Jak przygotować się do wdrożenia automatyzacji RPA?

Korzyści płynące z automatyzacji przekonują coraz więcej firm do wdrożenia tego rozwiązania. Zanim jednak w ogóle dojdzie do uruchomienia robotów, przed menadżerami stoi szereg decyzji i działań.

Mając przed sobą dziesiątki czy setki procesów, może być trudno wybrać te nadające się do automatyzacji. Lub nawet jednoznacznie zdecydować, czy wdrożenie jest zasadne. A brak odpowiedniego przygotowania może skończyć się niepowodzeniem projektu.

Podczas ponad godzinnego szkolenia Mariusz Pultyn (CTO) i Magda Adamczewska (Head of Digital Operations) podzielili się z uczestnikami planem działań oraz dobrymi praktykami, które ułatwiają znalezienie dobrych procesów do automatyzacji przy pełnym zaangażowaniu zespołu.

Ustal, na jakie potrzeby automatyzacja odpowiada w Twojej firmie

Jeszcze zanim przystąpimy do szukania procesów do automatyzacji, musimy zastanowić się, czy RPA na pewno odpowiada na nasze wyzwania. Jeśli nie będziemy mieć wyznaczonego celu, w którym robotyzujemy procesy, istnieje duża szansa, że projekt nie powiedzie się.

Warto więc zastanowić się, jakie potrzeby swojego zespołu lub firmy chcecie spełnić za pomocą robotów. Najczęściej firmy automatyzują procesy, by:

• odciążyć pracowników od powtarzalnej pracy i podnieść ich motywację,
• utrzymać ciągłość pracy,
• uniezależnić się od okresowego wzrostu wolumenu pracy,
• zmniejszyć rotację pracowników,
• wyeliminować ryzyko błędu,
• zoptymalizować koszty.

Zidentyfikuj procesy, które kwalifikują się do automatyzacji

Zadania, które potrafią wykonywać roboty, można podzielić na 3 kategorie. Są to czynności, którego każdego dnia wykonuje właściwie każdy pracownik biurowy, czyli:

• wprowadzanie danych do systemów (np. księgowanie opłat),
• monitoring i porównywanie danych między systemami (np. sprawdzanie poprawności danych klientów w kilku systemach),
• generowanie dokumentów z szablonów (np. generowanie zaświadczeń na podstawie danych zebranych z kilku systemów).

Zobacz więcej przykładów zadań i procesów do automatyzacji w różnych działach

Co może stanąć na przeszkodzie do zrobotyzowania procesu?

Szukając odpowiednich procesów, musimy mieć na uwadze, że automatyzacja nie odpowie na każde wyzwanie, z jakim mierzymy się w swoim zespole. Istnieją pewne ograniczenia, które sprawiają, że automatyzacja danego procesu jest utrudniona lub niemożliwa.

Do takich ograniczeń należą następujące sytuacje:

• przetwarzane dane nie mają postaci cyfrowej – robot nie przeczyta danych przechowywanych na papierze;
• w procesie używa się uwierzytelniania wielopoziomowego (multi-factor authentication);
• dane są zapisane w postaci obrazu, np. skany obrazów – zwłaszcza jeśli dokumenty mają niestandardowy układ, trudno wyczytać z nich dane bezbłędnie;
• zabezpieczenie CAPTCHA;
• proces nie przebiega według ustalonego wzoru – robot nie potrafi być kreatywny, potrzebuje schematu, według którego ma postępować, nawet jeśli występuje w nim dużo skomplikowanych reguł;
• proces bazuje na doświadczeniu, wiedzy i empatii pracowników.

Co nie jest ograniczeniem do automatyzacji?

Jednocześnie aspekty, które mogą wydawać się przeszkodami, wcale nie utrudniają zrobotyzowania procesów. Automatyzacji nie ograniczają:

• przestarzałe systemy,
• systemy charakterystyczne dla branży lub tworzone na zamówienie (custom build systems),
• wielokrotnie złożona logika procesu – dopóki podejmowane decyzje są „zerojedynkowe”, skomplikowane procesy można automatyzować.

Warto też pamiętać, że, żeby rozpocząć wdrożenie, nie musimy wcześniej optymalizować procesów. Robotyzacja często wspiera pracę zespołu właśnie wtedy, gdy firma nie ma czasu lub możliwości, by optymalizować zadania.

Przed wdrożeniem nie trzeba też poświęcać dużo czasu, by zidentyfikować wszystkie możliwe procesy w całej organizacji. Stworzenie rozbudowanej mapy procesów również nie jest wymagane. Często krótka instrukcja do wybranych procesów powstaje na etapie bardziej szczegółowej analizy z udziałem developera RPA.

Pełną listę cech odpowiednich procesów do automatyzacji znajdziesz tutaj.

Kolejne etapy przygotowań

Kluczowym elementem przygotowań do wdrożenia jest zadbanie o komunikację z zespołem. Jeśli uda nam się zaangażować pracowników, zidentyfikowanie dobrych procesów do automatyzacji przebiegnie zdecydowanie sprawniej.

Po wybraniu procesów czas na wstępne przeanalizowanie ich pod kątem potencjału robotycznego. Na tym etapie dobrym pomysłem jest zaangażowanie osoby, która będzie odpowiedzialna za analizę oraz za zrobotyzowanie danego procesu. Jeśli uznamy, że analizowany proces nie jest dobrym kandydatem do robotyzacji, szukamy kolejnych zadań do analizy.

Jeśli wybrane procesy warto automatyzować, firma musi zdecydować, w jakim modelu chce wdrażać automatyzację. Popularnymi opcjami jest stworzenie własnego zespołu RPA, kupienie robotów lub ich wynajęcie. Wybór zależy, oczywiście, od możliwości organizacji oraz jej planów w stosunku do automatyzacji.

Jeśli chcesz poznać te etapy oraz związane z nimi dobre praktyki bardziej szczegółowo, polecamy bezpłatne nagranie ze szkolenia. Dowiesz się z niego m.in., jakie tematy poruszyć na spotkaniu z pracownikami, jak przygotować się na analizę i co musisz zaplanować po wdrożeniu RPA.