Robotic Process Automation. Modele wdrożenia, czyli różne drogi do zatrudnienia Cyfrowych Pracowników

10 min

Technologia Robotic Process Automation staje się popularniejsza także nad Wisłą. Rosnące koszty pracy, pandemia, coraz trudniejsze utrzymanie ciągłości biznesowej przedsiębiorstwa znacznie przyspieszyły wdrożenie RPA w polskich firmach i w ogóle transformację cyfrową. Cyfrowy Współpracownik wykona za nas nudne, żmudne, powtarzalne czynności oparte o reguły i często podatne na ludzkie błędy. Bot w wielu przypadkach przeprowadzi procesy biznesowe za o wiele mniejsze wynagrodzenie niż człowiek. Jak może przebiegać wdrożenie RPA w firmie?

Wdrożenie RPA – kiedy się na to zdecydować?

Według twórców raportu „Inteligentna automatyzacja 2020” coraz więcej polskich firm stara się wykorzystywać potencjał Cyfrowych Pracowników. Na podstawie wyników pięciu dorocznych badań okazało się, że liczba firm, które wprowadziły ponad 50 automatycznych rozwiązań, osiągnęła dwucyfrowy poziom. Trzynaście procent respondentów potwierdziło, że rozpoczynają wprowadzanie automatyzacji na szerszą skalę.

Automatyzacja procesów biznesowych lub decyzja o wdrożeniu technologii RPA wymaga zwrócenia uwagi na kilka kwestii. Robotyzacja procesów zmusza do uwzględnienia łącznego kosztu implementacji i utrzymania robotów w organizacji. Warto wziąć kalkulator do ręki i sprawdzić:

który model biznesowy jest dla naszej firmy bardziej opłacalny,
jakie procesy warto zrobotyzować,
jakie procesy lepiej pozostawić w rękach ludzkich.

Co to jest Robotic Process Automation? Z pewnością nie jest magiczną różdżką, która samoistnie optymalizuje procesy, ani receptą na wszystkie bolączki organizacji w Polsce. Po rzetelnej analizie potencjału może się okazać, że robotyzacja niektórych procesów nie ma uzasadnienia ekonomicznego. Model wdrożenia RPA to dla firmy kluczowy aspekt z perspektywy analizowania kosztów i późniejszego zwrotu z inwestycji lub jego braku. W dalszej części artykułu omawiamy trzy scenariusze robotyzacji.

Trzy scenariusze robotyzacji

Centre of Excellence

Wiele dużych banków i firm ubezpieczeniowych tworzy wewnętrzne centra kompetencji RPA. Takie programowanie nie jest tanim rozwiązaniem. Należy liczyć się z zatrudnieniem programistów, analityków biznesowych, opłatami licencyjnymi oraz kosztami eksploatacyjnymi centrum. Koszt dobrej, stabilnej i bezpiecznej platformy RPA to rocznie ok. 10 000 USD za jedną licencję. Jeżeli klient oczekuje, aby procesy były realizowane przez boty równolegle, a nie w sekwencji jeden po drugim, należy dokupić proporcjonalnie większą liczbę licencji. Pytanie, które samo przychodzi na myśl to, co zrobimy w przypadku, gdy liczba procesów, które chcieliśmy poddać robotyzacji, wyczerpie się?

Fixed price – outsourcing stworzenia bota

Jest to najpopularniejszy model wdrożenia Robotic Process Automation w Polsce. Firmy, dla których optymalizacja procesów biznesowych jest czymś nowym, zwykle na początku przekazują w ręce bota 2-3 procesy. Jeżeli technologia sprawdzi się w organizacji, a pracownicy przekonają się do niej, projekt jest skalowany i w ciągu kolejnych 24 miesięcy rozwijany do 8-10 procesów. Przy takim scenariuszu zwrot z inwestycji jest praktycznie niemożliwy. Dlaczego? Policzmy:

koszt licencji platformy RPA to 10 000 USD rocznie (Blue Prism, Automation Anywhere, UiPath),
średni czas developmentu jednego procesu to ok. 30 dni,
średnia stawka dzienna za pracę dewelopera oscyluje w okolicy 1 700 PLN.

Często pomijanym aspektem jest infrastruktura. Dodatkowe środowisko produkcyjne i testowe dla bota to kwota ok. 150 000-200 000 PLN. Koszt 200 000 PLN jako próg wejścia w technologię RPA często jest dla polskich przedsiębiorców zbyt wysoki – mimo chęci zautomatyzowania nudnych i powtarzalnych czynności, tak aby pracownicy mogli skupić się na bardziej innowacyjnych i kreatywnych zadaniach.

Robot as a Service

Model usługowy staje się w Polsce coraz popularniejszy. Polacy pokochali modele subskrypcyjne. Coraz więcej osób decyduje się na takie rozwiązania, zaczynając od wynajmu samochodu zamiast jego kupna aż po dostęp do codziennej rozrywki. Sukcesy platform takich jak Spotify czy Netflix pokazują, że współczesny klient dąży do kupowania gotowych produktów. Bez konieczności martwienia się o aktualizacje i awarie. Dlaczego więc nie zdecydować się na wynajem robotów?

Pierwszym, istotnym krokiem jest analiza procesów pod kątem programowania RPA. Podczas spotkania sprawdza się ich potencjał poprzez mierzenie czasu wykonywania pojedynczych czynności składających się na całość procesu oraz następuje weryfikacja ich wolumenów (np. liczby faktur do zaksięgowania w miesiącu). Jeżeli robotyzacja procesu okaże się nieuzasadniona z punktu widzenia ekonomicznego lub technicznego, to dostawca technologii RPA to zasygnalizuje. W ramach miesięcznej subskrypcji firma ma również wsparcie dewelopera. Usługa obejmuje też wszelkie pozostałe i niezbędne elementy związane z wytworzeniem i utrzymaniem bota w organizacji:

infrastrukturę (MS Azure),
licencję platformy (Blue Prism),
monitoring, utrzymanie i rozwój bota w firmie.

Zmiana ustawy lub aktualizacja systemu ERP nie spowoduje dodatkowych kosztów za modyfikację kodu robota, ponieważ zostało to uwzględnione w pierwotnej cenie.

Osoby odpowiedzialne na co dzień za biznes i funkcjonowanie przedsiębiorstwa nie interesują kwestie techniczne, a efekt danego rozwiązania. Robot ma realizować postawione przed nim cele i wykonywać zadania oddane w jego ręce. Klient skupia się na wykonanej pracy. Nie trafią do niego argumenty związane z brakiem miejsca na serwerze czy nieodpowiednim czasem reakcji na poprawę błędu. Warto więc rozliczać się z dostawcą za realnie wykonaną pracę bota.

Podsumowanie

Termin Robotic Process Automation coraz rzadziej zmusza do pytania o to, co to jest – częściej klienci zastanawiają się, jak skutecznie i bez obciążających kosztów wdrożyć robotyzację. Oprócz rzetelnej analizy jest potrzebna decyzja, w jaki sposób technologia RPA ma zostać wprowadzona do organizacji. Niezależnie od tego, czy planowana jest automatyzacja procesów księgowych, czy robotyzacja w działach obsługi klienta. Dla większości firm optymalnym rozwiązaniem jest model subskrypcyjny, który nie wymaga tak wysokich nakładów finansowych, jak choćby samodzielne tworzenie centrum kompetencji RPA.

Chcesz zobaczyć więcej przykładów robotyzacji w firmach? Pobierz e-book