Case Study PESA

PESA S.A. to największy polski producent pojazdów szynowych, zajmuje się także modernizacjami, naprawami i przeglądami taboru. Spółka zatrudnia kilka tysięcy osób w wielu lokalizacjach na terenie Polski. Jak sami podkreślają – misją i ambicją wszystkich pracowników jest przekazywanie do eksploatacji produktów wysokiej jakości, satysfakcjonujących zarówno klientów, jak i użytkowników. Współpracują z czołowymi ośrodkami naukowo – badawczymi, ale Ich siłą jest przede wszystkim wysokokwalifikowany i doświadczony zespół, który zdecydował się na podjęcie współpracy z Cyfrowymi Asystentami.

Tak było… czyli stacja początkowa

Pomysł na wdrożenie RPA (ang. Robotic Process Automation) w PESA’ie pojawił się w dość nietypowych okolicznościach. Wszystko zaczęło się od działu księgowego, w którym to zauważono, że spora część zespołu w niedalekiej przyszłości przejdzie na emeryturę. Firma postanowiła więc wykorzystać moment i zautomatyzować procesy zamiast rozpoczynać kosztowny cykl rekrutacyjny.

W PESA’ie, gdzie cały czas szuka się nowych sposobów na ułatwienie pracy o charakterze powtarzalnym, nieuniknionym było, by odpowiedniego rozwiązania poszukać w nowych technologiach wykorzystywanych w branży fintech. Jakie warunki miało spełniać owe udoskonalenie procesu? Według Firmy taka zmiana powinna być:

• opłacalna,
• odciążająca pracowników od zadań żmudnych,
• pozwalająca bezbłędnie obsłużyć wszystkie wnioski.

Początkowo poszukiwano rozwiązań w oparciu o OCR (ang. Optical Character Recognition) oraz zastosowanie makr. Bardzo szybko okazało się jednak, że najlepszym rozwiązaniem będzie zatrudnienie Cyfrowych Pracowników. Roboty pomogły nie tylko z największym wyzwaniem, czyli ze zbliżającą się rotacją, ale także pozwoliły uporać się ze żmudnym procesowaniem wyciągów, faktur i delegacji.

PESA S.A. obiera wspólne tory z Cyfrowymi Asystentami

Najczęstszym wyzwaniem, z którym należy się zmierzyć na początku niemal każdej współpracy jest nauka komunikacji. Pracownicy PESA’y podjęli próbę nauczenia się w jaki sposób działają roboty, wiedząc przy tym, iż główna różnica odróżniająca robota od człowieka polega na tym, że robot pracuje zero-jedynkowo. My natomiast postaraliśmy się poznać specyfikę pracy PESA’y i dokładnie poznać schematy zachowań zatrudnionych w PESA’ie osób. Wszystko zaczęło się od procesu związanego z wyciągami bankowymi i plikami MT940. Ponad 2 etaty były angażowane w procesowanie wyciągów, a liczba miesięcznych zadań liczona była w tysiącach. Duże wahanie wolumenów plików MT940 przejawiało ogromny potencjał robotyczny. Jak wiadomo, tak duże Spółki jak PESA nie mogą pozwolić sobie na zastój, dlatego też procesy finansowo-księgowe zostały zautomatyzowane w pierwszej kolejności. Do zadań robotów należało wówczas m.in. sprawdzanie kont oraz weryfikacja z pozycjami na tzw. „białej liście”. Kolejnym krokiem automatyzacji był proces faktur. W szczytowych miesiącach do zarejestrowania było ich około 20.000. Dzięki naszym rozwiązaniom skrzynka faktur została odpowiednio dostosowana do zaistniałych potrzeb. Możemy nawet powiedzieć, że robot otrzymał własnego maila. Łącznie dzięki doskonałej komunikacji udało się zautomatyzować już ponad 17 procesów, które dotyczyły nie tylko wyciągów i faktur, ale również delegacji i chociażby procesu faktoringowego.

Stacja końcowa… ale czy na pewno?

Współpraca pomiędzy Spółkami okazała się niezwykle owocna. Pracownicy PESA’y nauczyli się tworzyć bardzo szczegółowe instrukcje do systemów oraz instrukcje zadań dla robotów, my natomiast poznaliśmy pracę PESA’y od tzw. „kuchni”. Dzięki temu implementacja rozwiązań RPA przebiegła niezwykle sprawnie i efektywnie. Warto jednak pamiętać, iż zautomatyzowanie jednego procesu nie oznacza końca współpracy. Wciąż identyfikujemy kolejne obszary, które charakteryzują się potencjałem robotycznym, ale też nieustannie aktualizujemy nasze roboty. Tygodniowo jest to nawet 11 aktualizacji mających na celu zapewnienie pełnej gotowości do pracy Cyfrowych Asystentów.