RPA kontra BPM – czy robotyzować i zarządzać znaczy to samo?

Coraz większa liczba przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie innowacyjnych rozwiązań. Technologie te poprawiają efektywność, jednocześnie wzmacniając konkurencyjność firmy na rynku i zapewniając wysoką jakość dostarczanych produktów lub świadczonych usług. Jednocześnie funkcjonowanie w rzeczywistości XXI wieku wykazało, że obecnie długofalowy rozwój przedsiębiorstwa jest bardziej zależny od elastyczności i umiejętnego dostosowywania się do otoczenia, aniżeli od tego jakie produkty i usługi są sprzedawane. Dlatego też coraz większą uwagę przywiązuje się do rozwiązań obejmujących całe organizacje, m.in. dotyczące robotyzacji, optymalizacji, ale również umiejętnego zarządzania procesami. Świadomość tego, że do skutecznego rozwoju firmy niezbędne są rozwiązania z zakresu koncepcji Gospodarki 4.0. oraz zarządzania procesami biznesowymi to pierwszy krok do sukcesu.

Ale czym tak naprawdę jest RPA i BPM? Jakie są różnice w ich zastosowaniu? Jakie korzyści można osiągnąć wdrażając RPA i BPM w firmie? I wreszcie… czy robotyzować i zarządzać znaczy to samo?

RPA i BPM – terminologia

Zrozumienie, co to jest RPA, stanowi pierwszy krok do utrzymania ciągłości pracy oraz stworzenia pracownikom przestrzeni do kreatywnego działania, a co za tym idzie zwiększenia ich zaangażowania. Sam termin Robotic Process Automation można tłumaczyć na wiele sposobów, jednak najczęściej mówimy tutaj o zrobotyzowanej automatyzacji procesów lub robotyzacji procesów biznesowych. To nic innego jak technologia umożliwiająca automatyzację ustrukturyzowanych i rutynowych czynności w przedsiębiorstwie. Nie wymaga ona modyfikacji istniejących systemów informatycznych ani ich przebudowy. Założeniem RPA jest stworzenie Cyfrowego Współpracownika wykonującego powtarzalne i nudne zadania na poziomie interfejsu użytkownika.

Natomiast BPM (Business Process Management) to według definicji Gartnera dziedzina wykorzystująca różnego rodzaju narzędzia oraz metody służące do projektowania, modelowania, monitorowania oraz optymalizacji procesów biznesowych. Głównym celem zastosowania BPM w organizacji jest odpowiednia modyfikacja czynności koncentrująca się na osiągnięciu maksymalnej wartości i wydajności. To dedykowana strategia pozwalająca we właściwy sposób zarządzać procesami całej organizacji. BPM rozumiane jako podejście do zarządzania przedsiębiorstwem możliwe jest dzięki dedykowanym programom lub stanowiąc składową zaawansowanego systemu CRM.

RPA kontra BPM

RPA i BPM (lub szerzej – BPMS, czyli Business Process Management Systems) zajmują się procesami. To deterministyczne systemy działające na podstawie dokładnie zdefiniowanych ścieżek wybranego procesu w organizacji. Zatem czy można udzielić odpowiedzi na zadawane przez wielu managerów i decydentów pytanie – „RPA czy BPM”?

Robotyzacja procesów biznesowych wprowadza do istniejących w firmie procesów tanią, wirtualną, niefizyczną siłę roboczą. RPA nie wymaga dokonywania zmian w działających już systemach oraz procesach. A zastępując manualną pracę wykonywaną za pomocą myszy i klawiatury przez pracowników przyśpiesza realizację zadań. Warto również podkreślić, że robotyzacja nie wymaga dużych kosztów początkowych (szkolenia pracowników, zmiany systemów), a po uruchomieniu pierwszego robota jego modyfikacja jest szybka i łatwa. Przekazanie zadań w ręce Cyfrowych Współpracowników to szansa na uzyskanie oszczędności na wielu obszarach.

Z kolei BPM skupia się na analizie racjonalności, wydajności i słuszności ekonomicznej procesów, w celu ich zmiany, usprawnienia, a czasem nawet eliminacji. W porównaniu do RPA wywodzi się z koncepcji zarządzania procesami, a głównym założeniem tego systemu jest osiąganie efektów długofalowych. Już na wstępie projektu konieczne jest przeprowadzanie zmian oprogramowania biznesowego, odpowiednich optymalizacji procesów i szkoleń pracowniczych. Również dokonywanie modyfikacji procesu sprowadza się do wysokich kosztów i nakładów finansowych.

Czy zatem jest możliwa odpowiedź na pytanie „RPA czy BPM?” jeśli oba systemy mają odmienne cele zastosowania? Logicznym może wydawać się wdrożenie w pierwszej kolejności BPM, a następnie do zoptymalizowanych i przygotowanych uprzednio procesów zatrudnić w ramach RPA roboty. W praktyce jednak często okazuje się, że wdrożenie BPM to wysiłek mierzony długimi miesiącami, a czasem nawet latami pracy. Natomiast RPA pozwala osiągnąć pierwsze efekty już po kilku tygodniach. Dlatego firmy decydują się na szybkie wdrożenie robotów w okresie przejściowym przed wdrożeniem BPM, a następnie modyfikację bądź wyłączenie stopniowo zastępowanych robotów.

Korzyści z wdrożenia RPA i BPM w firmie

Jakie korzyści przynosi robotyzacja i BPM? Zarządzanie procesami, jak i RPA możemy uznać za technologie komplementarne, których jednoczesne zastosowanie może przynieść wymierne zyski m.in.:

• Lepszą identyfikację i zrozumienie procesów w organizacji;
• Ułatwienie przygotowywania instrukcji dla robotów;
• Integrację systemów i aplikacji w ramach przedsiębiorstwa;
• Szybsze reagowanie na sytuacje nietypowe;
• Usprawnione nadzorowanie robotów;
• Wykluczenie i nierobotyzowanie procesów nieopłacalnych;
• Ścisła współpraca między IT oraz pracownikami biznesowymi.

Czy robotyzować i zarządzać znaczy to samo?

Podsumowując, tak jak i RPA różni się od BPM, tak i robotyzowanie różni się od zarządzania. BPM zapewnia zarządzanie przepływem pracy w całej organizacji i optymalizację procesów poprzez odpowiednie tworzenie i ulepszanie przepływów. Jest więc to system bardziej pracochłonny i kosztowny, mierzący w cele długofalowe. Natomiast RPA zapewnia automatyzację już zdefiniowanych i istniejących w przedsiębiorstwie procesów. Jest zatem tańszy i prostszy w modyfikowaniu. Dlaczego więc warto iść w stronę RPA? Mimo możliwych do zastosowania dotychczasowych rozwiązań IT – robotyzacja ma jedną ogromną i szczególnie ważną we współczesnych czasach przewagę – jest elastyczna, a to właśnie na tej elastyczności zależy większości przedsiębiorcom.