Jak zidentyfikować procesy i przekonać Zarząd do robotyzacji? – transkrypcja webinaru

Mariusz Pultyn (CTO, Digital Teammates): Dzisiaj będziemy mówić o tym, jak zidentyfikować procesy i przekonać Zarząd do automatyzacji. W Digital Teammates jestem odpowiedzialny za technologię, szeroko pojętą. Między innymi technologię rozumianą jako praca naszych Pasterzy Robotów, ale o nich nie będziemy dzisiaj za dużo mówić.

Magda Adamczewska (Head of Digital Operations, Digital Teammates): Nazywam się Magda Adamczewska i w DTM zajmuję się zarządzaniem obszarem operacyjnym, czyli na dobrą sprawę zarządzam zespołami, w których ludzie pracują razem z robotami.

Mariusz Pultyn: To jest kolejny webinar z serii. My mamy dwa rodzaje webinarów. Jeden cykl polega na tym, że dzielimy się praktyczną wiedzą z różnych wdrożeń, które mieliśmy u wielu Klientów, i to jest taki webinar. Inne webinary są webinarami z naszymi Klientami i taki będzie za miesiąc. Także już zachęcam wszystkich, którzy chcieliby za miesiąc posłuchać o kolejnym naszym Kliencie i o praktycznych aspektach wdrożenia. Zacznijmy od razu od konkretu. Na początek minimalna porcja teorii, a potem ruszamy już z praktycznymi aspektami robotyzacji.

Co to jest proces?

Magda Adamczewska: Najprostsza definicja procesu, jaka przychodzi mi do głowy, jest taka, że proces to zestaw czynności, które trzeba wykonać, żeby osiągnąć jakiś wcześniej założony efekt lub cel biznesowy.

Co to jest robot?

Mariusz Pultyn: Robot to kawałek software’u, który automatyzuje jakiś kawałek procesu. W szczególnym przypadku robot może robotyzować cały proces. Procesy potrafią być bardzo skomplikowane i rozgałęzione. To nie jest zbyt częsta sytuacja, że robot potrafi pokryć cały proces. Tym bardziej, że z punktu widzenia technicznego bardzo łatwo zarządza się robotami, gdy robią one konkretne czynności. Także robot przeprowadza zwykle pewną część procesu, która jest w jakiś sposób logicznie zamknięta i przeprowadza proces z jakiegoś punktu startu do punktu końca. W przypadku rozległych procesów to jest pewien fragment, ale dzięki temu roboty można wykorzystywać w wielu sytuacjach, w których po prostu części procesów powielają się.

Jakie cechy powinien mieć proces, żeby nadawał się do robotyzacji?

Mariusz Pultyn: Pierwszą, najważniejszą rzeczą, która decyduje o tym, czy proces w ogóle może być robotyzowany, jest to, że proces musi być cyfrowy. Musi posługiwać się komputerem. Robot nie ma żadnych mechanicznych części. W szczególności nie ma oczu, które mógłby skierować na biurko, więc proces musi rozpinać się w aplikacji, w środowisku informatycznym. Robot ma klawiaturę i mysz, więc potrafi posługiwać się aplikacjami, właściwie dowolnymi, i pracować na właściwie dowolnych formatach dokumentów, najchętniej elektronicznych, czyli dokumentach w formacie Word, Excel, PDF, lub na mailach. Te wszystkie obiekty dokumentowe robot jest w stanie doskonale interpretować.

Częstym pytaniem, które dostajemy, jest to, czy robot potrafi pracować na skanach. Tu odpowiedź pewnie byłaby dłuższa, ale w najprostszym skrócie mogę powiedzieć, że tak, potrafi pracować na skanach. Potrafi czytać te skany, natomiast, oczywiście, tak jak w każdym przypadku – macie pewnie Państwo doświadczenie ze skanami – te skany nie są czytane ze 100% dokładnością. Chcemy, żeby nasze roboty posługiwały się 100% dokładnością, więc wszędzie tam, gdzie jest to Word, Excel czy PDF, mamy 100% pewność, że dane, które przeczyta robot, są ścisłe i dokładne. W przypadku skanów niekoniecznie. Natomiast to nie jest bariera, ale nie jest to też najlepszy kandydat do robotyzacji. Zwykle nie zaczynamy od tego, żeby robotyzować procesy, które w dużej mierze opierają się na czytaniu zeskanowanych dokumentów.

Magda Adamczewska: Kolejną cechą, która poleca proces do robotyzacji, jest fakt, że proces jest wysoko wystandaryzowany i stabilny. Co to znaczy, opowiem na przykładzie jednego z procesów, który robotyzowaliśmy w naszych operacjach w DTM. Takim procesem było m.in. księgowanie i autoryzacja opłat i prowizji. To proces, który posiadał bardzo jasny i konkretny schemat postępowania, procedury opisujące sposób, w jaki trzeba wykonać poszczególne czynności. Jednocześnie jest to proces, w którym bardzo rzadko pojawiają się wyjątki, odstępstwa od głównej ścieżki, które wymagają indywidualnego podejścia.

Oprócz tego kwestia tego, że proces jest stabilny. To oznacza, że w dłuższym okresie proces nie zmienił się. Jego struktura pozostaje taka sama. Robotyzacja tego procesu u nas, który był tak wysoko wystandaryzowany, pozwoliła nam na jego 100% automatyzację.

Drugą najważniejszą z biznesowego punktu widzenia cechą procesu do robotyzacji będzie jego duży nakład powtarzalnej pracy ludzkiej. Takim procesem u nas było rozliczanie kosztów. Jest to proces, który miesięcznie generuje wolumen rzędu 10 000 sztuk. Jednocześnie jest to bardzo prosty i powtarzalny schemat proces, który polega na kopiowaniu danych z pliku Excel do aplikacji rozliczeniowej zawsze z tej samej komórki do konkretnego pola w aplikacji w systemie. Powiem szczerze, że osoby realizujące ten proces często narzekały, że jest to bardzo nudne, że same czują się jak roboty, wykonując ten proces. Biorąc pod uwagę wysoki wolumen tego procesu, to, że codziennie musiało do niego siadać kilka osób, i powtarzalność tej pracy, to jest idealny kandydat do robotyzacji.

Mariusz Pultyn: Mówimy o systemach, poruszaniu się w środowisku informatycznym i bardzo ważne jest to, żeby system, na którym pracuje robot, był relatywnie stabilny. „Relatywnie stabilny” to bardzo szerokie pojęcie. Może oznaczać, że zmienia się raz w tygodniu lub raz w miesiącu albo raz na kwartał. Taką złotą zasadą jednak, którą przyjmujemy, że mimo tego, że proces wytwarzania robotów jest bardzo agile’owy, zwinny i my pracujemy w agile’owym trybie, to chcemy, żeby proces nie zmieniał się częściej niż raz na dwa tygodnie.

Jeśli zmienia się częściej, to taki proces nie jest dobrym kandydatem do robotyzacji, bo liczba zmian jest zbyt duża, żeby nawet wyłapać wszelkie niedoskonałości lub nieciągłości procesu. Taki proces, który zmienia się częściej niż raz na dwa tygodnie, rzadko dostarcza wystarczającej wartości, żeby mówić o robotyzowaniu go.

Magda Adamczewska: Kolejną cechą, na którą warto zwrócić uwagę przy wyborze procesów do robotyzacji, jest podatność takiego procesu na błędy ludzkie. Mamy proces w operacjach Digital Teammates – realizację polis ubezpieczeniowych – w którym musieliśmy wprowadzać dużo wrażliwych danych Klientów, często ręcznie kopiować je do wielu różnych systemów, wielu różnych miejsc w aplikacjach. Niestety, był obarczony bardzo dużym ryzykiem błędów, które negatywnie wpływały na naszą jakość. Dlatego też ten proces zrobotyzowaliśmy. Dzięki temu, że roboty się nie mylą, bo  przenoszą dane według ustalonego schematu dokładnie w te miejsca i dokładnie te wartości, które im wskażemy, to był bardzo dobry pomysł, żeby zrobotyzować tę część tego procesu.

Kolejną cechą, o której trzeba pomyśleć przy wyborze procesów do robotyzacji, jest to, na ilu systemach informatycznych dany proces funkcjonuje. Im więcej systemów informatycznych w obsłudze procesu, tym mamy większy nakład czasu, który nasz pracownik musi poświęcić na przełączanie się pomiędzy różnymi interfejsami. U nas była dokładnie taka sytuacja przy procesie zaświadczeń kredytowych, który wymagał zbierania informacji z kilkunastu, czasem nawet kilkudziesięciu różnych systemów, a później przekopiowywania tych informacji do formatek Wordowych, PDF-owych. Pracownikom zajmowało bardzo dużo czasu takie przełączanie się pomiędzy okienkami. Tutaj też istniało ryzyko popełnienia błędu. Wystarczyło nie przekopiować jednej danej lub jedną daną wstawić w inne miejsce i już niestety mieliśmy ryzyko przesłania w zaświadczeniu nieprawidłowej informacji do Klienta. Dlatego robot tutaj nam się świetnie sprawdził.

Jeszcze jedną cechą są duże wahania wolumenów przy procesach. To jest problemowe z tego względu, że jeżeli nie wiemy, jakiego wolumenu się spodziewać w najbliższym okresie, nie jesteśmy w stanie ustalić, jakie zapotrzebowanie ludzkie będziemy musieli zapewnić, żeby obsłużyć taki proces. U nas takimi procesami są wszystkie procesy akcyjne, których mamy kilka w DTM. Są to procesy, o których dowiadujemy się z niewielkim wyprzedzeniem. Niestety, zanim zdecydowaliśmy się na robotyzację, wymagało to od nas proszenia pracowników o pracę w nadgodzinach, często nawet w weekendy, co nie było sytuacją komfortową. Teraz po zrobotyzowaniu takiego procesu nie musimy się już o to martwić. Niezależnie od tego, jak duży wolumen nam wpada, możemy sobie włączać kolejne kopie pierwotnego robota, który zrealizuje nam terminowo taki wolumen, jaki otrzymamy.

Mariusz Pultyn: Nie wszystkie te cechy są konieczne, żeby proces był dobrym kandydatem do robotyzacji. W zasadzie w praktyce rzadko zdarza się, żeby wszystkie cechy występowały naraz. Natomiast niektóre z nich są ważniejsze, niektóre mniej. Przynajmniej jedną z tych cech każdym proces powinien posiadać – powinien być w postaci cyfrowej.

Jak w praktyce szukanie procesów wyglądało w Digital Teammates?

Magda Adamczewska: Kiedy ogłosiliśmy pracownikom, że będziemy robotyzować procesy, co na początek wprowadziło pewną panikę, musieliśmy delikatnie opowiadać o tym, jak to będzie wyglądało. O co pytaliśmy pracowników? Kiedy tylko się dało, czy to przy kawie, czy to, kiedy spotykaliśmy się na korytarzach, niekoniecznie na jakichś oficjalnych spotkaniach, zaczęliśmy od pytania o to, które procesy, obsługiwane przez nich na co dzień, są dla nich najnudniejsze, których zwyczajnie nie lubią wykonywać. Na początek znaleźliśmy oczywistych kandydatów. Zadając takie pytanie, na pewno pojawi się nam kilka pozycji wymienionych przez pracowników, które będą idealne do robotyzacji. My też od tego zaczęliśmy.

Wzięliśmy taki proces, który był bardzo prosty, powtarzalny, nudny dla naszych ludzi, i zaczęliśmy robić robota, który przejmie nam obsługę tego procesu. Dzięki prostemu schematowi robota udało się przygotować bardzo szybko. To trwało ok. 3-4 tygodnie. Wprowadziliśmy go produkcyjnie i od razu pokazaliśmy naszym pracownikom efekt.

Natomiast jeżeli chodzi o dalsze nasze podejście, mamy kilka zespołów operacyjnych i w każdym mieliśmy inne zmartwienie, inne problemy. W jednym zespole były to procesy akcyjne, które wzięliśmy pod uwagę, ponieważ z nimi sobie zwyczajnie nie radziliśmy z obsadą, jaką mieliśmy, jak już wspominałam.

W kolejnym zespole mieliśmy problem z dotrzymaniem jakości w niektórych miejscach, dlatego tutaj też szukaliśmy ratunku w robotach i faktycznie roboty pomogły nam poprawić tę jakość. W kolejnym zespole mieliśmy więcej powtarzalnej pracy, która polegała na kopiowaniu, przepisywaniu danych, i to na tych procesach się skupiliśmy. Oczywiście, biznesowo braliśmy pod uwagę też takie procesy, które są u nas największe, których obsługa robotyczna pozowali nam dochowanie ciągłości pracy.

Jakie są złote zasady, żeby efektywnie poszukiwać procesów do robotyzacji?

Mariusz Pultyn: Najbardziej powszechny mit, który funkcjonuje, to to, że procesy trzeba najpierw zoptymalizować, żeby móc je robotyzować. To często się mówi. W sumie nawet podpisałbym się pod tym mitem, to jest ciekawy mit. Też jestem zwolennikiem robienia rzeczy od razu dobrze, tak jak trzeba to robić, jak to jest zgodne z prawidłami sztuki.

W praktyce okazuje się, że często optymalizacja procesów nie jest możliwa. To nie tak, że brakuje nam chęci, energii czy entuzjazmu. Po prostu czasami nie potrafimy pokonać barier organizacyjnych, procesowych, czasami informatycznych, bo często sprowadza się to do tego, że trzeba zmienić jakiś system, i nie udaje się tego zrobić też z różnych powodów. Przestrzegałbym przed takim myśleniem „wszystko albo nic”. Robotyzacja ma sens jako pewien aspekt automatyzacji w ogóle i trzeba o tym myśleć jako o pewnym narzędziu w przyborniku. Jeżeli tylko widzimy jakiś proces, który jest nieefektywny i nieoptymalny, i ciężko nam na niego patrzeć, to, oczywiście, zachęcam do tego, żeby go wystandaryzować, wyleanować, żeby obsłużyć go tak, jak powinien być zrobiony.

Natomiast jeśli z jakiegoś powodu nie potrafimy tego zrobić albo nie możemy, to zbudowanie robota, który tę złożoność przykryje, nie jest złe. Oczywiście, jak każda prowizorka może na długo z nami zostać, natomiast w tym konkretnym przypadku proces będzie wykonywany efektywniej o tyle, że już ludzie nie będą musieli na niego patrzeć, nie będą musieli się nim frustrować. Nie zatrzymujcie się przed robotyzacją w sytuacji, gdy wydaje się, że już za parę miesięcy ten proces będzie zoptymalizowany, bo może się to po prostu nie stać.

Druga rzecz jest taka, żeby na początek nie wybierać czegoś zupełnie trywialnego. Z tego bardzo można wywnioskować konkluzje, że robotyzacja jest trywialna i prosta i trzeba to robić. Potem wychodzą rzeczy, które uniemożliwiają dokończenie procesu.

Nie należy brać czegoś bardzo skomplikowanego. Jeżeli proces jest bardzo skomplikowany, wymaga dużej wiedzy i dotyka wielu działów, to też w praktyce taki proces nie jest najlepszy na start, bo ważną cechą robotyzacji jest to, że ona musi szybko przynosić efekty. Robotyzacja świetnie wpisuje się w zwinny paradygmat, bardzo ostatnio popularny. Działa wtedy, gdy ludzie widzą efekty bardzo szybko. Z drugiej strony, jeśli coś nie jest podatne na robotyzację, to też dobrze się szybko o tym przekonać, bo nie inwestujemy swojego czasu i energii. Próbujmy znaleźć procesy, które dają jakiś efekt, ale nie zastanawiajmy się zbyt długo, który to proces. Warto zacząć od pierwszego, który spełnia kilka tych wspomnianych cech i nie jest zupełnie trywialny, ale też nie przytłacza nas swoim rozmiarem.

Co ważne, nie jest konieczne, żeby mieć mapę procesów. Jeżeli chcemy mieć porządek w dokumentacji, to oczywiście, nikogo nie powstrzymujemy, żeby taki porządek mieć. Natomiast my mamy dość ograniczone zaufanie do wszelkich pisanej dokumentacji. Ona po prostu z racji swojej natury często, gdy już stawiamy tę ostatnią kropkę, jest nieaktualna. Zawsze idziemy do źródła, które w tym przypadku jest osobą, która ten proces wykonuje. Oczywiście, czytamy instrukcję procesu i mapę, jeśli jest. To jest dobry moment, żeby zacząć. Natomiast na samym końcu musimy dotknąć ten proces swoimi własnymi rękami, zobaczyć, jak to jest robione przez osobę, która jest w tym procesie najbardziej wykwalifikowana. Sami też chcemy być wykwalifikowani, bo robot jest najbardziej kompetentnym wykonawcą tego procesu, musi go robić w 100% dokładnie i ściśle.

Niezwykle istotne jest to, żeby mieć pomysł na to, co się stanie z osobami, które ten proces wykonywały, kiedy on będzie już zrobotyzowany. Najlepszymi ambasadorami robotyzacji są osoby, których czas jest uwalniany i które w to miejsce dostają dużo bardziej ciekawe obowiązki. Bez tego żadna robotyzacja się nie uda. Nasza praktyka jest taka, że z drugiej strony jeżeli naprawdę pokażemy, że robotyzacja jest efektywna i że potrafimy te zajęcia zautomatyzować, a dzięki temu ktoś dostaje ciekawszą pracę, to takie osoby są dużo bardziej kreatywne i w poprawianiu istniejących procesów nierobotycznych, i też w wynajdywaniu nowych miejsc, w których roboty mają sens.

Ważne, żeby wytłumaczyć, że robot nie jest nadzorcą, poganiaczem niewolników, że to nie jest nasz nowy szef, jak się czasami próbuje opisywać, trochę strasząc może bardziej medialnie niż rzeczywiście. Robot też nie jest naszym konkurentem, to nie jest nasza konkurencja w pracy. Robot nie zabierze nam pracy, nie zastąpi nas w rzeczach, w których jesteśmy naprawdę dobrzy, które firmom przynoszą wartość, czyli rzeczach kreatywnych, budujących relację, empatię, takie zadania, które decydują o tym, że nasza firma jest bardziej konkurencyjna niż inna. Żadna firma, może z dokładnością do niewielu, nie konkuruje z tym, jak szybko potrafi wprowadzać dane.

Jakie korzyści płyną z robotyzacji? Jak przekonać Zarząd do robotyzacji procesów w naszych zespołach?

Mariusz Pultyn: To jest ważne, że często takie pytanie się pojawia i na jakimś etapie, wcześniej czy później, do osób, które gdzieś tam decydują o losach firmy trzeba się udać. Trzeba im powiedzieć bardzo konkretnie, bo robotyzacja ma swoje fajne, przyjemne cechy, ja mówię o Pasterzach Robotów, chociaż może dzisiaj nie tak bardzo, o tym, że praca jest ciekawsza, bardziej kreatywna, przyjemniejsza. To są bardzo ważne aspekty, natomiast nie do końca czasami trafiają do decydentów, bo tam się liczą trochę inne kryteria.

Jak mówimy o zupełnie czysto twardych kryteriach, to takim sztandarowym jest oczywiście to, że robot kosztuje mniej niż człowiek, który wykonuje tę samą pracę. To bardzo namacalny, twardy dowód tego, że robotyzacja jest sensowna, bo możemy zaoszczędzić trochę pieniędzy. W szczególnych przypadkach możemy zaoszczędzić dużo pieniędzy.

Co jeszcze może też istotne, my pracujemy w modelu wynajmu robotów. Zbudowaliśmy model „Rent-a-Robot”, w którym nie ma żadnej inwestycji z góry. Robot dostaje pieniądze tylko wtedy, kiedy przychodzi do pracy i wykona realne zadanie. Jest takim pracownikiem na akord. Jesteśmy czymś w rodzaju agencji pracy tymczasowej z plusikiem. W tej sytuacji ryzyko tego, że robotyzacja się nie uda, jest naprawdę minimalne.

Mówiłem już o tych aspektach, jeżeli jesteśmy też przywiązani do takiego agile’owego trybu pracy, to też wiemy o tym, że możemy zacząć z robotyzacją i jeżeli się nie uda, to po prostu zainwestujemy mało. Natomiast nawet jeżeli chcemy sami spróbować, to potrzebujemy trochę wiedzy informatycznej i procesowej po to, żeby z robotyzacją wystartować. W modelu, w którym możemy wynająć robota, to ryzyko jest absolutnie minimalne. Takie czysto finansowe rzeczy często przemawiają do decydentów w organizacji.

Magda Adamczewska: Myślę sobie, że w dzisiejszych czasach najważniejsze jest zachowanie ciągłości biznesu i tak prozaicznie właściwie roboty nam zdecydowanie w tym pomagają. Roboty nie zrezygnują nam z pracy, zawsze pojawiają się w biurze, w cudzysłowie, oczywiście, niezależnie od okoliczności i wykonają to, co mają zaplanowane. To jest naprawdę ważna i pomocna cecha, szczególnie kiedy mamy do czynienia z różnymi wahaniami wolumenów.

Oprócz tego roboty również ograniczają ryzyko, zarówno operacyjne jak i compliance’owe, ponieważ pracują szybciej i dokładniej niż człowiek. Jeśli opiszemy robotom dobrą ścieżkę wykonania procesu, roboty nigdy się nie pomylą.

Gdybyśmy spojrzeli na pracę robotów z punktu ograniczania zatrudnienia?

Mariusz Pultyn: Szczególnie w dzisiejszych czasach takie pytania się znowu pojawią. Czy roboty zabiorą nam pracę, czy roboty będą dla nas zagrożeniem? Z powodów, które powiedziałem, nie. Naprawdę roboty nie potrafią aż tyle i w przewidywalnym czasie nie będą potrafiły aż tyle.

Natomiast, co jest ważną cechą robotów i do Zarządu takie argumenty trafiają, one pozwalają w sytuacji, kiedy biznes rośnie – a jednak, ja tu jestem optymistą, nasze biznesy zaczną znowu rosnąć – w tym okresie powodują, że możemy rosnąć i wzrost naszej firmy nie oznacza, że musimy generować dodatkowe koszty. Roboty biorą na siebie pracę związaną z tym wzrostem, pozwalają firmie przynosić przychody, nie oznaczając dodatkowych wydatków.

Co się dzieje, kiedy praca u nas jest periodyczna i w pewnych okresach pracy przybywa? Jak to wygląda, jeśli chodzi o zespoły ludzkie?

Magda Adamczewska: Jeżeli nie mamy robotów w zespole, wygląda to tak, że zwyczajnie prosimy pracowników o to, żeby zostali w nadgodzinach lub popracowali w weekendy. Taki przykład podawałam, opisując zrobotyzowane u nas procesy. Roboty radzą sobie z wolumenem niezależnie od ilości, jakie otrzymają. W razie czego, jak już wspominałam wcześniej, można uruchomić kolejne kopie robotów.

Pozwolę sobie przytoczyć szybko przykład. To też się sprawdza w procesach akcyjnych.  W zeszłym roku mieliśmy taką sytuację, że mniej więcej z miesięcznym wyprzedzeniem otrzymaliśmy informację o tym, że dostajemy akcję, która będzie miała kilkaset tysięcy wolumenu. Ta akcja będzie trwała około rok, ale musimy ją rozpocząć w okresie około miesiąca od otrzymania informacji. Musielibyśmy zatrudnić około 150 osób w ciągu miesiąca, co jest zwyczajnie niemożliwe, powiedzmy to sobie wprost. Dzięki temu, że mieliśmy już przygotowaną część robotów pod ten proces, przygotowaliśmy kolejne i mogliśmy sobie poradzić bez dużej kolejnej rekrutacji. Roboty pomogły nam poradzić sobie nawet z tak dużym wolumenem.

Podsumowanie

Magda Adamczewska: Przede wszystkim trzeba zacząć od czegoś małego, ale niekoniecznie trywialnego, żeby osiągnąć i pokazać w miarę szybko konkretny rezultat i w ogóle sprawdzić, czy wychodzi.

Jeżeli chodzi o przekonanie Zarządu, to ewidentnie badania pokazują, że firmy z branży BSS, gdzie robotyzacja na dużą skalę właściwie się rozpoczęła, mniej więcej w 70% korzystają z jakichś jej form. W tej chwili robotyzacja nie jest już nietrwałym rozwiązaniem, to jest część mainstreamu, trzeba zacząć z niej korzystać.

Q&A

W jaki sposób identyfikujecie proces nadający się do robotyzacji?

Mariusz Pultyn: Tak, jak wspomniałem, jest zestaw kryteriów i taki prosty kwestionariusz trzeba sobie po prostu przejść. Kwestionariusz składa się z podstawowych pytań, czy dane są cyfrowe, czy system jest stabilny. Jeżeli kryteria wypadają pomyślnie albo przynajmniej część tych kryteriów jest spełniona, to taki proces nadaje się do robotyzacji.

Jeżeli mówimy o stronie bardzo praktycznej, to najbardziej właściwymi osobami, do których można się zwrócić, są szefowie zespołów, w których praca operacyjna jest codziennością. Do takich osób trzeba się zwrócić, bo one najchętniej i najczęściej wiedzą, gdzie, mówiąc kolokwialnie, boli.

Jeżeli ktoś wpisuje dane do pliku, które potem robot przenosi z pliku do innego systemu, dlaczego człowiek nie może wpisach tych danych prosto do systemu?

Mariusz Pultyn: To jest związane z tym, że systemy mają różną ergonomię. Jestem ze świata technicznego i nie jest fajnie mi to mówić, ale często interfejsy, które mamy, są po prostu fatalne, dramatycznie słabe, nie nadają się do wprowadzania danych albo w szczególności wprowadzanie danych jest bardzo uciążliwe, bo formatki są źle zaprojektowane, systemy są wolne, są w nich przestoje. W wielu sytuacjach bardzo opłaca się wpisać dane do prostego Excela i wtedy robot przeniesie je do innego systemu. Dodatkowo często jest tak, że te dane trafiają z jednego źródła w kilka różnych miejsc. Tutaj mówię to też z ubolewaniem dużym. Niestety, w wielu systemach dane są replikowane i ludzie są już dzisiaj zmuszani, by wpisać te dane w kilku miejscach, co powoduje, że dodatkowo osiągamy efekt, że dane w tych kilku systemach zaczynają się rozjeżdżać. Wpisanie danych do jednego pliku jest wbrew pozorom często bardziej efektywne niż wprowadzanie ich do każdego systemu osobno.

Czy trzeba robotyzować cały proces?

Magda Adamczewska: Oczywiście, że nie trzeba robotyzować całego procesu. Można zrobotyzować dany fragment procesu, tylko jakąś jego część. Dokładnie tak zrobiliśmy w naszych operacjach. Mamy kilka takich procesów, gdzie np. roboty zaczynają pracę, ponieważ na początku procesu mamy jakąś serię powtarzalnych czynności typu złożenie wniosków, wprowadzenie, przekopiowanie pewnych danych. W środku procesu mamy bardziej złożoną rzecz, trzeba analitycznie coś przemyśleć, przygotować nieszablonową odpowiedź, wykonać proces myślowy, do którego robot nie jest zdolny, więc tę czynność wykonuje człowiek. I np. zakończenie procesu też jest prowadzone przez robota. Nie, nie trzeba robotyzować całego procesu. Proces możemy podzielić na czynności, z których się składa, i wybierać konkretne czynności do robotyzacji.

W jaki sposób roboty pobierają zadanie do wykonania tak, aby nie pracowały nad tym samym tematem?

Mariusz Pultyn: Oczywiście, roboty są kawałkami programów. Mówię to już bardzo technicznie. One pracują na pewnej kolejce zadań. Ta kolejka zadań jest zbudowana z konkretnych części i proste mechanizmy synchronizacji, które dotyczą również innych programów, nie tylko robotów, powodują, że robot bierze to zadanie i wówczas ono jest niedostępne dla innych robotów. Tak w największym skrócie. To jest dość techniczne, ale to absolutnie działa. Nie ma ryzyka, że dwa roboty zrobią to samo.

Jak „wygląda” robot?

Mariusz Pultyn: Roboty wyglądają jak kawałki kodu. Nasze roboty najczęściej robimy w taki sposób, że wyglądają – pewnie mają Państwo do czynienia z takimi programami jak Visio, czyli wyglądają trochę jak schemat procesu. Czyli blokowy schemat, gdzie są pewne boksy, w których są jakieś pytania, rozgałęzienia, pętle. Gdyby wyświetlić sobie na ekranie robota, to on wygląda jak taki schemat procesu. W największym skrócie.

Czy robot to program, który uruchamiamy do wykonania konkretnej pracy?

Mariusz Pultyn: Tak można o tym myśleć. Robot to pewien program, który wykonuje kawałek procesu, w szczególności cały proces.

Czy roboty mogą pracować na środowisku wirtualnym? Czy muszą zajmować fizyczną stację roboczą?

Mariusz Pultyn: Roboty pracują w środowisku wirtualnym i to jest najbardziej zalecany sposób ich funkcjonowania. Bardzo rzadko – potrafię chyba jeden przykład podać, kiedy łączymy się z fizyczną stacją. Łączenie się z fizycznymi stacjami jest rozwiązaniem, które jest bardzo kiepsko utrzymywalne, mało wiarygodne. Rozwiązania oparte na środowiskach wirtualnych umożliwiają zarządzanie pracą robotów w taki sposób, że one są w pełni wiarygodne i podlegają takim samym reżimom krytyczności działania systemów jak wszystkie inne. Roboty nie mogą obniżać jakości czy stabilności systemów. Wręcz przeciwnie, one podnoszą stabilność, więc w szczególności są zwirtualizowane, redundantne, uruchamiane w wielu kopiach. Nie ma możliwości, żeby awaria nawet pojedynczego robota powodowała, że środowisko przestaje być stabilne.

Jeżeli jeszcze jakieś pytania się pojawiają, to chętnie na nie odpowiemy. Zachęcamy do tego, żeby te pytania zadawać nawet po naszym webinarze.

Dziękujemy, to był dla nas bardzo wartościowy czas. Mam nadzieję, że informacje okażą się przydatne. Dziękuję Ci bardzo, Magdo.

Magda Adamczewska: Ja też bardzo dziękuję. Dziękuję Państwu za obecność. Bardzo mi miło, że mogłam uczestniczyć.

Mariusz Pultyn: Do zobaczenia już za miesiąc na kolejnym webinarze. Dziękuję.

Magda Adamczewska: Dziękuję.

Transkrypcja została zredagowana pod względem długości i jasności.

Szukaj nas w social media

Katarzyna Ziętek
Business development
+48 798 654 941
Zostaw dane kontaktowe
Oddzwonimy do Ciebie
Zobacz nowy przegląd zrobotyzowanych procesów
POBIERZ DARMOWY PRZEGLĄD PROCESÓW

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) w celach statystycznych, reklamowych oraz funkcjonalnych. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje. Więcej informacji w Polityce prywatności.