Jak zrobotyzowaliśmy procesy księgowe u lidera branży produkcyjnej? Success Story PESA S.A.

10 czerwca odbyło się spotkanie „Jak skutecznie przeprowadzić automatyzację procesów księgowych?”, w ramach którego rozmawialiśmy o Case Study firmy PESA S.A. – lidera branży produkcyjnej, dostarczającego pojazdy szynowe na terenie Europy.

Mariusz Pultyn CTO w Digital Teammates porozmawiał z Andrzejem Retmanem – Szefem Zespołu ds. Utrzymania i Rozwoju Zintegrowanego Systemu Informatycznego w PESA’ie – o wyzwaniach, kamieniach milowych projektu i efektach wdrożenia.

Pomysł na wdrożenie Robotic Process Automation w PESA’ie pojawił się w dość nietypowych okolicznościach. Wszystko zaczęło się od działu księgowego, w którym to zauważono, że spora część zespołu w niedalekiej przyszłości przejdzie na emeryturę.

Firma postanowiła wykorzystać ten moment i zautomatyzować procesy zamiast rozpoczynać kosztowną rekrutację i szkolenie nowych osób. Bardzo szybko okazało się, że zatrudnienie Cyfrowych Pracowników pomogło nie tylko z największym wyzwaniem, czyli ze zbliżającą się rotacją, ale także pozwoliło na osiągnięcie innych wymiernych korzyści. Podczas naszego webinaru omówiliśmy praktyczne aspekty wdrożenia RPA w działach księgowych. Zainspirowało nas to do stworzenia poniższego artykułu blogowego, który jest zbiorem pytań publiczności uzupełnionym o komentarze Pasterzy Robotów, którzy opiekowali się projektem wdrożenia w PESA’ie.

Czy roboty wymagają takich samych dostępów jak pracownicy?

Pasterz Robotów, Digital Teammates: Tak, roboty, jeśli chodzi o kwestię dostępów działają na podobnej zasadzie co człowiek. Mają swój login, hasło, które pozwala im na zalogowanie się do aplikacji i systemów. Dzięki temu wdrożenie robota nie wymaga dodatkowych nakładów pracy ze strony IT, ponieważ z perspektywy nadawania dostępów – robot niczym nie różni się od pracownika.

Czy roboty przechowują dane, na których pracują? Jeśli tak, w jaki sposób są one zabezpieczane?

Pasterz Robotów: Robot przechowuje dane wyłącznie na czas ich przetwarzania w zaszyfrowanych kolejkach. Po przetworzeniu dane z kolejek są czyszczone. Możliwość wycieku danych jest niewielka, ponieważ roboty podlegają stałej kontroli oraz działają według ściśle określonych schematów. Co więcej, robot nie ma umiejętności myślenia w sposób nieszablonowy, co w tym wypadku jest zaletą. W przeciwieństwie do człowieka  nie zapisze sobie na kartce wrażliwych danych lub nie prześle komuś z własnej woli informacji. Robot wykonuje wyłącznie czynności, do których został zaprogramowany.

Automatyzacja którego procesu była największym wyzwaniem i dlaczego?

Andrzej Retman, PESA: Na początku musieliśmy zrozumieć, w jaki sposób działają roboty. Główna różnica polega na tym, że robot pracuje zero-jedynkowo albo coś robi, albo nie. Człowiek może coś odłożyć, zaparzyć kawę, skonsultować, sprawdzić. Natomiast jeżeli Cyfrowy Pracownik nie wie co zrobić, to przesyła dany dokument do pracownika i wtedy to on przejmuje proces.

Mariusz Pultyn, Digital Teammates: Najczęstszym wyzwaniem, z którym należy się zmierzyć na początku współpracy jest nauka komunikacji. Należy zrozumieć się wzajemnie i poznać swoje potrzeby i oczekiwania. W tym przypadku Digital Teammates dowiedziało się, jaka jest specyfika pracy PESA’y, a PESA nauczyła się współpracować z Cyfrowymi Współpracownikami oraz Pasterzami Robotów.

Andrzej Retman: Oprócz tego nauczyliśmy się tworzyć bardziej szczegółowe instrukcje do systemów oraz instrukcje zadań dla robotów. Dzięki temu nasza współpraca w późniejszym etapie przebiegała znacznie szybciej i bardziej efektywnie.

Mariusz Pultyn: Na samym początku ważne jest to, aby ludzie pokazali jak dany proces należy wykonać oraz nauczyli się komunikować między sobą. Digital Teammates bardzo dobrze rozumie systemy, a pytania naszych Pasterzy Robotów dotyczą procesów, a nie obsługi systemów.

Jak został zautomatyzowany proces rejestracji faktur? W jaki sposób faktury zapisują się w systemie?

Mariusz Pultyn: Musimy otrzymać taką fakturę w wersji cyfrowej lub skan wersji elektronicznej, którą przetworzymy sami i wydobędziemy wszystkie interesujące nas dane. Potem takie dane wprowadzane są do systemu. W przypadku skanów konieczny jest dodatkowy krok, w którym musimy przetworzyć obraz do postaci cyfrowej. Wspieramy się w tym zakresie pomocą naszego partnera, dzięki czemu możemy dostarczyć w 100% zweryfikowany obraz faktury, co nie jest możliwe w przypadku tradycyjnych narzędzi OCR.

W jaki sposób rozpoznawane są faktury? Wbudowany OCR w ramach oprogramowania, oddzielny OCR czy uczenie konkretnego szablonu jedynie w oparciu o faktury zawierające warstwy do skopiowania?

Mariusz Pultyn: W Digital Teammates bazujemy głównie na technologii Blue Prism. Blue Prism ma mechanizmy analizy i odczytu obrazów, ale nie sprawdzają się one przy dużej różnorodności dokumentów. Chcąc mieć większą skuteczność, współpracujemy z partnerem, która OCR’uje dokumenty i gwarantuje 100% poprawności. Wtedy nie ma znaczenia, w jakim szablonie stworzona jest faktura. Otrzymujemy cyfrowe dane, które są niezbędne do wprowadzenia faktury do systemu.

Jak czasochłonne jest „stworzenie” nowego formatu? Wspomnieli Państwo, że jeżeli jest mało faktur od danego dostawcy się nie opłaca.

Andrzej Retman: Zazwyczaj od 1-3 dni, jednak czasami, jeśli proces jest wyjątkowo łatwy to kilka godzin.

Pasterz Robotów: Tutaj pracochłonność zależy od ilości i stopnia rozłożenia danych, które mamy sczytać z takiej faktury. Im więcej danych i im więcej stron do analizy (jeśli dane są rozpięte), tym więcej czasu potrzeba do zmiany formatu na taki, który będzie czytelny dla robota. Przy małej ilości faktur, „koszt” ten może przybrać wartość, która nie będzie opłacalna dla klienta. Każdy taki przypadek należy wpierw przeanalizować i ocenić. To właśnie oferujemy przy analizie procesu przez Pasterzy Robotów.

Czy są wdrożone procedury kontrolne dla robotów? Czy weryfikujecie pracę robotów?

Mariusz Pultyn i Andrzej Retman: Istnieją procedury kontrolne takie jak zestawienia, podsumowania pracy robotów, w każdym momencie możemy sprawdzić, jakie zadania wykonał robot, a jakie wykonuje w danym momencie. Pozwala to na kontrolowanie czy robot działa prawidłowo. Czasami roboty zajmują się danymi, w których błędy mogłyby spowodować straty. Dlatego też kontrola jest bardzo ważna. Codziennie Pasterze Robotów czuwają nad tym, żeby robot działał bez zarzutu, deweloperzy sprawdzają to w ramach swoich codziennych zadań. Nad przebiegiem prac czuwają głównie Pasterze – to oni odpowiadają za poprawność działania robota od strony technicznej. Klient z reguły dostaje raporty mówiące o tym, jakie trudniejsze przypadki powinien rozważyć człowiek, a także zestawienia ilościowe – ile wyciągów zostało zaksięgowanych i jakie operacje zostały wykonane przez robota. Jest to potwierdzenie tego, że robot, „wstał rano i poszedł do pracy”.

W jaki sposób weryfikujecie pracę robotów? Czy jest to Waszym zdaniem potrzebne?

Mariusz Pultyn: Robot dostaje się do systemu w taki sam sposób jak człowiek. W każdej chwili można zweryfikować co robi oraz czy jest zalogowany, ponieważ Cyfrowy Pracownik posiada własne dane i dostępy przez co można kontrolować jego działania w obrębie różnych aplikacji. Roboty z perspektywy IT nie różnią się zbytnio od ludzi, co ułatwia proces robotyzacji i automatyzacji.

Jakiej części wyciągów nie jest w stanie robot zrobić lub zaksięgować?

Pasterz Robotów: Roboty praktycznie są w stanie zaksięgować wszystkie rodzaje transakcji. Jednak przeszkodą (do niedawna) były dla nich bardzo duże pliki (około 1 tysiąca transakcji w pliku), których roboty po prostu czasowo nie były w stanie przerobić. Były też wyciągi, które ze względu na niezgodność danych odrzucała aplikacja klienta (IFS). Takie wyciągi PESA księguje „zbiorczo”. Oznacza to, że pliki wyciągów nie są księgowane do aplikacji IFS, tylko na postawie wyciągu PDF sumarycznie księgowane są po typach transakcji. W Digital Teammates obecnie wypuszczamy na świat roboty, które  będą zajmowały się takimi zadaniami.

Kiedy robot Antek obsługuje codzienne wyjątki ścieżką standardową oraz raportuje, że ma duży plik (obecnie kryterium to powyżej 800 transakcji) albo że plik został odrzucony przez IFSa, to przekazuje taki plik do nowego robota, a ten księguje wyciąg transakcja po transakcji.

U jednego z naszych klientów mieliśmy plik, gdzie należało zaksięgować ponad 2 tysiące transakcji. Nowy robot „zsumował” te dane do 11 zbiorczych transakcji.

I to jest dobrze wykonana praca! Mało tego, dla firmy to ogromna oszczędność czasowa.

2 tysiące transakcji, oznaczają, że w podstawowym trybie pracy trwałoby to 1000 minut (2000 x 0,5 minuty). A nowy robot 11 transakcji wykonuje w 0,5h.

Czy liczebność działu finansowo-księgowego się zmniejszyła?

Andrzej Retman: Tak to prawda. W przeszłości mieliśmy w dziale 7 osób, na dzień dzisiejszy są to 3 osoby. Faktem też jest to, że u nas znacząco zmniejszyła się liczba faktur do księgowania. Część zespołu przeszła na emeryturę, a pozostali pracownicy zostali przeniesieni do innych działów, w których mogli zająć się bardziej wartościową i rozwijającą pracą. Tylko tutaj warto wspomnieć, że proces pomniejszenia działu w PESA’ie był naturalny i związany z dalszym rozwojem firmy, nie był to „wypadek przy pracy”.

Mariusz Pultyn: Faktem też jest to, że pracy wszędzie przybywa. Bardzo często jest tak, że gdy roboty zajmą się powtarzalnymi i nudnymi zadaniami, daje to szansę na to, by firma zajęła się rozwojem innych projektów lub działów.

Czy robot w kwestii zmieniających się przepisów podatkowych (np. odliczenie VAT) jest na bieżąco aktualizowany? Która strona pilnuje tych kwestii?

Andrzej Retman: Robot jest aktualizowany nawet wtedy, kiedy nie zmieniają się przepisy. Pasterze Robotów modyfikują procesy na prośbę klienta. Jeśli tylko pani z księgowości wpadnie na nowy pomysł, nową modyfikację, to taki proces jest konsultowany z deweloperami robotów.

Mariusz Pultyn: Jeśli chodzi o kwestie techniczne, to robot jest takim nowym kolegą z pracy. Dlatego też odpowiedzialność za zmieniające się rzeczy spoczywa na właścicielu procesu, który staje się takim managerem robota. Tak jak należy swoich współpracowników poinformować o nowym stylu pracy, tak też deweloper powinien od klienta dostać informację, jakie zmiany i modyfikacje są potrzebne. Zwykle o zmianach, np. prawnych informuje się wcześniej. Dlatego też bardzo ważnym aspektem współpracy klienta z dostawcą RPA jest komunikacja.

Czy robot także rozlicza zaksięgowane pozycje z wyciągów?

Andrzej Retman: Istnieją wyciągi, w których rozlicza. Jednak dla szybkości robot raczej nie obsługuje tak dużych wyciągów. Z naszej perspektywy było to nieopłacalne w momencie wdrożenia ze względu na szybkość wykonywania danej operacji.

Pasterz Robotów: Obecnie, w Digital Teammates, dla jednego z naszych klientów wprowadzamy pierwsze roboty, które będą obsługiwały takie pliki. Znaleźliśmy sposób na to, by robot jeszcze łatwiej mógł poradzić sobie z przeszkodami (patrz punkt 9).

Jak w Pana firmie funkcjonuje proces księgowania wyciągów, w jakich godzinach, jak dostarcza Pan robotowi pliki MT940?

Andrzej Retman: Z reguły w godzinach porannych – 7-8 rano. Pewne rzeczy roboty mogą wykonywać w nocy, jednak z reguły wyciągi, które pojawiają się rano mają charakter priorytetowy i nie mogą czekać do wieczora. W związku z tym robot ma swój harmonogram pracy, wie, do której dokładnie godziny ma przetworzyć dane.

Mariusz Pultyn: Godziny nocne są dla robotów i ludzi o tyle wygodne, że w nocy nie występują przeciążenia systemów. Dzięki temu robot może swobodniej i szybciej korzystać z pewnych aplikacji, co znacząco przyśpiesza czas pracy. Dodatkowo robot w nocy może przygotować dokumenty dla pracownika, tak by on mógł rano zająć się swoimi zadaniami bez żadnych przeszkód. W końcu ma wszystko przygotowane przez Cyfrowego Kolegę. Dlatego też niektóre procesy z perspektywy Digital Teammates wolimy przesunąć na godziny nocne.

Jakiego rodzaju błędy występują w dokumentach, z którymi robot sobie nie radzi i pokazuje błędy?

Andrzej Retman: Trudno mi określić, jednak generalnie błędów nie ma.

Mariusz Pultyn: Robot pracuje według pewnego wzorca, dlatego pewne zmienne muszą się zgadzać (np. daty, dane kontrahentów, kwoty, NIP). Kiedy robot nie ma pewności, że dane są prawidłowe, a są istotne dla klienta, Cyfrowy Pracownik przekazuje tego pliku w ręce człowieka.

Czy macie Panowie doświadczenie lub wiedzę, czy banki mogą same wysyłać na konkretną skrzynkę pliki MT940? Tak, aby robot nie musiał czekać na człowieka?

Andrzej Retman: Wiemy, że istnieje możliwość, by korzystać z dodatkowego serwera. Jednak do tej pory nie interesowaliśmy się szerzej tym rozwiązaniem. Banki czasami oferują taką usługę, to są jednak rozwiązania, które wymagają nowego wdrożenia. Co więcej, zysk nie byłby duży. Wolumen do przetworzenia musiałby być ogromny, żeby banki w ogóle zgodziły się na takie zmiany.

Czy wyciągi bankowe w bankowości elektronicznej ściąga człowiek i dalej pracę rozpoczyna robot?

Mariusz Pultyn: Tak. Te wyciągi w jakiś sposób muszą się znaleźć w środowisku. Robot w większości nie potrafi ominąć zabezpieczeń typu „nie jestem robotem” czy podwójnej autentykacji. Stąd potrzebna jest współpraca między robotem i człowiekiem.

Jaką część rozliczania delegacji wykonuje robot u Państwa? Czy delegacje są również zagraniczne, czy tylko polskie.

Andrzej Retman: Na ten moment delegacje są polskie i zagraniczne. W dobie pandemii tych delegacji jest zdecydowanie mniej, ale robot nadal wykonuje zadania związane z przerzuceniami informacji pomiędzy systemami. Oczywiście w pandemii tych delegacji jest mniej niż zazwyczaj. Jednak nadal ułatwienia związane z automatyzacją tego procesu znacząco pomogły w procesie rozliczania delegacji w PESA’ie.

Mariusz Pultyn: Delegacje polskie są dużo łatwiejsze do rozliczenia niż delegacje zagraniczne. Dzieje się tak ze względu na wszelkie operacje związane z walutami. Jeżeli coś zautomatyzujemy, to zmieniające się wolumeny nie wpływają na zmianę charakteru pracy. Niezależnie od tego czy tych wolumenów jest więcej lub mniej, roboty lubią pracować bardzo intensywnie, ale także nie dokucza im nuda, gdy nie mają pracy. Ludzie jednak szukają balansu, złotego środka. Jak już się coś zautomatyzuje to temat spiętrzeń już tak naprawdę nie stanowi żadnego problemu.

Powyższe pytania powstały na podstawie szczegółowych pytań zadanych przez uczestników webinaru, dlatego poruszają jedynie aspekty, które wzbudziły szczególne zainteresowanie publiczności. Aby dowiedzieć się więcej o tym jak przebiegało wdrożenie od początku do końca, odbierz dostęp do nagrania: