Pięć powodów, dla których działy finansowe nie powinny dłużej zwlekać ze wdrożeniem robotów

20 minut

Robotyzacja procesów finansowych dotyczy firm, w których dynamiczny wzrost powoduje zwiększony nakład pracy manualnej w tym obszarze. Jednocześnie wzrastający poziom komplikacji procesów, a przede wszystkim presja na jakość i tempo dostarczania efektów nie pozwala na szybkie i efektywne zastosowanie tradycyjnych metod optymalizacji procesów.

W tej sytuacji z pomocą przychodzi robotyzacja w finansach za pomocą technologii RPA (Robotic Process Automation). W przypadku działów finansowych daje to potencjał nie tylko dodatkowego wzrostu efektywności, ale także wykonania skoku transformacyjnego. To z kolei pozwala zbudować finanse, które przyniosą jeszcze większą wartość dla całej organizacji.

Robotyzacja procesów finansowych – dlaczego warto?

O robotyzacji procesów mówi się i pisze dużo. Na tyle dużo, że przynajmniej w niektórych branżach i kręgach automatyzacja procesów biznesowych stała się modna. W takiej sytuacji coraz trudniej odróżnić realne efekty wdrożeń od marketingowego przekazu firm, które dostarczają platformy lub usługi związane z robotyzacją. Z tego względu przyglądamy się 5 podstawowym powodom, dla których CFO powinni zastanowić się nad robotami software’owymi i ich zastosowaniem w zespołach finansowych. Trzeba jasno określić benefity, jakie przynosi dana technologia. Bez tego trudno ocenić, czy nasze oczekiwania zostały spełnione.

Obszar finansów osiąga znaczące wzrosty efektywności, dzięki wprowadzaniu nowych technologii. Mimo tego adaptacja nowych rozwiązań w wielu firmach w pionach CFO mogłaby być jeszcze szybsza i osiągać szerszą skalę. Jest to trudne ze względu na złożoność i wagę procesów finansowych. Z drugiej strony, z uwagi na rosnące oczekiwania i coraz bardziej dynamiczne środowisko pracy CFO, to właśnie technologia może być czynnikiem wyróżniającym firmy, które wyznaczają nowe kierunki.

O tym, że otoczenie wymaga coraz bardziej złożonego i wartościowego wsparcia ze strony działu finansów nie musimy przypominać. Robotyzacja procesów finansowych ma jedną wielką zaletę dla zespołów CFO – roboty zdejmują z ludzi najbardziej żmudne i powtarzalne czynności oraz uwalniają potencjał kreatywny pracowników. Dzięki temu mogą poświęcać więcej czasu na bardziej złożone zadania i wymagające więcej umiejętności eksperckich.

Często obserwujemy, jak pracownicy działów finansowych, najczęściej wysoko wykwalifikowani, poświęcają olbrzymią część uwagi na zadania, które w niewielkim stopniu wykorzystują ich twórczy potencjał. Jest to praca wymagająca wielkiej precyzji i staranności i co najważniejsze – musi być wykonana na czas. To właśnie w takich przypadkach roboty sprawdzają się najlepiej: w zadaniach, które są powtarzalne i mają zmienny charakter wolumenów. Co więcej, to właśnie tego rodzaju czynności negatywnie wpływają na postrzeganie miejsca pracy przez pracowników. Natomiast z perspektywy CFO konieczność wykonywania wysokowolumenowych czynności manualnie powoduje, że zespoły nie mają czasu i możliwości skoncentrowania się na zadaniach generujących większą wartość dla organizacji.

5 powodów, dla których nie należy czekać z robotyzacją procesów finansowych

1. Finanse są pod rosnącą presją bezpieczeństwa i jakości danych

Jakość wykonywania procesów jest jedną z kluczowych przewag robotów software’owych nad ludźmi. Wszędzie, gdzie w czynności są zaangażowani ludzie, pojawia się ryzyko błędów. Wprowadzenie dodatkowych metod, które je zmniejszą, jest czasochłonne i kosztowne – najczęściej wydłuża proces.

Do najważniejszych zadań działów finansowych należą: dostarczanie podstawowych funkcji finansowych bezbłędnie i na czas. Roboty spełniają te kryteria w 100%, a ponadto natychmiast raportują każde odchylenie od zdefiniowanego procesu. Takie oddzielenie sytuacji typowych od wyjątkowych pozwala osobom odpowiedzialnym za proces zająć się tylko zadaniami wymagającymi wysokich kompetencji. Z drugiej strony nie ma ryzyka, że mniej doświadczeni pracownicy w sytuacjach wątpliwych podejmą błędną decyzję, próbując stanąć na wysokości zadania. Efektem jest znacznie wyższa jakość dostarczonej pracy. Jest tak, ponieważ sytuacjom wyjątkowym można poświęcić relatywnie więcej uwagi, mając pewność, że pozostałe są wykonane poprawnie.

Dodatkowym ”sprzymierzeńcem” robotyzacji procesów finansowych jest regulowane środowisko, a także wymogi raportowe i procesowe wynikające z obowiązujących przepisów. Pomijając bezbłędność i 100% zgodność z procedurami, roboty są w pełni audytowalne. Ich praca jest monitorowana na poziomie najdrobniejszych czynności, a zapis może być przechowywany dowolnie długo na potrzeby kontroli.

2. Łatwo dostępne rozwiązanie dla bardzo złożonych problemów

Jedną z najważniejszych cech robotyzacji, które wpływają na wzrost popularności w finansach, jest łatwość i efektywność kosztowa ich wdrażania – oczywiście, przy zachowaniu należytej staranności. Wprowadzanie robotów jest szczególnie atrakcyjne pod względem czasu i nakładów finansowych w zestawieniu ze zmianami i dostosowaniami w samych systemach klasy ERP.

Oprócz tego roboty mają bardzo przydatną i unikalną w świecie rozwiązań IT cechę. Polega ona na umiejętności jednoczesnego korzystania z wielu aplikacji, bez konieczności budowania dedykowanych interfejsów. Oznacza to, że wszelkie procesy wymagające przełączania się między aplikacjami dzięki robotom w ogóle można zautomatyzować. Wcześniej budowanie rozwiązań IT integrujących wiele systemów było niezwykle skomplikowane, a co za tym idzie kosztowne, albo wręcz niemożliwe.

Pod tym względem optymalizacja procesów biznesowych jest świetną odpowiedzią na wyzwania działów finansowych.

3. Zwiększanie skali i zakresu pracy zespołów bez zwiększania zatrudnienia

Dobrze wdrożona i efektywna robotyzacja w finansach przynosi około 10-20% oszczędności w operacjach. To namacalny efekt ekonomiczny. Wiele osób zastanawia się jednak, jakie negatywne skutki może mieć robotyzacja. Obawiają się, że oznacza zmniejszanie zespołów. Doświadczenia z robotyzacją wskazują, że główną motywacją do automatyzacji nie jest zmniejszenie liczby zatrudnionych pracowników. Podstawowym celem jest uwolnienie potencjału ludzkiego do generowania większej wartości w pracy.

Jest to szczególnie istotne w przypadku skalowalności działów finansowych wraz ze wzrostem biznesu. Zespoły finansowe, które bardzo dużą część swojego czasu poświęcają na podstawowe zadania, są zmuszone do zwiększenia liczebności wraz ze wzrostem liczby transakcji i skomplikowania biznesu. W firmach, które korzystają z robotów przy bieżących i cyklicznych czynnościach (bądź miały możliwość zautomatyzowania tych procesów w inny sposób) zespoły finansowe skalują się bardzo dobrze. Warto mieć ten aspekt na uwadze. CFO, którzy doświadczają presji w zespołach wraz ze wzrostem biznesu, szczególnie powinni rozważyć wdrożenie robotów we własnych operacjach.

Z drugiej strony, rosnący biznes może umożliwić zwiększenie zespołów o stanowiska dodające znacznie więcej wartości całej organizacji: np. komórki analityczne, prognostyczne, doradztwo strategiczne, itd. W dzisiejszych czasach nie tylko względna wielkość zespołów finansowych i ich efektywność kosztowa świadczy o jej jakości, ale coraz ważniejszy jest rodzaj pracy, jaką ludzie wykonują.

4. Robotyzacja w finansach sprawia, że ścieżka kariery jest dla pracowników ciekawsza

Roboty zdejmują z ludzi najnudniejsze, najbardziej powtarzalne i najmniej lubiane zadania. Są to także zadania, które najczęściej wymagają mniej kreatywności, a angażują pracownika przede wszystkim pod kątem efektywności i bezbłędności pracy. Oddanie tych czynności robotom powoduje, że praca ludzi staje się ciekawsza. W tej sytuacji pracownicy mogą się skoncentrować na trudniejszych przypadkach, bądź też zmienić profil swojego stanowiska na bardziej analityczne lub doradcze. Roboty naturalnie dają pracownikom nowe możliwości rozwoju. Dzięki nim środowisko pracy staje się przyjazne dla coraz ciekawszych oraz wymagających większej kreatywności i wiedzy eksperckiej wyzwań.

Są także firmy, które robotyzację procesów finansowych realizują wewnętrznie. Wtedy naturalnie pojawia się nowa ścieżka rozwoju dla chętnych pracowników – praca w IT przy robotyzacji procesów. Jest to ciekawa alternatywa, a znajomość procesów jest kluczową umiejętnością dla dobrego developera RPA. Praktyka pokazuje, że prowadzenie projektów robotyzacyjnych wewnętrznymi siłami nie jest trywialne. Niewiele firm ma skalę uzasadniającą ekonomicznie i organizacyjnie robotyzację wewnętrzną. Niewątpliwie jednak cała branża robotyzacji procesów otwiera zupełnie nowe możliwości rozwoju dla ekspertów procesów finansowych.

5. Kluczowe procesy w finansach mają potencjał, by generować znacznie większą wartość niż obecnie

Robotyzacja procesów finansowych to nie tylko wzrost efektywności i zmniejszenie liczby błędów. To przede wszystkim przestawienie pracowników na bardziej dogłębne analizy i lepsze możliwości w podejmowaniu decyzji.

Po wprowadzeniu robotów do takich procesów jak forecasting, order-to-cash czy procure-to-pay, znacznie rosną możliwości analityczne i prognostyczne. Zdecydowanie rośnie też efektywność w całych procesach end-to-end. Symptomatyczne są sytuacje, kiedy zespół od prognoz poświęca maksymalnie 10% czasu na faktyczne prognozowanie przepływów pieniężnych w firmie. Całą resztę musi poświęcić na zebranie danych z różnych źródeł i ich rekoncyliację. Procesy finansowe, gdy są efektywniejsze, najczęściej przekładają się na:

lepsze zarządzanie kapitałem obrotowym,
bardziej produktywną alokację zasobów w firmie,
bardziej precyzyjne prognozowanie i modelowanie.

Zwiększa się także zdolność organizacji do szybkiej reakcji na zmiany w otoczeniu firmy. Jest to spowodowane tym, że niezbędne bieżące czynności zajmują proporcjonalnie mniej czasu.

Podsumowanie

Kolejny raz potwierdza się teza, że w robotyzacji procesów w pionach finansowych najważniejsi są ludzie. Mimo że tematem przewodnim artykułu są roboty, to ludziom poświęciliśmy najwięcej uwagi. To ważne, ponieważ pomimo szybkiego rozwoju technologii, w przyszłości nie zmieni się to, że to ludzie będą decydować o przewadze konkurencyjnej i o efektywności organizacji – szczególnie w obszarach finansowych. Stąd nadrzędną motywacją dla rozważenia wprowadzenia robotów powinna być zawsze poprawa jakości pracy swoich pracowników. Obawy o to, jakie negatywne skutki może mieć robotyzacja dla zatrudnienia, są więc niezasadne.

Przeczytaj, kiedy dopiero trzeba zacząć płacić za robotyzację i na czym dokładnie polega automatyzacja procesów księgowych.