Jak zatrudnić robota w 5 krokach?

Z raportu firmy Deloitte „Roboty są gotowe do pracy, a czy Twoja firma jest gotowa czerpać z nich korzyści? 2018” wynika, że prawie 40 proc. menedżerów wskazuje zwiększenie produktywności jako główny cel wdrażania robotyzacji procesów biznesowych. Inne korzyści płynące z zastosowania robotyki to redukcja kosztów, zmniejszenie ryzyka czy poprawa jakości i ogólnej wydajności biurowych operacji.

Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoja firma jest przygotowana na robotyzację, a proces ten wydaje Ci się skomplikowany i długotrwały, to poniżej w 5 krokach pokazujemy jak w prosty sposób i skutecznie zautomatyzować powtarzalne procesy w organizacji dzięki zatrudnieniu robota.

KROK 1. Identyfikacja procesów (ang. process discovery), które mają zostać zautomatyzowane.

Kluczem do rozpoczęcia robotyzacji jest przede wszystkim:

  • ustalenie potencjału automatyzacyjnego w firmie,
  • określenie priorytetów zgodnych z celami biznesowymi,
  • podjęcie decyzji jakie procesy zautomatyzować w pierwszej kolejności – mogą to być czynności, których realizacja jest dla pracowników mało atrakcyjna, nużąca, zadania są powtarzalne, wymagają uwagi i szczegółowości oraz dodatkowo są podatne na ludzkie błędy. Jednym słowem, robot może wykonywać zadania, których nie lubią ludzie.

Aby dany proces był dobrym kandydatem do robotyzacji, powinien posiadać kilka z wymienionych poniżej cech (ale niekoniecznie wszystkie łącznie):

  • proces jest wysoko wystandaryzowany, udokumentowany i stabilny,
  • dane, które przetwarza, są dostępne w cyfrowej postaci,
  • proces wymaga dużego nakładu powtarzalnej pracy ludzkiej,
  • automatyzowany system jest stosunkowo stabilny w sensie dodawania nowych funkcji i w najbliższym czasie nie są planowane w jego zmianach istotne zmiany architektoniczne,
  • automatyzowany proces jest podatny na błędy ludzkie (wymaga wprowadzania dużej ilości wrażliwych danych jak kwoty, daty czy identyfikatory klientów),
  • automatyzowany proces obejmuje kilka systemów informatycznych, więc wymaga od człowieka wielozadaniowości i częstego przełączania się między interfejsami,
  • automatyzowany proces ma duże wahania wolumenów, przez co trudno jest zapewnić dla niego optymalną, ludzką obsługę na odpowiednim poziomie.

KROK 2. Analiza procesów.

Drugim krokiem jest analiza poszczególnych procesów, której celem jest wskazanie miejsca do automatyzacji. Na tym etapie angażowani są pracownicy, którzy najlepiej wiedzą, czym się zajmują i z jakimi problemami mierzą się w codziennej pracy. Ich opinie i wskazówki są istotne, m.in. dlatego że:

  • nie wszystkie informacje na temat danego procesu zapisane są w dokumentacji,
  • dokumentacja bywa nieaktualna bądź niekompletna,
  • przebieg danego procesu czasami odbiega od oficjalnych procedur.

 KROK 3. Projektowanie i wdrażanie cyfrowych współpracowników.

Po wstępnej analizie i wyborze najbardziej obiecujących procesów do automatyzacji, następuje etap projektowania i urzeczywistniania wszystkich pomysłów. W naszym przypadku to zadanie realizują Pasterze Robotów, którzy projektują pierwszych cyfrowych współpracowników. Ten proces zajmuje zazwyczaj od trzech do sześciu tygodni.

KROK 4. Testowanie i wdrażanie robotów.

Staranne testy i monitoring pracy robotów pozwalają na sprawdzenie działania poszczególnych procesów i wykrycie ewentualnych niezgodności. Etap ten kończy się uruchomieniem robotów, które zaczynają wykonywać swoje zadania.

KROK 5. Szkolenie pracowników.

Wdrażanie automatyzacji procesów z wykorzystaniem robotów jest równoznaczne z wdrażaniem zmian w samej organizacji, dlatego ostatnim krokiem powinno być przeszkolenie pracowników z nowych procesów tak, aby wiedzieli w jaki sposób działają dane roboty i w jaki sposób reagować, gdy pojawiają się trudności.

Robotyzacja z Digital Teammates jest tym prostsza, że to my ponosimy odpowiedzialność za wykonanie każdego z powyższych kroków. Od Ciebie wymagamy jedynie pomocy w identyfikacji miejsc, gdzie roboty mogą się sprawdzić, a następnie potwierdzenia, że gotowe roboty dobrze wykonują swoje zadania. Takie podejście minimalizuje wysiłek po Twojej stronie i powoduje, że robotyzacja nawet bardzo skomplikowanych procesów przebiega szybko i sprawnie, a co najważniejsze, to my gwarantujemy, że raz uruchomione roboty będą pracowały tak długo, jak będą potrzebne, nawet jeśli w międzyczasie zmienią się systemy lub sam proces.

Jeśli chcesz rozpocząć robotyzację już dzisiaj lub masz jeszcze pytania, na które moglibyśmy odpowiedzieć, to zapraszamy do kontaktu: kontakt@dtmates.com.

 

 

Przeczytaj o automatyzacji procesu wytwarzania robotów.

 

 

Prawdziwe przypadki użycia use case robotów RPA Robotic Process Automation

 

Mariusz Pultyn
CTO