3 typy zadań, które powinniście oddać cyfrowym pracownikom

Praca cyfrowych pracowników różni się zależnie od działu, który wspierają. Na co dzień roboty mogą księgować faktury, przyjmować zamówienia czy sprawdzać stan magazynowy. Jeśli jednak przyjrzymy się poszczególnym czynnościom, zauważymy, że można je podzielić na 3 typy zadań do automatyzacji.

Są to zadania monotonne i powtarzalne. Takie, które każdy pracownik biurowy wykonuje codziennie i zwykle robi to z niechęcią. Te czynności wymagają skupienia i dokładności, lecz nie pozwalają pracownikom się rozwijać. Często pochłaniają dużo czasu i łatwo popełnić przy nich błąd. Innymi słowy: są niemal stworzone dla cyfrowych pracowników. Ludzie natomiast nie mogą w tych zadaniach w pełni wykorzystać swojej wiedzy i umiejętności, co prowadzi do frustracji i niższej efektywności.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej tym rutynowym czynnościom. Dzięki temu z łatwością zidentyfikujesz w swoim dziale zadania, które powinny trafić w ręce cyfrowych pracowników.

Wprowadzanie i przeklejanie danych

Przetwarzanie danych to dla pracowników biurowych chleb powszedni. Bez znaczenia do jakiego zespołu zajrzymy – czy to będzie księgowość, HR, logistyka, a może obsługa klienta – zobaczymy pracowników, którzy wprowadzają do systemów dane podane w aplikacji lub w cyfrowych dokumentach.

Wiele firm przechowuje też informacje np. o klientach lub zamówieniach w różnych niepołączonych systemach. W takiej sytuacji pracownicy muszą manualnie przeklejać dane z systemu do systemu, a także co jakiś czas je aktualizować.

Przykłady wprowadzania i przeklejania danych:

• wprowadzanie do systemu przyjętych zamówień,
• składanie zamówień towarowych w systemie ERP,
• zbieranie danych z różnych źródeł do raportu,
• wprowadzanie kompensat z raportu,
• uzupełnianie danych o klientach lub produktach w systemie.

Przekazując cyfrowym pracownikom tego typu zadania, eliminujesz pomyłki i nieścisłości w przechowywanych danych. Dodatkowo Twój zespół zyskuje cenny czas. Gdy roboty czuwają nad wpływającymi zamówieniami czy wprowadzają kluczowe informacje, pracownicy mogą wykorzystać swoje kompetencje w projektach realnie rozwijających firmę.

Monitoring i porównywanie danych

W wielu procesach działy przetwarzają informacje przechowywane w różnych systemach. Często kilku pracowników wprowadza te dane niezależnie od siebie. Firmy korzystają też z systemów, w których dane są poza ich kontrolą. Zadbanie o to, by informacje były spójne i kompletne na przestrzeni kilku (a nawet kilkunastu) systemów i aplikacji, wymaga ogromnego nakładu pracy i czasu.

Jednak monitoring i porównywanie danych to nie tylko kwestia uporządkowanych informacji. To również każdorazowe sprawdzenie przez pracownika poprawności danych przy ich przeklejaniu, wypełnianiu dokumentów lub przygotowywaniu raportów.

Przykłady monitoringu i porównywania danych:

• parowanie faktur i sprawdzanie błędnych pozycji,
• sprawdzanie wniosków pod kątem poprawności i zgodności danych,
• weryfikacja stanów magazynowych,
• sprawdzanie spójności danych klientów,
• weryfikowanie sald na rachunkach księgowych.

Wykorzystywanie w procesie nieaktualnych lub rozbieżnych danych drastycznie obniża jakość procesów i obsługi. Może prowadzić do błędów skutkujących poważnymi konsekwencjami dla firmy. Przekazując te zadania robotom, masz pewność, że wszystkie nieścisłości zostaną wykryte. Cyfrowi pracownicy wykonują swoją pracę w 100% poprawnie. Przepisując lub sprawdzając dane, nie popełnią takich błędów jak literówki czy przekręcone liczby. Po porównaniu informacji dokonają automatycznej korekty, by dane we wszystkich systemach były spójne.

Generowanie dokumentów z szablonów

Ostatnim zadaniem na liście jest uzupełnianie wzorów dokumentów. Wiele działów, zwłaszcza zespoły księgowości i obsługi klienta, niemal codziennie tworzy różnego rodzaju faktury, zamówienia, potwierdzenia czy zaświadczenia. Zwykle te zadania polegają na zebraniu informacji z kilku systemów i wklejeniu ich do szablonu np. dokumentu Word. Do tej kategorii zalicza się też tworzenie raportów i zestawień, które mają ustalony format.

Przykłady generowania dokumentów z szablonów:

• uzupełnianie wniosków,
• wysyłanie powiadomień do pracowników i klientów,
• przegląd cen dla wybranych produktów,
• wystawianie zaświadczeń, potwierdzeń, faktur, dokumentów WZ,
• tworzenie raportów.

Automatyzując tworzenie takich dokumentów, można widocznie usprawnić obsługę klienta i przyspieszyć kolejne etapy procesu. Podobnie jak przy porównywaniu danych cyfrowy pracownik bezbłędnie wypełni dokumenty, nawet jeśli robi to już nieprzerwanie od kilku godzin. Robot może też wydrukować przygotowane pliki. Wtedy pracownik musi się tylko zająć wysłaniem fizycznej kopii potwierdzenia do klienta. Jeśli jednak proces zakłada wysyłkę e-mailową, cyfrowy pracownik prześle dokumenty na wskazany adres email (należący do pracownika lub klienta). W przypadku gdy dokumenty muszą być szczególnie zabezpieczone, co często zdarza się w instytucjach finansowych, robot może dodatkowo je zaszyfrować przed wysyłką.

---

Chcesz zobaczyć więcej przykładów robotyzacji w firmach? Pobierz e-book