Czym jest Proof of Concept i dlaczego go potrzebujesz?

Współczesny rynek IT, i nie tylko, ulega dynamicznym przemianom. Firmy prześcigają się w tworzeniu innowacyjnych produktów lub zupełnie nowych pomysłów na biznes. Podobnie jest w przypadku budowania lub zatrudniania w przedsiębiorstwie pierwszego robota. W tym procesie jednak niezwykle istotny jest wybór odpowiednich narzędzi oraz ocena możliwości wdrożenia robotyzacji zgodnie z założeniami projektu.

Proof of Concept w robotyzacji procesów biznesowych

Śledząc zmiany zachodzące na rynku zdecydowałeś się na wdrożenie w swojej firmie robotyzacji procesów biznesowych. Wybrałeś dział charakteryzujący się najbardziej powtarzalnymi zadaniami. Wraz z pracownikami zdecydowałeś, że w ręce robotów trafi proces obsługi wyciągów bankowych, który mocno obciąża pracę księgowości. Przygotowałeś plan działania, dokonałeś zakupu licencji, a nawet stworzyłeś swój mały zespół, który miał przerodzić się w prawdziwe Centre of Excellence. Kilka tygodni później okazuje się niestety, że zautomatyzowany został proces charakteryzujący się czasochłonnością 0,3 FTE, jakość pracy nie uległa znacznym zmianom, a zatrudnione 6 nowych osób mających zajmować się robotyzacją ma trudności ze znalezieniem powtarzalnych procesów w Twojej dwudziestoosobowej firmie. Stoisz teraz przed dużym wyzwaniem, ponieważ wydałeś kilkadziesiąt tysięcy złotych, pracowałeś kilka tygodni, a być może tworzenie własnego Centre of Excellence to nie była właściwa metoda by wdrożyć pierwsze roboty w firmie. Czy można było w jakiś sposób zapobiec tej sytuacji? Tak. Tworząc Proof of Concept projektu robotyzacyjnego.

Proof of Concept, czyli spróbuj urzeczywistnić pomysł

Innowacyjne rozwiązania, nowoczesne produkty oraz pomysły na biznes oparte na nowych technologiach niemal zawsze wiążą się z dużymi nakładami finansowymi. To właśnie na tym etapie powinniśmy zadać sobie pytania: „Czy uda nam się wykonać ten projekt zgodnie z założeniami?”, a także „Jakie narzędzia są niezbędne by sfinalizować nasz nowy produkt?”. Tutaj z pomocą przychodzi Proof of Concept, czyli próba stworzenia dowodu na słuszność koncepcji przygotowywanego projektu. Jest to coraz częściej wykorzystywane przez firmy działanie, które bardzo często określa czynniki efektywności, a co najważniejsze próbuje udowodnić, że wdrożenie projektu jest zgodne z obecnym zapotrzebowaniem biznesowym przedsiębiorstwa. Stworzenie Proof of Concept pozwoli również zapewnić, że projekt jest opłacalny i wykonalny.

Czym jest PoC?

Samo pojęcie Proof of Concept występuje w wielu dziedzinach i branżach, a jego znaczenie może różnić się w zależności od konkretnego przypadku. Nie jest to gotowy produkt, który mógłby oferować konkretne rozwiązania. Pojęcie to powinniśmy rozumieć raczej w ramach pierwszego etapu całego projektu. To najlepszy moment by ocenić czy dysponujemy:

• wystarczającą ilością czasu;
• odpowiednimi zasobami technologicznymi;
• dopasowanym do projektu zespołem osób;
• adekwatnym zapasem kapitału.

PoC skupia się na konkretnych wyzwaniach projektu, pomaga w ich szczegółowej analizie i obejmuje wszystkie procesy oraz narzędzia niezbędne w realizacji. Proof of Concept stanowi najczęściej pilotażową wersję całego projektu, która ma pokazać możliwości wdrożenia i ich efekt. Do jego zalet zaliczyć możemy krótki czas realizacji w stosunku do całego projektu oraz stosunkowo niski koszt. Warto pamiętać, że jeden projekt może wymagać stworzenia kilku Proof of Concept. Dzieje się tak, gdy zamierzamy stworzyć coś niezwykle rozbudowanego lub charakteryzującego się wieloma ryzykownymi elementami.

Co powinien zawierać Proof of Concept?

Przygotowanie projektu obejmującego wdrożenia w zakresie IT często charakteryzuje się dużym rygorem. Jeśli chodzi natomiast o Proof of Concept to nie ma tutaj jednoznacznych metod i reguł przygotowywania dokumentacji. Warto jednak pamiętać, by przygotowany przez nas dokument odpowiadał na poniższe pytania:

• Czy moja firma potrzebuje tego rozwiązania?

Zanim pracownicy rozpoczną przygotowywanie produktu lub przystąpią do programowania musimy mieć pewność, że wykonywany projekt jest zgodny z zapotrzebowaniem firmy. To właśnie na tym etapie powinniśmy opisać jakie mamy potrzeby oraz jakie problemy pomoże nam rozwiązać wdrażana innowacja.

• Z jakich rozwiązań skorzystamy?

Dokonując dokładnej analizy przychodów i kosztów w Proof of Concept powinniśmy również dokonać wyboru konkretnych rozwiązań, które pomogą nam sfinalizować projekt. Na tym etapie warto również przeprowadzić dokładny research narzędzi wspierających.

• Jak stworzyć prototyp naszego produktu?

Proof of Concept obejmuje również dokument, który zawiera informacje dotyczące prototypu naszego projektu. Opracowujemy wówczas plan stworzenia produktu w wersji początkowej i minimalistycznej, dzięki czemu sprawdzimy czy spełnia on określone przez nas wymagania.

• W jaki sposób przeprowadzimy testowanie projektu?

Testowanie to niezwykle istotny element każdego projektu, nie inaczej jest w przypadku wdrażania robotów w firmie. Utworzenie dokładnego schematu działania, ciągłe wykrywanie błędów i częste testowanie to przepis na sukces wdrożeniowy projektu IT.

Korzyści z przeprowadzenia PoC

Stworzenie Proof of Concept to nie tylko szansa na sprawdzenie wykonalności przygotowywanego projektu, to również wiele korzyści, z których czerpać mogą pracownicy i inwestorzy.

1. PoC daje szansę na praktyczne doświadczenie tworzenia projektu.
2. PoC zmniejsza poziom ryzyka i eliminuje niepewności powstałe na etapie tworzenia projektu.
3. PoC kończy się dokumentem dającym twarde dowody oraz argumenty za wdrożeniem danego rozwiązania.
4. PoC jest przydatny w rozmowach z decydentami lub inwestorami.
5. PoC pozwala uniknąć niepotrzebnych kosztów operacyjnych.
6. PoC systematyzuje potrzeby oraz problemy, na które odpowiedzią ma być wdrażana innowacja.
7. PoC pozwala lepiej zrozumieć schemat działania oraz opracować dokładny harmonogram postępowania podczas wdrażania projektu.
8. PoC jako efekt pracowniczej „burzy mózgów” pozwala określić systemy oraz narzędzia, które zostaną wykorzystane w projekcie.
9. PoC w porównaniu do pełnego projektu jest tani i mniej czasochłonny.

Proof of Concept to narzędzie, które pomaga w racjonalnym i opartym na dowodach (również liczbowych) podejmowaniu decyzji. Pozwala oszczędzić czas i pieniądze, a także zwiększyć prawdopodobieństwo finalizacji przygotowywanego projektu.

Podsumowując, PoC to tak naprawdę niewielka inwestycja, która może przynieść wiele korzyści. Poprawnie opracowany dokument końcowy wskaże właściwy kierunek działań, które należy podjąć. Czasami takie działanie pozwoli nam odnaleźć inne, bardziej odpowiednie ścieżki wprowadzania projektu. Ale… odkryjemy je tylko przygotowując własny Proof of Concept.