Case Study Thermoplast

Thermoplast Permanent Development to specjaliści w zakresie projektowania i budowania narzędzi do ekstruzji – przetwarzania produktów pod wysokim ciśnieniem i w wysokiej temperaturze. Oferują kompleksową obsługę dotyczącą wytłaczania profili spełniających oczekiwania indywidualnych inwestorów z różnych gałęzi przemysłu. Siedziba firmy znajduje się w Libiążu w województwie małopolskim, jednak ze świadczonych przez Thermoplast usług korzystają użytkownicy z całej Polski.

W dobie cyfrowej transformacji klienci mają coraz wyższe oczekiwania co do standardów obsługi. Duża konkurencja na rynku sprawia też, że są bardziej wymagający i trudniej ich zadowolić. Wychodząc naprzeciw ich potrzebom – eksperci Thermoplast opracowują rozwiązania koncentrując się na zaspokojeniu indywidualnych potrzeb swoich kontrahentów. Jak sami mówią – budują swoją pozycję na rynku dzięki innowacyjnym rozwiązaniom, najlepszej jakości oraz profesjonalnemu doradztwu. Siłą firmy Thermoplast jest przede wszystkim wysokokwalifikowany i doświadczony zespół, który zdecydował się na zatrudnienie w swoim dziale Cyfrowych Współpracowników.

Wyzwania pracowników działu finansowo-księgowego

Pion finansowy w firmie Thermoplast to nie tylko księgowość, ale również controlling. Działalność ogólnopolska przedsiębiorstwa oraz stały rozwój sprawiły, że wolumeny pracy zaczęły rosnąć. W pewnym momencie pojawiło się bardzo dużo czasochłonnych projektów, które musiały zostać wykonane. Dość mocno wówczas obciążony dział specjalistów z zakresu księgowości poprosił o wsparcie referentów. Na stanowisko referentów ds. księgowości zdecydowano się zatrudnić roboty, które, jak się później okazało, zmieniły codzienność pracy pionu finansowego.

To właśnie tutaj zidentyfikowano kluczowe procesy wymagające wsparcia Cyfrowych Współpracowników. Wśród nich znalazły się procesy takie jak:

• obsługa wyciągów bankowych;
• księgowanie faktur w MS Navision;
• przygotowywanie monitów dla klientów.

Zatrudnienie pierwszego referenta ds. księgowości

Thermoplast to spółka produkcyjna, a pracownicy działający we wszystkich pionach firmy zdecydowanie nie mają czasu na nudę. Założenia i strategie opracowywane przez wspólników oraz zarząd mocno nakierunkowują procesy wewnętrzne na innowacyjne rozwiązania. Zastanawiając się nad wdrożeniem nowości w pionie finansowym oraz usprawnieniu pracy ludzkiej w dziale księgowości podjęto decyzję o zatrudnieniu robotów. Inicjatorem pomysłu była Główna Księgowa firmy Thermoplast – p. Izabela Mikosz – która od lat chciała w swoim dziale posiadać zrobotyzowane procesy. Rozpoczęto więc poszukiwania dostawców pomagających wdrażać Cyfrowych Współpracowników. Za sprawą rekomendacji udzielonych z działów finansowych banków zdecydowano, że roboty na stanowisko referentów ds. księgowości pochodzić będą z firmy Digital Teammates.  Decyzją Dyrektora Finansowego – p. Barbary Twardosz – najbardziej powtarzalne i żmudne procesy trafiły w ręce nowozatrudnionych wirtualnych pomocników.

Czas na współpracę

Najczęstszym wyzwaniem, z którym należy się zmierzyć na początku niemal każdej współpracy jest nauka komunikacji. Z uwagi na największe zainteresowanie robotyzacją i posiadaną wiedzę Liderem Robotyzacji po stronie firmy Thermoplast została Główna Księgowa – p. Izabela Mikosz – która była w stałym kontakcie z deweloperami Digital Teammates. Można powiedzieć więc, że pracownicy Thermoplast podjęli próbę nauczenia się w jaki sposób działają roboty.

Wszystko zaczęło się od procesu związanego z wyciągami bankowymi i plikami MT940. Dwóch pracowników zaangażowanych było w procesowanie wyciągów, a liczba miesięcznych zadań wynosiła 7.500 sztuk. Duże wahania objętości plików MT940 powodują, że to idealny przykład procesu, który można przekazać w ręce robotów. Jak wiadomo, firmy nie mogą pozwolić sobie na przestój, dlatego też procesy wyciągów bankowych i procesowania dokumentów zostały zautomatyzowane w pierwszej kolejności. Zadanie dotyczące księgowania faktur w MS Navision zrobotyzowane zostało w 100% – miesięczny wolumen pracy to około 300 dokumentów. Kolejnym krokiem projektu robotyzacyjnego było oddanie w ręce robotów zadania dotyczącego przygotowania monitów dla klientów. Proces ten był niezwykle czasochłonny, ponieważ procesowanie 1 pełnej dokumentacji to czas prawie 210 minut. Oddając wszystkie powyższe zadania pracownicy odzyskali swój bezcenny czas, procesy wykonywane są bezbłędnie i szybko.

Co najważniejsze roboty mogą pracować również w nocy, a przychodzący do pracy pracownicy otrzymują do wglądu już gotowe materiały. Łączna liczba zrobotyzowanych etatów wyniosła 2, natomiast koszty miesięczne ponoszone przez firmę Thermoplast to koszt zatrudnienia księgowej na około 0,75 etatu. Jednocześnie warto podkreślić tutaj fakt, że liczba etatów zatrudnionych w pionie finansowym osób nie uległa redukcji ze względu na to, że firma cały czas się rozwija i coraz więcej zadań realizuje ten sam, doświadczony i zmotywowany zespół.

Kolejne cele i przyszła współpraca

Poszukiwania kolejnych procesów charakteryzujących się potencjałem robotycznym objęły praktycznie wszystkie istotne działy firmy. Dział Human Resources zidentyfikował procesy powtarzalne, jednak z uwagi na ich obsługę w postaci papierowej w tym momencie nie mogą jeszcze zostać przekazane w ręce robotów. Niezwykle rozbudowana część firmy odpowiedzialna za sprzedaż bazuje na strukturze rabatowo-bonusowej i bezpośrednim kontakcie z klientami – dlatego też także i ten dział nie może zostać w pełni zrobotyzowany. Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w działach logistyki i spedycji. Tam liczba powtarzalnych procesów opartych na danych cyfrowych jest bardzo duża, dzięki czemu obecnie trwa  analiza ich potencjału robotycznego. Identyfikujemy kolejne obszary, które charakteryzują się potencjałem robotycznym, ale też na bieżąco aktualizujemy obecnie działające roboty.