Czy tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?

10 min

W grudniu 2020 roku Spółka IDC wspólnie z UiPath opublikowała raport – Robot dla każdego pracownika – czy jesteśmy gotowi umieścić ludzi w centrum myślenia o automatyzacji firmy? (A Robot for Every Worker: Are We Ready for a People-First Automation Mindset?). A to nasuwa pytanie – czy tworzenie robotów to rzeczywiście zajęcie dla każdego?

Na podstawie ankiet przeprowadzonych wśród 431 firm z 19 branż zatrudniających co najmniej 250 pracowników autorzy przeanalizowali potencjał tzw. demokratyzacji procesu wytwarzania robotów, czyli zaangażowania jak najszerszej grupy pracowników w aktywną pracę nad robotyzacją. Stanem docelowym byłby tytułowy – Robot dla każdego pracownika. Na ten moment jest to trudne do osiągnięcia z powodu ograniczonych zasobów, które można poświęcić na budowę i utrzymanie robotów.

Czy naprawdę tworzenie robotów to zajęcie dla każdego?

Raport pokazuje dystans jaki nas dzieli od tego celu. Okazuje się, że 80% decydentów w firmach, które stosują robotyzację daje pracownikom dostęp do narzędzi RPA. W tej grupie 22% badanych ocenia ten program jako duży sukces, a 71% jako umiarkowany sukces. Na pierwszy rzut oka te liczby nie wyglądają najgorzej, ale okazuje się, że tylko 11% pracowników stworzyło roboty, które kiedykolwiek trafiły do produkcyjnego użytku. Sami pracownicy również nie wykazują nadmiernego entuzjazmu – 25% wyraziło silną chęć wzięcia udziału w programie budowy robotów. Kolejne 38% stwierdziło, że być może wzięłoby udział, a kolejne 27% jasno odmówiło udziału.

Te dane wyraźnie wskazują, że droga do demokratyzacji jest jeszcze daleka. Jest to z pewnością po części wynikiem nastawienia decydentów do jej idei. Aż 53% z tych, którzy aktywnie wspierają ideę, ma negatywną opinię o wartości robota dla każdego pracownika (i aż 79% tych, którzy nie wspierają demokratyzacji).

Do tego dokłada się najczęściej brak jasnej wartości biznesowej takich robotów. Trudno sobie wyobrazić, że praktycznie każdy pracownik wykonuje wystarczająco dużo powtarzalnych, frustrujących zadań, aby opłacało się je robotyzować, a potem utrzymywać.

Nowe podejście do robotyzacji.

Stąd też propozycja autorów raportu, aby odejść od klasycznego podejścia skupionego na procesie (Process First), które skupia się na poprawie jego efektywności, jakości, szybkości oraz obniżeniu kosztów. Nowym celem byłoby zadbanie o pracowników (People First). Wynika to z prostej obserwacji, że pracownicy, którzy czują się docenieni i lubią swoją pracę, wykonują ją lepiej. A to wpływa na niższe koszty operacyjne – mniejszą rotację i zmniejszone koszty szkolenia nowych osób.

Autorzy raportu są pełni optymizmu co do idei demokratyzacji, podając pomysły na to, w jaki sposób wdrożyć ją w życie. Zainteresowanych zachęcam do zapoznania się z całością badania.

Ja natomiast chciałbym postawić pytanie, czy dbałość o pracowników powinna być wyrażana poprzez demokratyzację procesu wytwarzania robotów? Szczególnie, że jak wynika z ankiety, sami pracownicy i decydenci odnoszą się z rezerwą do tego pomysłu.

Czy to tylko kwestia przekonania jednych i drugich, że to dobry pomysł, czy też trudność leży gdzie indziej?

Na pewno trudno z sukcesem wdrożyć jakąkolwiek inicjatywę, nie mając poparcia albo nawet neutralności decydentów. Z ankiet wynika, że zdecydowana większość z nich, nawet jeśli rozumie niefinansowe korzyści z demokratyzacji, to nie jest przekonana o tym, że przynosi ona wartość firmie. Z mojego punktu widzenia można sobie poradzić z tym wyzwaniem wybierając do tego celu procesy, które jednocześnie mają jasne, mierzalne korzyści. Nie muszą to być koniecznie korzyści finansowe, chociaż takie najłatwiej przemawiają do wyobraźni decydentów. Równie dobrze można postawić na twarde wskaźniki efektywnościowe lub jakościowe.

W większości przypadków zwiększenie wydajności lub ograniczenie liczby błędów w procesie da się w ostatecznym rozrachunku przełożyć na konkretne pieniądze. Pokazując, że można jednocześnie osiągać cele Process First oraz People First z pewnością łatwiej przekonamy decydentów, że inicjatywa demokratyzacji ma sens. Z czasem dysponując większą liczbą pracowników przeszkolonych w automatyzacji, możemy sięgać po procesy o słabszym business case. Dzięki coraz większemu doświadczeniu kolejne wdrożenia powinny być tańsze, mniej podatne na błędy i krótsze.

Jak namówić pracowników do tego, żeby chcieli zająć się automatyzacją?

Autorzy raportu sporo miejsca poświęcają temu, jak namówić pracowników do tego, żeby chcieli zająć się automatyzacją. Z mojego doświadczenia to zadanie jest nawet trudniejsze niż przekonanie decydentów. Konstruowanie robotów brzmi bardzo atrakcyjnie i daje ogromną satysfakcję, ale ciągle kojarzy się z trudnym inżynierskim procesem. Dlatego większość osób bardzo nisko ocenia swoje możliwości opanowania platform robotycznych w stopniu wystarczającym do efektywnej pracy. Na pewno dostawcy platform Low-Code, czy nawet No-Code zrobili wiele, żeby było to bardziej intuicyjne. Dostępne są narzędzia wspierające kodowania, a nawet rejestratory robotów. Niestety ciągle osiągnięcie biegłości wymaga sporo czasu, szczególnie kiedy trzeba wyjść poza schemat ustalony przy pomocy gotowych komponentów.

Dużym wyzwaniem jest też naturalna obawa przed programowaniem. W szczególności, kiedy końcowy robot będzie miał dostęp do danych wrażliwych lub danych finansowych. Często zdarza się tak, że mamy ograniczoną dostępność do środowisk testowych, w których można bezpiecznie poeksperymentować z wytwarzaniem robotów. Wówczas takie obawy są jak najbardziej uzasadnione.

Jak poradzić sobie z wyzwaniami?

Odpowiedzią na te wyzwania powinno być stworzenie jak najlepszych warunków do łagodnego wejścia w tematykę robotyzacji. Nie musimy od początku wymagać pełnego zaangażowania w cały cykl deweloperski. Na początek warto, aby pracownicy zrozumieli, w jaki sposób poszukiwać potencjału robotycznego w codziennych zadaniach. Nie tylko pod kątem ich możliwości automatyzacji, ale również kryteriów ekonomicznych, czy też pokonywania barier technicznych. W taki sposób pomysły na roboty mają większe szanse realizacji, a co za tym idzie pracownicy są bardziej zmotywowani do dalszych poszukiwań.

Osobnym zajęciem, które nie wymaga umiejętności technicznych jest testowanie robotów, a potem zgłaszanie rozszerzeń do ich funkcjonalności. To również może być zadanie stopniowo oswajające z terminologią techniczną i dające możliwość bezpośredniego wpływu na ostateczny kształt robotów.

Dobrą okazją do tego, aby łagodnie wejść do świata robotyzacji są hackathony, warsztaty czy szkolenia online, w którym można wziąć udział. Pomogą one w sprawdzeniu, czy dobrze czujemy się w roli pełnoprawnego twórcy robotów.

Z mojego doświadczenia zawsze przy okazji takich aktywności odnajdziemy osoby, które z pełnym zaangażowaniem będą chciały dołączyć do Robotycznego Centrum Kompetencji. Inni odnajdą w sobie nowe umiejętności, które będą chcieli rozwijać równolegle ze swoimi codziennymi obowiązkami. Natomiast wszyscy, bez wyjątku, zdobędą wiedzę, która w przyszłości ułatwi poszukiwanie potencjału oraz wdrożenie robotów. A to obniży koszty projektów i pozwoli sięgać po zadania o niższym potencjale robotycznym. Takie zadania w normalnym procesie oceny potencjału nigdy nie miałby szans na uruchomienie.

Czy w takim razie przekonanie decydentów i zaangażowanie pracowników jest gwarancją sukcesu idei robota dla każdego?

Okazuje się, że jest jeszcze jedna trudność, którą trzeba pokonać na samym początku. Nawet jeśli użyjemy nowoczesnych narzędzi, które wymagają minimalnej wiedzy technicznej lub deweloperskiej, to ostatecznie roboty pozostaną oprogramowaniem, które podlega normalnemu procesowi inżynierskiemu. W tym procesie kodowanie zwykle jest dość niewielkim wycinkiem całości. Nie ma tu miejsca, żeby opisywać wszystkie jego elementy, ale warto na pewno pomyśleć o:

właściwym wersjonowaniu kodu,
automatycznym procesie migracji kodu pomiędzy środowiskami,
automatycznych testach robotów,
opracowaniu najlepszych praktyk i wzorców.

Zwykle te podprocesy są obsługiwane przez typowych inżynierów, którzy posiadają umiejętności i wiedzę o całości, więc są w stanie poradzić sobie nawet w sytuacjach wyjątkowych. Dodatkowo każdy proces wytwarzania oprogramowania powinien zakładać minimalne nakłady na późniejsze utrzymanie, co można osiągnąć przez wysoką standaryzację dewelopmentu. Nie jest łatwo wymagać tego od osób, które są niedoświadczone, albo wykonują zadania programistyczne jako zajęcie dodatkowe.

Potrzeba bardzo dojrzałego Robotycznego Centrum Kompetencji w organizacji, opartego w całości lub większości na automatycznych procesach wytwarzania robotów, aby umożliwić jego rozszerzenie o pracowników z jednostek biznesowych. Dobrą praktyką w tej sytuacji jest przede wszystkim osiągnięcie tej dojrzałości zanim rozpoczniemy proces demokratyzacji. Jeżeli fabryka robotów działa bez zarzutu, to można zacząć rozszerzać ją o kolejne osoby, jednocześnie pilnując metryk, szczególnie związanych z jakością oprogramowania. Trzeba też pamiętać, że ostateczna odpowiedzialność, kontrola i monitoring zarówno dewelopmentu, jak i utrzymania robotów nadal powinna pozostać w ramach Robotycznego Centrum Kompetencji.

Podsumowanie

Reasumując idea demokratyzacji wytwarzania robotów jest warta uwagi i polecenia, ale ciągle trudna do praktycznego zastosowania, szczególnie w dużej skali. Wszędzie tam, gdzie mamy ambicję zatrudnić w inżynierskim procesie dziesiątki, setki, a może i tysiące pracowników firmy musimy zadbać przede wszystkim o:

właściwą koordynację ich działań,
odpowiedni poziom kompetencji,

a także dać satysfakcję z efektów ich pracy i nakreślić perspektywę długofalowego rozwoju. Wszystkie te aspekty są nie tylko krytyczne dla powodzenia przedsięwzięcia, ale też skomplikowane i bardzo ambitne.

Na pewno demokratyzacja jest kolejnym etapem dojrzałości firm, które strategicznie myślą o automatyzacji swoich procesów nie tylko w kontekście większej efektywności, ale również podniesienia zaangażowania pracowników.

Raport IDC i UIPath pokazuje ścieżkę dojścia do tego celu. Będę z ciekawością śledził kolejne historie organizacji, którym udało się go osiągnąć.