Blog

Jak zautomatyzować procesy w dziale operacji?

5 min
Jak zautomatyzować procesy w dziale operacji

Po przerwie wakacyjnej wracamy z nowym cyklem webinarów. Będziemy się przyglądać kolejnym przykładom wdrożeń automatyzacji, by podzielić się z Wami doświadczeniami z pracy na różnych procesach. Właśnie dlatego już na pierwszym spotkaniu zajęliśmy się wdrożeniem w zespole operacji u jednego z naszych Klientów – mLeasing.

Operacje to idealne miejsce dla robotów. Można tam z łatwością znaleźć powtarzalne, czasochłonne zadania, tak lubiane przez Cyfrowych Pracowników. Do tego wiele zespołów mierzy się z rosnącymi wolumenami. Dlaczego zdecydowaliście się na automatyzację? Jak zautomatyzować procesy w dziale operacji? O tym rozmawialiśmy z gościem webinarium, Andrzejem Siwkiem, Head of Operations w mLeasing, który ma szerokie doświadczenie w usprawnianiu pracy zespołów back office.

Zapraszamy do obejrzenia nagrania, a także przeczytania krótkiego podsumowania poniżej.

Zanim roboty dołączyły do zespołu

Jeszcze zanim padła decyzja o automatyzacji, zespół operacji w mLeasing szukał usprawnień w swoich procesach. Najważniejszym celem zespołu było zwiększenie efektywności. Dzięki wspólnym spotkaniom strategicznym dział mógł wspólnie ocenić, ile umów będzie musiał przetworzyć w danym roku oraz w kolejnych latach. Zespół przewidywał, że w przyszłości wolumeny będą zdecydowanie rosły. Menadżer oraz pracownicy zadali sobie pytanie: co możemy zrobić, żeby przetworzyć jeszcze więcej umów?

Na początku zespół poszukiwał miejsc na poziomie procesu, które zmniejszały efektywność. Pozbywano się więc zbędnych dodatkowych dokumentów czy interakcji, by przyspieszyć proces. W końcu na liście zostały tylko usprawnienia narzędziowe. Jednak do tego zespół potrzebował wsparcia ze strony IT, u którego kolejka zadań była długa. Do tego wprowadzenie wszelakich zmian w najstarszym systemie było czasochłonne i wymagało konsultacji z  zewnętrznym dostawcą.

Automatyzacja procesów mogła rozwiązać wyzwanie, jakim były przewidywane wzrosty wolumenów. Wynajmując roboty, zespół nie musiał angażować działu IT tak bardzo jak w przypadku samodzielnego wdrożenia przez firmę. Roboty mogły więc dość szybko przejąć powtarzalne zadania od pracowników.

Zautomatyzowane procesy w dziale operacji

Podczas webinaru Andrzej Siwek podzielił się przykładami procesów, które są obecnie obsługiwane przez roboty. W jednym przypadku robot sprawdza, czy po zakończeniu umowy przez klienta, może on kupić samochód z leasingu. Robot:

  • loguje się do systemów,
  • weryfikuje informacje o kliencie i umowie,
  • weryfikuje, czy klient spełnił wszystkie wymagania,
  • jeśli tak, uzupełnia szablon i wystawia fakturę,
  • drukuje fakturę lub generuje ją w formie elektronicznej.

Wcześniej to pracownik musiał przeklikać się przez system i sprawdzić wszystkie informacje, a także przekleić dane. Z powodu swojej powtarzalności i żmudności proces był podatny na błędy i nie wymagał kreatywnego myślenia. W tym momencie dzięki robotom pracownik musi tylko wysłać wydrukowaną fakturę do klienta.

Jak na automatyzacji zyskał zespół?

W operacjach większość zadań jest schematyczna. Nie ma tu zbyt wiele przestrzeni na pracę projektową. Automatyzacja procesów stała się jednak obszarem, w którym pracownicy mogli wykorzystać swoją kreatywność. Biorąc udział w szukaniu procesów oraz współpracując z Pasterzami Robotów, zespół zyskał nowe doświadczenie i poczuł się częścią projektu.

Gdy pracownicy oddali powtarzalne zadania w ręce robotów, poczuli ulgę i zadowolenie. Nie musieli już w tak dużym stopniu porównywać dane i przeklejać informacje z systemów do szablonów. Zamiast tego zyskali więcej czasu na kontakt z Klientami. Podczas gdy Cyfrowi Pracownicy wystawiają faktury czy weryfikują kontrahentów, pracownicy mogą doradzać i pomagać Klientom.

Automatyzacja procesów w dziale operacji w mLeasing wciąż trwa. Na początku projekt objął kilka zadań. Od tego czasu pracownicy przekazali już kilkanaście procesów do automatyzacji. Roboty już wynajęte przez mLeasing inspirują zespół do szukania kolejnych zadań z potencjałem robotycznym. Widząc pozytywną reakcję zespołu operacji oraz świetne rezultaty, inne działy również zdecydowały się na automatyzację procesów. Dzięki temu Cyfrowi Pracownicy mogą wesprzeć kolejne obszary działania mLeasing.


Obejrzyj nagranie, żeby dowiedzieć się:

  • co zaskoczyło zespół podczas wdrożenia,
  • czy pracownicy muszą sprawdzać pracę wykonaną przez robota,
  • ile zajmuje wdrożenie automatyzacji.

Bądź na bieżąco! Pobierz przykłady zautomatyzowanych procesów i zapisz się do newslettera

image-1505
Magdalena Grzelak

Szukaj nas w social media

Katarzyna Ziętek
Business development
+48 798 654 941
Zostaw dane kontaktowe
Oddzwonimy do Ciebie
Zobacz nowy przegląd zrobotyzowanych procesów
POBIERZ DARMOWY PRZEGLĄD PROCESÓW

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) w celach statystycznych, reklamowych oraz funkcjonalnych. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje. Więcej informacji w Polityce prywatności.