Najczęstsze mity i blokery robotyzacji procesów biznesowych

Powielane przekonania, które powtórzone setki razy zaczynają imitować prawdę. 

Czy wiesz, dlaczego analiza potencjału robotycznego jest tak ważna? Jeszcze do niedawna większość firm traktowała robotyzację jak nowinkę technologiczną, tymczasem RPA na stałe weszło do głównego nurtu cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Jest to technologia, którą rozważa się wszędzie tam, gdzie pracownicy mierzą się z:

• nudną i powtarzalną pracą,
• z trudnymi do przewidzenia skokami wolumenów,
• ryzykiem konsekwencji wynikających z możliwych błędów,
• trudnościami związanymi z zachowaniem ciągłości procesów.

Popularyzacja technologii RPA nierozerwalnie wiąże się z dopiero pojawiającymi się na rynku błędnymi przekonaniami, jak i z zakorzenieniem tych już istniejących. Blokuje to zastosowanie Robotic Process Automation w wielu organizacjach. W poniższym artykule skupimy się na najczęściej powielanych mitach dotyczących Robotic Process Automation. Dzięki temu zrozumiesz też, jak ważna jest obiektywna analiza potencjału robotycznego.

Firmy, w których zespoły back office’owe stanowią znaczącą część organizacji, są błędnie przekonane, że ich potencjał robotyczny jest proporcjonalnie duży do liczby zatrudnionych pracowników. Organizacje skupiają uwagę przede wszystkim na cenie jednostkowej za roboczodzień developera oraz na kosztach licencji robotycznej. Pomijają przy tym równie wysokie koszty utrzymania i modyfikacji botów. Nieprzemyślana strategia budowania i rozwoju kompetencji robotycznych bardzo często prowadzi do powołania instalacji kosztownych w developmencie i utrzymaniu, które nie rozwiązują faktycznych wyzwań biznesowych.

Automatyzacja i robotyzacja procesów biznesowych powinna być poprzedzona analizą potencjału. Jednoznacznie potwierdzi ona zasadność wdrożenia RPA oraz dostarczy informacji o ilości i stopniu skomplikowania procesów. Dane te pozwolą nie tylko przygotować plan budowy i rozwoju RPA jako strategicznej kompetencji organizacji. Posłużą one do obiektywnej oceny finansowej zasadności (ROI) wdrożenia robotów.

Mit #2: Robot musi być przede wszystkim tani w developmencie 

Kolejność czynności, które należy wykonać przy wdrożeniu Robotic Process Automation w organizacji, wygląda następująco:

• identyfikacja potrzeb biznesowych,
• analiza potencjału robotycznego procesów,
• development,
• wdrożenie oraz utrzymanie robotów, za co odpowiadają Pasterze Robotów.

Tylko w tej sekwencji wdrożenie daje gwarancję sukcesu. Roboty to przede wszystkim oprogramowanie ze wszystkimi jego konsekwencjami. Rozważanie robotyzacji bez analizy potencjału robotycznego, przyglądając się jedynie kosztowi developmentu, można porównać do kupowania „kota w worku”.

Procesy ulegają przemodelowaniu na skutek zmian w wymaganiach biznesowych, czy aktualizacji systemów informatycznych. Znaczący wpływ na modyfikacje mają również dynamicznie pojawiające się zmiany legislacyjne, które bezpośrednio wpływają na kształt procesu. Te zmiany szczególnie są widoczne w obszarach księgowości oraz kadr i płac. W tej sytuacji robot również wymaga dostosowania do nowych warunków. Przebudowanie robota wiąże się z dodatkowymi kosztami, których początkowo nie uwzględniono w budżecie. To z kolei skutkuje:

• pozostaniem z niedziałającym robotem,
• poniesionymi kosztami developmentu,
• niewykorzystanymi licencjami robotycznymi (które bardzo często są jednym z głównych kosztów),
• nieobsługiwanym automatycznie procesem biznesowym.

Mit #3: Robotyzację można przeprowadzić bez angażowania IT 

Identyfikacja wyzwań oraz wąskich gardeł procesów to domena biznesu. To on definiuje i identyfikuje obszary, które wymagają wdrożenia cyfrowych asystentów oraz odciążenia pracowników od wykonywania powtarzalnych i schematycznych zadań. W wielu organizacjach to również biznes jest inicjatorem oraz liderem projektu RPA dostarczającym zapotrzebowanie na rozwiązanie do zespołów IT. Zaangażowanie działu IT na etapie rozmów o niezbędnych dostępach, usprawnieniach i infrastrukturze zwiększa pewność, że automatyzacja procesów biznesowych będzie sukcesem.

Na koniec dnia trzeba mieć świadomość, że roboty to oprogramowanie ze wszystkimi jego składowymi, a więc wdrożeniem, zarządzaniem zmianą, gwarancją bezpieczeństwa, jakością obsługi procesów oraz ich utrzymaniem. Brak zaangażowania IT w dłuższej perspektywie skutkuje również problemami ze skalowalnością wdrożenia, co w konsekwencji prowadzi do utrzymywania nieefektywnego rozwiązania, które de facto przestaje być odpowiedzią na wyzwania biznesu.

Mit #4: Robot powinien obsługiwać procesy end-to-end

Często podczas przygotowywania instrukcji obsługi procesu uwzględnia się wszystkie możliwe sposoby jego przebiegu. Zawiera się w nich również niskowolumenowe ścieżki, np. te obsługujące kilka faktur jednego dostawcy w ciągu miesiąca. Związane jest to z błędnym założeniem, że proces powinien zostać zautomatyzowany od początku do końca. Obsługa pojedynczych przypadków, które wykonuje się raz w miesiącu lub rzadziej, nie jest celem skutecznego i efektywnego wdrożenia RPA.

Rolą automatyzacji jest przekazanie w ręce cyfrowych pracowników powtarzalnych procesów o wysokiej częstotliwości. Aby wdrożenie RPA było zasadne, należy poddać robotyzacji tę część procesu, która jest najczęściej wykonywana przez pracownika. W przypadku pojedynczych iteracji lub obsługi wyjątków rozsądniej jest pozostawić je pracownikowi. Development robota, który będzie obsługiwać proces end-to-end, jest czasochłonny i kosztowny. Rozbudowa o kolejne alternatywne ścieżki obsługi niskowolumenowych części procesu zdecydowanie zwiększa złożoność kodu robota, co bezpośrednio przekłada się na wydłużony czas developmentu oraz wzrost kosztu jego wyprodukowania i utrzymania. Optymalizacja procesów biznesowych dotyczy natomiast zadań o największym wolumenie.

Podsumowanie

W artykule skupiliśmy się na najczęściej powielanych mitach i schematach, które często zatrzymują automatyzację i robotyzację procesów biznesowych. Aby wdrożenie Robotic Process Automation w organizacji zakończyło się sukcesem, należy pamiętać o fundamentalnym pierwszym kroku, którym jest analiza potencjału robotycznego. To na jego podstawie powinna zostać przygotowana wycena projektu oraz podjęta decyzja o zasadności wdrożenia.

Rozpoczynając proces implementacji, należy zachować w pamięci to, aby Cyfrowi Współpracownicy powinni wykonywać zadania powtarzalne o największym wolumenie. Roboty to tak naprawdę cyfrowi asystenci, którzy mają wspierać pracowników w ich codziennej pracy, a nie zastępować ich, wykonując często nieopłacalną do robotyzacji część procesu. Z kolei współpraca biznesu z IT od samego początku projektu jest gwarantem utworzenia skalowalnego, w pełni bezpiecznego rozwiązania będącego strategiczną kompetencją firmy. Efektem udanego wdrożenia jest wysoka efektywność współpracy człowieka i robota, w której to pracownik wykorzystuje swoje kluczowe kompetencje, a robot jest gwarantem wykonanych w 100% poprawnie powtarzalnych procesów.