Jak skutecznie przeprowadzić automatyzację procesów księgowych? – Success Story PESA

W czerwcu podczas spotkania online „Jak skutecznie przeprowadzić automatyzację w księgowości? – success story PESA”  Mariusz Pultyn – CTO w Digital Teammates – rozmawiał z Andrzejem Retmanem – Szefem Zespołu ds. Utrzymania i Rozwoju Zintegrowanego Systemu Informatycznego w PESIE. Tematem rozmowy było wdrożenie Robotic Process Automation. Prelegenci omówili, jak kompleksowo przeprowadzić proces wprowadzania automatyzacji i robotyzacji, udzielając przy tym wielu cennych wskazówek przyszłym liderom wdrożenia.

Przebieg wdrożenia

Proces implementacji technologii RPA w PESIE zaczął się dość nietypowo. Wszystko zaczęło się od działu księgowego, w którym okazało się, że spora część zespołu w niedalekiej przyszłości przejdzie na emeryturę. Automatyzacja w działach księgowych to bardzo często pierwszy krok podejmowany przez firmy na drodze do transformacji cyfrowej. W finansach i księgowości z łatwością można znaleźć powtarzalne, czasochłonne zadania. Ich wykonywanie nie sprawia zespołom przyjemności, a wręcz powoduje frustrację lub symptomy wypalenia zawodowego. PESA postanowiła wykorzystać moment przejścia pracowników na emeryturę, by zreorganizować i zoptymalizować pracę swojego działu. Część zadań postanowili oddać w ręce Cyfrowych Pracowników. Dzięki takiemu rozwiązaniu proces przechodzenia na emeryturę nie wiązał się z przerwaniem ciągłości procesów i obniżeniem ich jakości. Co więcej, po pojawieniu się pierwszych zrobotyzowanych procesów zauważono także inne wymierne dla firmy korzyści.

Efekty wdrożenia

Wśród nich możemy wymienić między innymi: 

• 100% zadań jest wykonywanych bezbłędnie, co w oczywisty sposób podniosło jakość procesów,
• roboty wykonują pracę odpowiadającą 6 etatom, pozwoliło to na zwiększenie produktywności pracowników, którzy przekazali w ręce robotów najbardziej żmudne i powtarzalne obowiązki;  
• nawet do 11 aktualizacji wprowadzanych w robotach tygodniowo pozwala na to, by roboty były zawsze gotowe do pracy, nawet przy zmieniających się przepisach czy aktualizacjach systemów; 
• miesięcznie roboty rozliczają nawet 3 000 faktur, a pracownicy, który wcześniej się tym zajmowali, mogą poświęcić ten czas na bardziej wartościową pracę;
• w niektórych procesach Cyfrowi Pracownicy pracują nawet 24h na dobę, co znacząco zwiększyło efektywność firmy.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak przebiegało wdrożenie i jakie efekty osiągnięto, zapraszamy do obejrzenia nagrania: