nigdy nie robi błędów.
  • Robot jest dużo tańszy od kosztu wynagrodzenia człowieka, wykonującego tę samą pracę.
  • Robot nigdy nie odchodzi z pracy. Dodatkowo Digital Teammates® całkowicie zajmie się jego utrzymaniem, konfigurując go, kiedy potrzeba, co pozwoli Ci na zaoszczędzenie kosztów rekrutacji i wyszkolenia pracowników.
  • Robot z łatwością radzi sobie z nagłym wzrostem wolumenów. W takich sytuacjach dostępne są jego kopie, pracujące na żądanie.
  • Robot nie potrzebuje biurka, komputera, odpowiedniego miejsca biurowego czy ergonomicznego fotela, co pomaga w radzeniu sobie z zarządzaniem przestrzenią biurową.

Możliwe, że roboty nie są odpowiedzią na wszystkie wyzwania, kojarzone z biurową pracą operacyjną, jednak korzyści płynące z ich posiadania są namacalne i osiągalne w krótkim czasie. Roboty tworzone w Digital Teammates® nie tylko uwalniają od problemu wykonywania najmniej interesujących zadań, ale są także idealnym rozwiązaniem przy wzrastających lub nieregularnych wolumenach pracy.

Wracając do stwierdzenia z początku posta, które mówi, że RPA umożliwia automatyzowanie zadań biurowych bez udziału IT – polecamy podchodzić do niego z rezerwą. RPA faktycznie pomaga wprowadzać bardzo daleko idącą automatyzację w znacznie prostszy sposób, niż było to możliwe jeszcze kilka lat temu. Jednak wciąż jest to software, jak każdy inny, i wymaga podstaw inżynierii softwareowej, by mieć pewność, że będzie działać tak, jak zakładaliśmy. Szczególnie, gdy mówimy o robotach działających w większej skali – nawet jeżeli ich stworzenie jest możliwe bez udziału developerów IT, zarządzanie nimi, monitorowanie ich pracy i utrzymywanie są znacznie trudniejsze niż w sytuacji, gdy na pokładzie mamy tylko dwa pracujące roboty.

Magdalena Adamczewska
Dyrektor Operacyjny