Case Study Atlas

W tym dziale księgowości automatycznie księguje się 32% faktur – jak to zrobili?

Zanim zaprosimy do przeczytania głębszego opisu naszej współpracy z ATLASem, zachęcamy do obejrzenia, jak sami pracownicy oceniają nasz projekt robotyzacyjny.

(Poniższy fantastyczny film powstał bez żadnej naszej inicjatywy i wkładu, my się nim jedynie chwalimy 😊)

Tę markę kojarzy prawie każdy w Polsce, a już na pewno każdy, kto chociaż raz otarł się w swoim życiu o jakiś remont. ATLAS – największy polski producent produktów chemii budowlanej, wielokrotnie nagradzany nagrodą Złotej Budowlanej Marki Roku, po prostu lider w swojej branży.

Jednak wspięcie się na szczyt to tylko połowa sukcesu. Potem trzeba się na tym szczycie utrzymać. A wyzwań na tej drodze jest wiele i pojawiają się coraz to nowe…

Nowoczesny zakład, usprawniona i zoptymalizowana linia produkcyjna, przy taśmie pracują roboty, wytwarzając, pakując towar i układając go na paletach, właściwie bez udziału człowieka, który normalnie wykonywałby tu codziennie dokładnie te same nudne zadania.

W laboratorium badawczym grupa inżynierów wymyśla kolejne ulepszenia i zupełnie nowe, innowacyjne produkty. Każdego dnia rozwiązują wyzwania, opracowują strategie, przemieniają pomysły w plany.

Tymczasem w back-office… W biurze pracownicy codziennie dostają stertę faktur do zaksięgowania w systemie, rejestrują zamówienia, księgują wydania towaru, rozliczają kolejne góry dokumentów. Zdarza się, że zostają po godzinach, żeby móc wykonać całą wymaganą tego dnia pracę. Zadań jest sporo, a po pewnym czasie spędzonym na kopiowaniu i przeklejaniu danych między systemami nietrudno o jakiś błąd. Czasem nawet przychodzi do głowy myśl, że człowiek siedzi przed komputerem i czuje się w pracy jak robot.

Menedżerowie widzą te problemy. Wiedzą, jak nowe technologie pomagają w innych częściach firmy. Zdają sobie też sprawę z innych, bardziej ogólnych tendencji, które dostrzegają na rynku. Ludzie szukają pracy ciekawej, rozwijającej. Chcą działać kreatywnie, a nie wykonywać żmudne, powtarzalne zadania. Zaczną odchodzić, jeśli będą czuć, że stoją w miejscu. Przed menedżerami zespołów pojawiło się więc pytanie:

Co możemy z tym zrobić?

Na myśl niemal od razu nasunął się obraz zautomatyzowanych linii produkcyjnych Atlasa. Gdyby tylko przełożyć takiego robota do biura, żeby zajął się na przykład wyciągami bankowymi, których rozliczenie zajmuje dużo czasu i nie jest zbyt lubiane. I choć robot przemysłowy nie był idealnym kandydatem do tej pracy, to już robot software’owy jak najbardziej tak.

Jednak zatrudnienie całego potrzebnego zespołu developerów, wykupienie licencji, przygotowanie IT, aby roboty mogły dołączyć do zespołu, zajęłoby bardzo dużo czasu, już nie mówiąc o kosztach. Rozwiązanie natomiast potrzebne było tu i teraz, bo dokumentów do przetworzenia nie ubywało, a pracownicy nie czuli się przez to ani trochę bardziej zmotywowani.

Wtedy pojawiła się nowa opcja – wynajęcie Cyfrowego Współpracownika, który w pracy zjawiłby się w kilka tygodni i nie wymagałby żadnego dodatkowego szkolenia. Wkrótce to właśnie Leon – jak nazwali go koledzy i koleżanki z zespołu księgowości – zajął się księgowaniem faktur. Po krótkim czasie dołączyli do niego kolejni Cyfrowi Współpracownicy – składają teraz zamówienia w systemach, wyliczają VAT, wystawiają potrzebne dokumenty. Wspierają nawet zespół marketingu, przygotowując każdego dnia zestawienie cen produktów w największych sklepach, które rano czeka już na danego pracownika.

Zobacz nagranie z naszego webinaru:

Leon i pozostali Cyfrowi Współpracownicy przychodzą codziennie do pracy, nawet w weekendy, nigdy nie narzekają na swoją pracę i gwarantują, że dane są bezbłędnie przetworzone. W dodatku przetwarzają je szybciej niż ludzie, przez co cały proces księgowania został przyspieszony. W tym czasie ich koledzy-ludzie mają więcej czasu na analizę wykonanej pracy oraz na ciekawsze i o wiele bardziej angażujące projekty. Ich miejsce pracy stało się bardziej interesujące, a oni zajmują się bardziej złożonymi przypadkami, często współpracując z robotami. Do tego nie muszą już pracować po godzinach, żeby nadążyć z rosnącymi wolumenami.