Jak RPA odmienia codzienność w działach finansowych

Księgowanie faktur, wyciągów bankowych, rozliczanie delegacji, czy wprowadzanie przelewów to powtarzalne procesy obarczone wysokim ryzykiem popełnienia błędu, z którymi mierzy się niemal każdy dział finansowo-księgowy. Pracownicy codziennie wprowadzają setki danych do systemów, a także porównują je między różnymi programami. Z każdym kolejnym dokumentem ich uwaga spada, a zadania wykonywane są coraz wolniej. Powoduje to rosnącą frustrację, brak perspektyw na rozwój w organizacji, a nawet doprowadza do wysokiej rotacji w zespole. Bardzo często odpowiedzią na te wyzwania jest robotyzacja działów finansowych.

O ile automatyzacja procesów biznesowych od dawna jest codziennością w praktycznie każdym dziale operacyjnym lub back-office, o tyle sama robotyzacja budzi wśród wielu osób opór. Roboty mechaniczne w fabrykach nie zaskakują, ale coraz częściej ich software’owi odpowiednicy wkraczają do biur. Jak więc przekonać pracowników do współpracy z robotami?

Codzienność w działach finansowych

Próbując scharakteryzować zadania działu księgowości możemy powiedzieć, że jest to ogromna liczba czasochłonnych operacji. Pracownicy tych zespołów m.in. organizują i prowadzą księgi rachunkowe, a także przygotowują sprawozdania finansowe. To właśnie ta część każdej firmy kładzie istotny nacisk na dokładność i precyzję wykonywanych zadań.

Jak się okazuje dział księgowości to miejsce, gdzie najczęściej rozpoczyna się w firmach wdrażanie automatyzacji procesów biznesowych. Dlaczego? Pracownicy zespołów finansowo-księgowych bazują na ustandaryzowanych procesach, które muszą wykonywać zgodnie z narzuconymi normami prawnymi. To także oni czuwają nad terminowością realizacji zadań. Duża pracochłonność i powtarzalność transakcji sprawiają, że procesy te są idealnymi przykładami by przekazać je w ręce robotów. Sytuacja pandemiczna oraz zmiany zachodzące w procesach legislacyjnych sprawiają również, że w ostatnich latach potencjał robotyczny procesów księgowych znacząco wzrósł.

Wyzwania zespołów finansowo-księgowych

Obserwując doświadczenia naszych Klientów oraz sytuację rynkową mogliśmy zauważyć kluczowe zmiany w funkcjonowaniu działów finansowo-księgowych. Wielu CFO po okresie pandemii wciąż mierzy się z zachowaniem ciągłości biznesowej. Funkcjonowanie w zespołach rozproszonych opierających się na pracy hybrydowej nie powinno jednak wiązać się z utrudnionym przepływem informacji czy spowolnieniem wykonywanych procesów. Zwłaszcza, że praca wykonywana przez te działy ma wpływ na funkcjonowanie całej organizacji.

Co więcej, dynamiczne zmiany legislacyjne wymagają uruchomienia nowych schematów postępowania. Procesy te często są pracochłonne i obarczone wysokim ryzykiem popełnienia błędu. Muszą też zwykle zostać jak najszybciej wdrożone. Wiążą się również z zatrudnieniem i przeszkoleniem nowych pracowników lub zwiększeniem zakresu zadań wśród obecnych członków zespołów. Z kolei na rynku kluczowa staje się zdolność podejmowania decyzji biznesowych i kierunku rozwoju firmy w oparciu o dane rzeczywiste. Ilość danych, które należy przeanalizować ciągle wzrasta, a ich analiza jest czasochłonna i wymaga eksperckiej wiedzy.

Pomoc instytucjom finansowym, a także mniejszym i większym zespołom księgowym w cyfrowej transformacji jest częścią naszego DNA. Każdego dnia nasze roboty pomagają pracownikom firm z tego sektora pozbyć się najbardziej nielubianych, ale koniecznych do wykonania zadań.

Szerzej o wyzwaniach, z którymi mierzą się działy finansowo-księgowe można przeczytać tutaj.

Robotyzacja działów finansowych

Tak jak wspomniałem wcześniej – roboty mechaniczne w firmach już nie zaskakują. Pracownicy wiedzą, że zadaniem tych maszyn jest często wykonywanie monotonnych, powtarzalnych i opartych na konkretnym schemacie czynności. Podobnie wygląda praca robotów zatrudnianych w biurach. Ich cel jest identyczny, jednak największą różnicą jest brak fizyczności – roboty software to tak naprawdę odpowiednio zaprogramowane algorytmy do pracy na całych systemach, procesach lub pojedynczych zadaniach.

Wdrożenie samego robota przebiega szybko i sprawnie (z doświadczenia możemy powiedzieć, że jest to zazwyczaj okres 4-6 tygodni), szczególnie tam, gdzie jest on oddelegowany do wydzielonych i poprawnie opisanych zadań. Jednym z głównych zastosowań RPA są proste prace biurowe, ale ich złożoność zależna jest wyłącznie od pomysłu pracownika, któremu robot ma ułatwić wykonywanie zadań. Cyfrowi Współpracownicy mogą pomóc:

• przy przenoszeniu danych;
• wysyłaniu pism;
• przeklejaniu danych;
• generowaniu raportów.

A co najważniejsze – robią to o wiele dokładniej i szybciej od swoich ludzkich kolegów. Gdy są roboty, a danych przybywa, nie będziemy zmuszeni by zatrudnić kolejnych pracowników. Moce przerobowe Cyfrowych Współpracowników są praktycznie nieograniczone.

Co konkretnie obejmuje robotyzacja działów finansowych? Oto lista 5 przykładowych procesów:

Wyciągi bankowe

Księgowanie wyciągów bankowych to idealny przykład powtarzalnego procesu obecnego w każdym dziale księgowości, który warto oddać w ręce Cyfrowych Współpracowników. 

Zobacz na krótkiej animacji, jak zautomatyzowaliśmy proces wyciągów bankowych, a nasz robot odciążył pracowników od powtarzalnego zadania.

Efekty wynikające z automatyzacji procesu obsługi wyciągów bankowych zależne są oczywiście od skali działalności przedsiębiorstwa oraz liczby miesięcznie wykonywanych transakcji.

Przetwarzanie faktur

Przetwarzanie faktur to kolejne z zadań do wykonania dla pracowników z działów finansowo-księgowych. Choć same procesy mogą się różnić zależnie od rodzaju faktur lub wewnętrznych wytycznych, zwykle można je rozłożyć na czynności, które łatwo zautomatyzować. Do takich czynności należy kopiowanie danych np. z cyfrowego PDF-a do pliku Excel czy sprawdzanie poprawności danych w kilku systemach. Roboty mogą więc pomóc w autoryzowaniu, bilansowaniu, wystawianiu oraz księgowaniu faktur.

Rozliczenia z klientami

Roboty świetnie poradzą sobie z wszelkimi procesami, w których trzeba parować ze sobą różne transakcje czy wprowadzać informacje z dokumentów do systemu. Dzięki Cyfrowym Współpracownikom dział może automatycznie wykonywać rozliczenia nettingowe czy rozliczać się z klientami. A sam przebieg czynności po zrobotyzowaniu obejrzeć można na poniższym video:

Generowanie raportów i zestawień finansowych

Gdy dane finansowe przechowywane są w różnych systemach oraz plikach, przygotowanie zestawień zwykle wymaga dużego nakładu czasu pracy.  Przekazując to zadanie w ręce Cyfrowych Współpracowników sprawimy, że zestawienia finansowe powstaną automatycznie. Dodatkowo możemy mieć pewność, że finalne pliki nie będą zawierać błędów. Dzięki temu pracownicy z działów finansowo-księgowych od razu mogą przystąpić do analizy zebranych danych, która to wymaga ich eksperckiej wiedzy.

Procesy kontrolne

Porównywanie danych – zadanie, w którym Cyfrowi Współpracownicy nie mają sobie równych – znajduje doskonałe zastosowanie w procesach np. controllingu. Dobrym przykładem jest przeprowadzanie rekoncyliacji (uzgadnianie sald). Roboty bezbłędnie sprawdzają poprawność danych w różnych systemach i dokumentach. Mogą też pomóc w ujednoliceniu informacji i ich okresowym aktualizowaniu.

Które procesy warto zautomatyzować? Pobierz przegląd zastosowań RPA w dziale finansowym

Zmiany w działach finansowo-księgowych

Na wdrożeniu robota i zautomatyzowaniu jednego z procesów nie kończy się jego cykl życia. Aby odpowiednio panować nad wdrożeniem Cyfrowych Współpracowników w firmie trzeba wiedzieć jak wygląda cykl życia robota – od pomysłu co ma robić, przez jego wytworzenie, utrzymanie, aż do momentu wyłączenia.

To prawda, że firmy na pracy Cyfrowych Współpracowników ograniczają koszty operacyjne i podnoszą swoją konkurencyjność na rynku. Wpływając jednocześnie na rentowność firmy i zadowolenie klientów nie wolno zapominać jednak o aspektach kontrolnych.

To właśnie zadania nadzoru i kontroli powinny trafiać w ręce pracowników – dotyczące podejmowania decyzji biznesowych, wymagające ich eksperckiej wiedzy. Często przedsiębiorstwa tworzą również dodatkowe stanowiska tj. lider robotyzacji, a nawet całe zespoły odpowiedzialne za monitorowanie pracy robotów. W badaniu Deloitte ponad 80% przebadanych organizacji zgadza się ze stwierdzeniem, że RPA w znaczący sposób przyczynia się nie tylko do redukcji kosztów, ale również poprawy satysfakcji z wykonywanej pracy.

Podsumowując – powinniśmy pamiętać, że robot nie zastąpi człowieka w pracy, ale może znacząco odciążyć go od wykonywania zadań powtarzalnych. Pracownicy działów finansowo-księgowych nie muszą więc obawiać się o utratę miejsc pracy. Robotyzacja działów finansowych, zwłaszcza na tak ustandaryzowanych procesach, to ogromna szansa zarówno dla pracowników odzyskujących cenny czas, jak i decydentów, którzy znacząco zmniejszą koszty operacyjne przedsiębiorstwa. Wykonywanie przez pracowników z działu finansowego zadań związanych z analizą danych lub podejmowaniem decyzji podniesie na pewno też ich zadowolenie z pracy. Ten odzyskany bezcenny czas sprawi, że pracownicy działów finansowo-księgowych będą mieć jeszcze większy wpływ na dalszy rozwój firmy. W ostateczności dążymy do synergii i współpracy, w której to roboty bezbłędnie przygotowują pracownikom księgowości materiały do analiz i zadań wymagających ich eksperckiej wiedzy.