Analiza potencjału automatyzacyjnego procesów

Analiza potencjału automatyzacyjnego (lub też robotycznego) to jeden z pierwszy kroków na drodze do automatyzacji procesów biznesowych. Zanim Pasterze Robotów lub developerzy Robotic Process Automation przystąpią do tworzenia robotów, analitycy muszą najpierw ocenić, które procesy można zautomatyzować i do jakiego stopnia ich obsługę mogą przejąć Cyfrowi Współpracownicy.

Jak wygląda analiza potencjału robotycznego?

Zazwyczaj analitycy odwiedzają Klienta i rozmawiają z wyznaczonymi osobami odpowiedzialnymi za procesy, które Klient wcześniej wybrał. Analitycy obserwują przebieg procesu i zbierają dane oraz informacje na temat procesu, które będą potrzebne do wnikliwej oceny potencjału robotycznego. Swoją ocenę bazują również na nagraniu procesu, do którego mogą się odnieść po spotkaniu.

Analitycy mogą też ocenić proces, rozmawiając z Klientem i osobą odpowiedzialną za proces zdalnie. Pracownik udostępnia wtedy pulpit i wykonuje proces, a analityk zadaje dodatkowe pytania. Nagranie z obsługi kilku rekordów w danym procesie pozwala na przeprowadzanie większości analizy w sposób zdalny.

Analitycy mogą też przeprowadzić wstępną ocenę potencjału robotycznego na podstawie krótkiej instrukcji opisującej obsługę procesu. Warto jednak zaznaczyć, że decydując się na automatyzację tak opisanego procesu będzie trzeba ułożyć później bardziej szczegółową instrukcję. Te informacje potrzebne będą developerowi do stworzenia robota i mogą przyspieszyć ten proces.

Jakie informacje są potrzebne do analizy potencjału robotycznego?

Podstawowe informacje, które analitycy potrzebują do oceny potencjału, to:

• sposób logowania do aplikacji,
• przebieg procesu od początku do końca, np. skąd pobierane są przetwarzane dokumenty,
• aplikacje używane do obsługi procesu,
• wyjątki od standardowego przebiegu,
• częstotliwość wykonywania procesu,
• przetwarzany wolumen.

Jak najlepiej przygotować się na analizę potencjału?

Ważnym czynnikiem, który ułatwi analitykom zebranie potrzebnych informacji, a także usprawni późniejsze wdrożenie automatyzacji, jest podzielenie się z pracownikami wiedzą o automatyzacji procesów. Rozumiejąc, na czym polega automatyzacja i jaki jest cel przeprowadzanej analizy, będzie im łatwiej wyjaśnić obsługiwany proces.

Warto też zaangażować w tworzenie instrukcji procesu więcej niż jednego pracownika, o ile jest to możliwe. Dzięki temu pracownicy mogą wymienić się wiedzą i odkryć, że wykonują proces w trochę inny sposób. Niektórzy pracownicy mogą, na przykład, inaczej wchodzić w pola lub w formularze poprzez użycie skrótów klawiszowych funkcjonujących w danej aplikacji, z których ich koledzy nie korzystają. Taka informacja może okazać się bardzo przydatna podczas analizy, a później również podczas rozwoju robota.

Przeczytaj o 3 wyzwaniach, na które odpowiada automatyzacja.