Jak zautomatyzować procesy w dziale operacji?
Po przerwie wakacyjnej wracamy z nowym cyklem webinarów. Wspólnie zastanowimy się m.in., czy jest możliwa automatyzacja prac projektowych i w jaki sposób ją wprowadzić w firmie. Będziemy się przyglądać kolejnym przykładom wdrożeń automatyzacji, by podzielić się z Wami doświadczeniami z pracy na różnych procesach. Właśnie dlatego już na pierwszym spotkaniu zajęliśmy się wdrożeniem w zespole operacji u jednego z naszych Klientów – mLeasing.
Operacje to idealne miejsce dla robotów. Można tam z łatwością znaleźć powtarzalne, czasochłonne zadania, tak lubiane przez Cyfrowych Pracowników. Do tego wiele zespołów mierzy się z rosnącymi wolumenami. Dlaczego firma mLeasing zdecydowała się na automatyzację? Jak zautomatyzować procesy w dziale operacji? O tym rozmawialiśmy z gościem webinarium, Andrzejem Siwkiem, Head of Operations w mLeasing, który ma szerokie doświadczenie w usprawnianiu pracy zespołów back office. Zapraszamy do obejrzenia nagrania, a także przeczytania krótkiego podsumowania poniżej.
Zapraszamy do obejrzenia nagrania, a także przeczytania krótkiego podsumowania poniżej.
Zanim roboty dołączyły do zespołu
Jeszcze zanim padła decyzja o automatyzacji umów i prac projektowych, zespół operacji w mLeasing szukał usprawnień w swoich procesach. Najważniejszym celem zespołu było zwiększenie efektywności. Dzięki wspólnym spotkaniom strategicznym dział mógł ocenić, ile umów będzie musiał przetworzyć w danym roku oraz w kolejnych latach. Zespół przewidywał, że w przyszłości wolumeny będą zdecydowanie rosły. Menadżer oraz pracownicy zadali sobie pytanie: co możemy zrobić, żeby przetworzyć jeszcze więcej umów?
Na początku zespół poszukiwał na poziomie procesu miejsc, które zmniejszały efektywność. Pozbywano się więc zbędnych dodatkowych dokumentów czy interakcji, by ten proces przyspieszyć. W końcu na liście zostały tylko usprawnienia narzędziowe. Jednak do tego zespół potrzebował wsparcia ze strony IT, u którego kolejka zadań była długa. Co więcej, wprowadzenie zmian w najstarszym systemie było czasochłonne i wymagało konsultacji z zewnętrznym dostawcą.
Technologia RPA mogła rozwiązać wyzwanie, jakim były przewidywane wzrosty wolumenów. Wynajmując roboty, zespół nie musiał angażować działu IT tak bardzo jak w przypadku samodzielnego ich wdrożenia przez firmę. Roboty mogły więc dość szybko przejąć powtarzalne zadania od pracowników. To pokazuje, że optymalizacja procesów biznesowych, nie musi oznaczać gigantycznej inwestycji i dodatkowego obciążenia zespołu.
Automatyzacja pracy w dziale operacji
Podczas webinaru Andrzej Siwek podzielił się przykładami procesów, które obecnie obsługują roboty. W jednym z przypadków robot sprawdza, czy po zakończeniu umowy przez klienta, może on kupić samochód z leasingu. Robot:
- loguje się do systemów,
- weryfikuje informacje o kliencie i umowie,
- weryfikuje, czy klient spełnił wszystkie wymagania,
- jeśli tak, uzupełnia szablon i wystawia fakturę,
- drukuje fakturę lub generuje ją w formie elektronicznej.
Wcześniej to pracownik musiał przeklikać się przez system i sprawdzić wszystkie informacje, a także przekleić dane. Powtarzalny i żmudny proces był podatny na błędy i nie wymagał kreatywnego myślenia. Automatyzacja pracy w dziale operacji sprawiła, że pracownik musi tylko wysłać wydrukowaną fakturę do klienta.
Automatyzacja prac projektowych i umów – korzyści dla zespołu
W operacjach większość zadań jest schematyczna. Nie ma tu zbyt wiele przestrzeni na pracę projektową. Automatyzacja procesów biznesowych stała się jednak obszarem, w którym pracownicy mogli wykorzystać swoją kreatywność. Biorąc udział w szukaniu procesów oraz współpracując z Pasterzami Robotów, zespół zyskał nowe doświadczenie i poczuł się częścią projektu.
Gdy pracownicy oddali powtarzalne zadania w ręce robotów, poczuli ulgę i zadowolenie. Nie musieli już w tak dużym stopniu porównywać danych i przeklejać informacji z systemów do szablonów. Zamiast tego zyskali więcej czasu na kontakt z Klientami. Podczas gdy Cyfrowi Pracownicy wystawiają faktury czy weryfikują kontrahentów, pracownicy mogą doradzać i pomagać Klientom.
Automatyzacja pracy w dziale operacji w mLeasing wciąż trwa. Na początku projekt objął kilka zadań. Od tego czasu pracownicy przekazali już kilkanaście procesów do automatyzacji. Roboty wynajęte przez mLeasing inspirują zespół do szukania kolejnych zadań z potencjałem robotycznym. Widząc pozytywną reakcję zespołu oraz świetne rezultaty, inne działy również zdecydowały się na automatyzację procesów. Dzięki temu Cyfrowi Pracownicy mogą wesprzeć kolejne obszary działania mLeasing.
Obejrzyj nagranie, żeby się dowiedzieć:
- co zaskoczyło zespół podczas wdrożenia,
- czy pracownicy muszą sprawdzać pracę wykonaną przez robota,
- ile zajmuje wdrożenie automatyzacji.
Bądź na bieżąco! Pobierz przykłady zautomatyzowanych procesów i zapisz się do newslettera
