Twój robot jest tak dobry jak instrukcja, według której pracuje

Roboty nigdy się nie mylą – to jedna z ich najważniejszych zalet. Przede wszystkim są całkowicie odporne na błędy – wynikające ze zmęczenia, pośpiechu lub nadmiernej rutyny – które często popełniają ludzie. Niezależnie od tego, czy robot pracuje kilka minut, czy kilkadziesiąt godzin – wszystkie zadania wykona bezbłędnie i z należytą starannością.

Czy roboty są bezbłędne?

Czy w takim razie możemy być pewni, że w każdej sytuacji możemy polegać całkowicie ich bezbłędności? Okazuje się, że nawet w przypadku robotów słabym ogniwem może okazać się człowiek. W procesie powstawania i utrzymania robotów jest kilka bardzo ważnych aspektów, o które trzeba zadbać, aby ryzyko pomyłki było minimalne.

Przede wszystkim robot działa według ściśle określonej instrukcji. Jeśli będzie ona błędna lub nieprecyzyjna, to końcowy efekt będzie niepoprawny. Nawet jeśli pozostałą część procesu wykonamy zgodnie z prawidłami sztuki inżynierskiej. Oczywiście błąd może być wprowadzony później – na etapie cyklu życia robota zwanym kodowaniem, a następnie niewykryty w testach może zostać uruchomiony na rzeczywistych danych. Może się również zdarzyć, że aplikacja lub proces zmienią się w trakcie. Wówczas sam robot pracując jak dotąd, zacznie nagle produkować niewłaściwe wyniki.

Każdy z tych aspektów jest tematem na osobny wpis. Tymczasem dziś skupię się na roli instrukcji, bo jak wspomniałem popełnienie błędu na tym etapie będzie najtrudniejsze do naprawienia.

Czy dokumentacja procesu robotycznego to konieczny wydatek?

W pełni zgadzam się z manifestem agile, który w jednym ze swoich postulatów stwierdza, że działający kod jest ważniejszy niż dokumentacja procesu robotycznego. W przypadku Cyfrowych Współpracowników ma to jeszcze więcej sensu. Roboty ze środowiska low-code lub no-code wyglądają tak przejrzyście, że każda dokumentacja wydaje się nadmiarowa. Niestety takie podejście niesie ze sobą bardzo poważne ryzyka. Przede wszystkim większość właścicieli procesów biznesowych nie ma umiejętności biegłego czytania kodu robotów, więc nie może w szybki sposób odnaleźć potencjalnego źródła błędu. Po drugie instrukcja stanowi ostateczną referencję tego, jak powinien działać robot. W przypadku wątpliwości zawsze ostatecznie rozstrzyga, czy w ogóle mamy do czynienia z błędem. Jeśli dojdzie do wątpliwości, to bardzo trudno w inny sposób niż sięgnięcie do dokumentacji stwierdzić, jaka była intencja właściciela procesu. Spisana i przechowywana w repozytorium, zawsze aktualna instrukcja jest niezbędna i bardzo ułatwia poprawne utrzymanie robota.

Jak dokumentować proces robotyczny?

Skoro dokumentacja procesu robotycznego jest niezbędna, to w jaki sposób ją tworzyć, aby zminimalizować koszty z nią związane? Przede wszystkim powinna mieć jednolitą formę elektroniczną, aby móc ją w sposób bezpieczny przechowywać i wersjonować. Nie ma nic gorszego niż różne wersje instrukcji krążące w sposób rozproszony po organizacji. Musi istnieć centralne repozytorium, do którego mają dostęp wszystkie osoby zaangażowane w proces i z którego w łatwy sposób można pobrać zarówno najświeższą wersję instrukcji, jak również przejrzeć wszelkie zmiany wraz z informacją o ich autorach. Na szczęście większość dostępnych platform robotycznych zawiera w sobie lub współpracuje z takimi repozytoriami, a ich obsługa jest intuicyjna. Pozostaje tylko odpowiednie przypisanie ról, aby odpowiednie osoby miały dostęp tylko do interesujących je materiałów.

Dobra instrukcja powinna opisywać zarówno typowy przebieg procesu (tzw. „happy path”), jak również wszelkie obsługiwane sytuacje wyjątkowe. Bardzo pomocne są zrzuty fragmentów ekranów. Pozwalają deweloperom na szybkie zorientowanie się, jakie elementy interfejsu użytkownika są istotne z punktu widzenia modelowania aplikacji. Nie należy jednak polegać wyłącznie na zrzutach, bo jeśli aplikacja się zmienia, to bardzo rośnie koszt aktualizacji instrukcji. Tam, gdzie to możliwe trzeba jak najbardziej opierać się na słownych opisach, bo logika działania procesu zmienia się zwykle wolniej niż wygląd okienek.

Szczególną uwagę należy zwrócić na precyzyjny opis sytuacji wyjątkowych. Właśnie w tych miejscach najczęściej dochodzi do rozbieżności między oczekiwaniami właścicieli procesów, a ich przełożeniem na kod robota. Najczęściej sposób postępowania w sytuacjach wyjątkowych jest oczywisty dla osób, które na co dzień mają do czynienia z procesem, ale też całkowicie nieintuicyjny dla deweloperów robotów. Piszący instrukcje muszą wiedzieć, że każdy wyjątek, który nie znajdzie się w dokumentacji w najlepszym wypadku nie zostanie obsłużony. W najgorszej zaś sytuacji deweloper kreatywnie wymyśli, co robot powinien w takiej sytuacji zrobić i niekoniecznie będzie się to zgadzać z intencją właściciela procesu. Jeśli jeszcze taki wyjątek występuje rzadko, to może się zdarzyć, że robot popełni duży błąd po wielu miesiącach bezbłędnej pracy.

Kiedy aktualizować dokumentację procesu robotycznego?

Trzeba pamiętać o tym, że skoro instrukcja jest ostatecznym źródłem wiedzy o procesie, to musimy ją zmieniać za każdym razem, kiedy z procesem dzieje się coś istotnego dla pracy robota. W praktyce nie jest to bardzo uciążliwe, bo z natury procesy podlegające robotyzacji powinny być stosunkowo wolnozmienne. Najczęściej taka zmiana dokumentacji po prostu uruchamia proces dostosowania robota do zmian otoczenia aplikacyjnego lub biznesowego. Po dokonaniu takiej aktualizacji zespół deweloperski może rozpocząć analizę niezbędnych modyfikacji robota i uruchomić proces jego ponownego wdrożenia.

Zdarza się czasami, że zmiany nas zaskakują. Wówczas nie ma czasu na to, aby zmienić dokumentację. Wszystkie siły kierujemy na jak najszybsze przywrócenie robota do poprawnej pracy. Trzeba jednak pamiętać, żeby w takiej sytuacji zaktualizować dokumentację tak szybko, jak to możliwe. W przeciwnym wypadku istnieje ryzyko, że taka zmiana nie zostanie uwzględniona w dokumentacji. A co za tym idzie ostatecznym źródłem wiedzy o procesie stanie się sam robot. To bardzo niebezpieczna sytuacja. Może w konsekwencji doprowadzić do usunięcia poprawnie działającego fragmentu robota przy okazji kolejnej zmiany, kiedy dokumentacja ponownie będzie analizowana przez deweloperów robotów.

Podsumowanie

Odpowiedzialność za poprawność wykonania procesu zawsze spoczywa na jego właścicielu, niezależnie od tego, czy proces wykonują ludzie, czy roboty. Aktualna i precyzyjna instrukcja procesu daje gwarancję, że robot nigdy nie popełni błędu. Dlatego tak ważne jest, aby ją starannie sporządzić. Dobra instrukcja powoduje, że proces dewelopmentu znacznie się skraca, bo unikamy niepotrzebny interakcji związanych z wyjaśnianiem wątpliwości. Dzięki temu efekty działania robota dostępne są szybciej, a zaoszczędzony czas możemy poświecić na rozwój naszego biznesu.