Obsługa robota – jak dbać, by nie zaniedbać

• Zbudowanie robota zazwyczaj nie jest wymagającym zadaniem.
• Prawdziwym wyzwaniem jest obsługa robota i zapanowanie nad jego inżynierskim cyklem życia (od pomysłu – przez wdrożenie – do utrzymania).
• Monitoring pracy robotów jest konieczny nawet przy niewielkiej skali automatyzacji.
• Najważniejszym aspektem jest zaakceptowanie robotów przez ich ludzkich współpracowników.

Jak łatwo zbudować robota?

Nowoczesne platformy RPA obiecują, że wytwarzanie robotów może być tak proste, jak stworzenie tabeli w Excel, czy prezentacji w PowerPoint. Dzięki zastosowaniu szablonów, komponentów, czy wręcz gotowych narzędzi do nagrywania, można rzeczywiście w krótkim czasie stworzyć działającego robota. Na dodatek taki robot może wykonywać użyteczną, z punktu widzenia jego twórcy, pracę. Wydawałoby się, że w tej sytuacji należy tylko szukać kolejnych procesów i skutecznie je automatyzować, ale…

Stworzenie robota to nie wszystko

Niestety, rzeczywistość różni się od idealnego przykładu teoretycznego. Samo stworzenie robota w nietrywialnym biznesowym przypadku wymaga doświadczonego programisty RPA, ale nie ten aspekt jest tutaj największym wyzwaniem. Najtrudniejsze jest to, co przychodzi potem, czyli bieżąca współpraca i obsługa robota. Każdego dnia nasz Cyfrowy Współpracownik musi być gotowy do bezbłędnego wykonywania swoich zadań. Warto również pamiętać, że jeśli wystąpią zmiany jego kod musi zostać szybko i skutecznie dostosowany do aktualnego zapotrzebowania.

Robot to oprogramowanie

Przede wszystkim należy uświadomić sobie, że robot to kawałek oprogramowania. Podlega on takim samym regułom inżynierskim jak kod strony internetowej, czy aplikacji okienkowej. W krótkim wpisie blogowym nie ma miejsca na dokładne opisanie całego procesu. Dlatego dziś skupię się na tych najbardziej istotnych aspektach – zarządzaniu zmianą i procesie monitoringu działania robotów.

Cykl życia robota

Za proces zarządzania zmianą powinny być odpowiedzialne osoby lub zespoły, które mają adekwatną wiedzę i kompetencje. Jeżeli nawet niewielka część procesu lub odpowiedzialność za nią nie będzie jasna, to roboty mogą przestać działać.

Najczęściej proces jest w rękach wydzielonego centrum kompetencji lub jest częścią większego procesu zarządzanego przez dział IT. Taki zespół dba o to, by:

• wyłącznie uprawione osoby mogły zgłaszać zmiany;
• proces kolejkowania zmian przebiegał w sposób uporządkowany;
• zmiany pojawiały się w środowisku produkcyjnym według określonego harmonogramu.

Poza samą ewidencją zmian niezwykle kluczowe jest zarządzanie wersją kodu i obsługa robota. Nie można dopuścić do sytuacji, kiedy w organizacji dostępne są różne kopie robota. Pracownicy muszą być świadomi tego, która wersja kodu jest obecnie wykorzystywana. Ma to szczególne znaczenie w sytuacjach awaryjnych, kiedy liczy się każda minuta by odpowiednio zareagować. Oczywiście, musimy również zadbać o to, aby wybrane osoby mogły swobodnie modyfikować kod, ale także by nie doprowadzić do sytuacji, gdy pracownik miałby uprawnienia do wprowadzenia modyfikacji bez przeglądu edycji wykonanych przez inną osobę. Absolutnie krytyczne jest aby każda zmiana podlegała rygorystycznym testom. W tym celu trzeba efektywnie zarządzać odrębnymi środowiskami deweloperskimi, testowymi i ostatecznie produkcyjnymi z osobno wydzielonymi uprawnieniami. Optymalnym rozwiązaniem jest użycie zarówno mechanizmów automatycznego testowania, jak i automatycznej migracji kodu między środowiskami.

To wszystko bardzo techniczne zagadnienia, ale ich opanowanie jest konieczne, aby roboty działały niezawodnie i można było bezpiecznie powierzyć im nawet najbardziej krytyczne procesy w firmie.

Obsługa robota i monitoring pracy

Nawet najlepiej przetestowane roboty w swojej codziennej pracy napotkają wcześniej, czy później przeszkody nie do przejścia. W takiej sytuacji niezbędne jest zapewnienie, że informacja o zatrzymaniu procesu dotrze do zainteresowanych osób jak najszybciej. O ile z dewelopmentem robotów w niewielkiej skali można sobie poradzić bez zaawansowanych narzędzi, o tyle trudno sobie wyobrazić, że monitoring i obsługa robota będą wykonywane „ręcznie”. Jeśli twórca robota miałby nadzorować pracę patrząc na ekran monitora, to prawdopodobnie nie miałby czasu na żadną inną aktywność.

Bez automatycznego systemu monitoringu i powiadamiania nie można sobie wyobrazić nawet najmniejszej instalacji robotycznej. Aby cały system działał poprawnie trzeba przede wszystkim zapewnić w procesie wytwarzania robotów, że będą one w stanie w sposób czytelny informować o swoim stanie i wysyłać sygnały alarmowe precyzyjnie i tylko w razie konieczności interwencji człowieka. Roboty mają sens tylko wtedy, kiedy zmniejszają nakład ludzkiej pracy. Jeśli robot informuje o swym stanie zbyt często, to szybko zacznie być ignorowany, a w konsekwencji – wyłączony. Z drugiej strony zaprojektowanie inteligentnego systemu powiadamiania i interpretacji sygnałów pozwoli osobom odpowiedzialnym za utrzymanie zareagować szybko i przywrócić roboty do poprawnego działania.

Najlepsze platformy RPA zwykle oferują wbudowane moduły do monitoringu, bądź zewnętrzne narzędzia wyspecjalizowane do takich zadań. Z pewnością narzędzia wbudowane będą lepiej dostosowane do specyfiki robotów, natomiast narzędzia zewnętrzne oferują szerszą funkcjonalność. Nie ma większego znaczenia, który z tych wariantów wybierzemy pod warunkiem, że dobrze zaplanujemy, co chcemy badać i w jaki sposób reagować na sytuacje nietypowe.

Praca hybrydowych zespołów

Robotyzacja ciągle wzbudza wiele emocji, szczególnie wśród pracowników, których obecne zadania mają być przekazane robotom. Jeśli nie zadbamy na samym początku projektu o właściwą komunikację oraz pomysł na przyszłą pracę ludzi i robotów, to nawet najdoskonalsze rozwiązanie techniczne nie będzie efektywne. Jest kilka żelaznych reguł, którymi należy się kierować, aby hybrydowe zespoły odniosły sukces.

Przede wszystkim należy znaleźć zadania, które powodują frustrację pracowników i które są najmniej chętnie wykonywane. To najlepsi kandydaci do robotyzacji. Z drugiej strony należy znaleźć zadania, które są ciekawe i kreatywne. Pozwolą one pracownikom się rozwijać – choć obecnie nie było na to czasu z powodu obciążenia bieżącymi zadaniami. Moje doświadczenie pokazuje, że w każdym miejscu pracy można bez trudu znaleźć obie te kategorie zadań. To powoduje, że będziemy mieli dobry plan na realokacje zadań, kiedy roboty się pojawią. Wówczas należy jak najszybciej takie roboty dostarczyć i pokazać pracownikom jak ich codzienność zmienia się na lepsze.

Jeśli dopilnujemy tych aspektów, to uzyskamy nie tylko sprawniej i efektywniej działające zespoły, ale też uwolnimy czas, w którym pracownicy z jednej strony będą poszukiwać nowych pomysłów na usprawnienia, a z drugiej zaczną być prawdziwymi ambasadorami robotyzacji.

Podsumowanie

Wydawać by się mogło, że najtrudniejszym wyzwaniem jest zbudowanie poprawnie działających robotów wykonujących użyteczną pracę. Tymczasem najbardziej kluczowe jest przekonanie ludzi, że roboty mogą być ich Cyfrowymi Współpracownikami, a następnie zapanowanie nad całym cyklem życia robota począwszy od pomysłu, przez wdrożenie, aż do bieżącego nadzoru nad pracą robotów.

Nie są to łatwe zadania, ale ostateczne korzyści z pracy robotów są namacalne, więc warto te przeszkody pokonać.

Powodzenia!