O co musisz zadbać zarządzając zdalnie zespołem
TL;DR
Dzięki pracy zdalnej otwierają się przed nami nowe możliwości, z których powinniśmy aktywnie korzystać. Choć wymaga to większego wysiłku, zwłaszcza ze strony menedżerów, praca zdalna może być równie efektywna jak bezpośrednia praca w biurze. Należy jednak unikać przenoszenia nawyków z trybu biurowego do pracy w domu. Zamiast tego warto postawić na większą autonomię pracowników. Da ona doskonałe efekty, jeśli do tego zadbamy o komunikację, będziemy działać w oparciu o dobre intencje i zapewnimy, że od czasu do czasu zespoły będą mogły spotkać się fizycznie.
Od kilku miesięcy praktycznie wszyscy pracujemy zdalnie. Nawet jeśli zagrożenie pandemią minie, to już nigdy nie będzie powrotu do stylu pracy, do którego się przyzwyczailiśmy. Dobra wiadomość jest taka, że szczególnie w branży IT ta szokowa terapia nie spowodowała wielkich perturbacji. Przypomina się w tym kontekście problem roku 2000, który pod koniec XX wieku elektryzował całą branżę, a ostatecznie nie wywołał żadnych widocznych efektów. Wielu entuzjastów pracy zdalnej jest przekonanych, że odnaleźliśmy Święty Graal efektywności zespołów i pracowników, którzy w końcu mogą wykonywać swoje zadania z pełnym zaangażowaniem i według własnych reguł.
Czy zatem rzeczywiście jesteśmy świadkami rewolucji, która pierwszy raz w historii nie ma ofiar?
Co nami kieruje? Autonomia, biegłość i poczucie celu według Dana Pinka
Gdyby spojrzeć przez pryzmat modelu, który Dan Pink opisuje w swojej przełomowej książce „Drive”, nie miałbym wątpliwości, że tak jest. Autor definiuje w niej 3 filary motywacji współczesnych pracowników – autonomię (autonomy), biegłość (mastery) i poczucie celu (purpose). Podkreśla przy tym mocno, że stare systemy nagród i kar nie działają w stosunku do pracowników, którzy nie mogą polegać na ściśle zdefiniowanych schematach postępowania, a ich codzienne zadania nigdy nie mają jednego dobrego rozwiązania.
Nie utrać poczucia celu pracując zdalnie
Zacznę od poczucia celu, bo chociaż to „najtrudniejszy” filar, wymagający najczęściej najwięcej wysiłku, to niezależnie od tego, czy wykonujemy pracę zdalnie, czy w biurze, musimy o niego zadbać dokładnie w taki sam sposób. Niewykluczone, że siedząc samotnie, w biurze nachodzą nas myśli, czy to wszystko, co robimy ma jakiś głębszy sens. Z drugiej strony jednak, jeśli do czasu wybuchu pandemii mieliśmy poczucie, że nasza pracy przynosi komuś innemu jakąś satysfakcję czy korzyść i umieliśmy powiedzieć, jak efekty naszej pracy wpływają na naszych Klientów, współpracowników i firmę, to przejście w tryb zdalny nie powinno zachwiać tym przekonaniem.
Reasumując, w tej kategorii mamy remis, może z delikatnym wskazaniem na to, aby częściej upewniać się, że nasi pracownicy wiedzą, jak ważna jest dla nas ich praca.
Pozwól na autonomię. Nie szpieguj swoich podwładnych
Po drugie – autonomia, czyli możliwość decydowania o tym, w jaki sposób, kiedy i przy pomocy jakich środków najlepiej wykonywać swoją pracę. Jeśli dobrze się zastanowić, to biuro jest jedną z najbardziej ograniczających naszą wolność przestrzeni, w której dobrowolnie godzimy się przebywać. Zwykle nie mamy wiele do powiedzenia w kontekście jego lokalizacji. Najczęściej nie mamy też wpływu na to, gdzie w tym biurze zostaniemy umieszczeni. Nasi współpracownicy przeważnie są dobierani bez naszej zgody. W obszarach open space nie kontrolujemy też klimatyzacji, nie jesteśmy odseparowani dźwiękowo, a za to jesteśmy nieustannie narażeni na dekoncentrujący ruch i rozmowy osób wokół nas.
Wyprowadzka z biura poszerza automatycznie nasz zakres wolności i buduje poczucie sprawczości, co powinno natychmiast przełożyć się na lepszą efektywność. Trzeba jednak pamiętać o jednej ważnej rzeczy – musimy się oprzeć pokusie przenoszenia biura do domu, czyli zwiększenia monitoringu naszych podwładnych. Pomysły z udostępnionym ekranem czy włączoną bez przerwy kamerą mogą się wydawać niezłe na pierwszy rzut oka, ale działają dewastująco na poczucie autonomii.
Tak czy inaczej, sama możliwość pracy poza biurem w warunkach, o które sami zadbamy, będzie z pewnością poszerzeniem granic autonomii, co jest wyraźną przewagą pracy zdalnej nad pracą biurową.
Rozwijaj biegłość. Zdobądź się na dodatkowy wysiłek, aby dzielić się wiedzą
Jeśli natomiast chodzi o ostatni filar, czyli biegłość, to sprawa nie jest tak oczywista. Nie ma wątpliwości, że wielu rzeczy uczymy się od naszych współpracowników, często stojąc wspólnie przy flipcharcie, a czasami przy automacie z kawą. Aby utrzymać lub poprawić wymianę myśli i doświadczeń, która w każdym biurze najczęściej odbywa się w sposób naturalny, trzeba zaplanować i poprowadzić spotkania, na których do takiego dzielenia się wiedzą może dojść. Optymalnie powinno to mieć formę warsztatów, na których część zespołu dzieli się wybranym przez siebie zagadnieniem włączając w interaktywny sposób odbiorców i dbając jednocześnie, żeby każdy miał swój aktywny udział poprzez zadawanie pytań i wymianę poglądów.
Takie warsztaty mogą mieć oczywiście formę zdalną, ale ja rekomendowałbym przeprowadzenie ich w jednej fizycznej lokalizacji. Może to być opustoszałe na co dzień biuro lub inne miejsce, które zapewni warunki do twórczej pracy. Jeśli uda się zorganizować to w takiej formie, to możliwe będzie osiągnięcie dodatkowego celu, który w warunkach pracy zdalnej często pomijamy, a którym jest budowanie relacji ze współpracownikami.
Jesteśmy tak skonstruowani, że trudno nam zaufać w pełni drugiej osobie, której mogliśmy doświadczyć tylko elektronicznie. Kulturowo poznajemy siebie rozmawiając, patrząc sobie w oczy oraz podświadomie czytając niewerbalne komunikaty, które dzisiejsza technologia usuwa w całości albo w najlepszym wypadku daje ich niedoskonałą namiastkę. Ważnym, a często niedocenianym elementem jest też wspólny posiłek, więc przy okazji warsztatów warto pomyśleć o jedzeniu i napojach, również mocniejszych, jeśli warsztat miałby przeciągnąć się do późniejszych godzin popołudniowych.
Reasumując jesteśmy w stanie zapewnić poczucie, że pracownicy pracując zdalnie nadal zwiększają swoje umiejętności, ale musimy się zdobyć na większy wysiłek.
Ten większy wysiłek nie dotyczy oczywiście tylko organizowania od czasu do czasu wspólnych okazji do popatrzenia sobie w oczy. Jest kilka rzeczy, które były ważne już w czasach przed pandemią, a na które trzeba szczególnie zwrócić uwagę podczas pracy zdalnej.
Skup się na spójności zespołu
Jednym z absolutnie krytycznych zadań jest dbanie o spójność zespołu. Kiedy przestajemy widzieć bezpośrednio poszczególne osoby, zaczynamy ulegać pokusie dopasowywania zespołów do zadań, które przed nami stoją. Czasami wydaje się, że wystarczy tymczasowo dołączyć do zespołu jeszcze jedną osobę i wówczas będziemy mieć dokładnie tyle „zasobów”, ile potrzeba, żeby dostarczyć projekt w całości. Logicznie wygląda to całkiem dobrze, ale jest najgorszą decyzją, którą można podjąć.
Dobrze zintegrowane zespoły, składające się z osób, które sobie wzajemnie ufają, miały szansę się wspierać i mogą na siebie liczyć, działają o niebo efektywniej niż grupy składane okazjonalnie do wykonania konkretnych zadań. Zawsze, a szczególnie w warunkach pracy zdalnej, należy tak długo dekomponować projekt na poszczególne fragmenty, aż uda się go umieścić w ramach istniejących zespołów. Decyzję o zmianach osobowych powinniśmy podejmować wyłącznie strategicznie, myśląc o przyszłości dłuższej niż czas trwania pojedynczego projektu.
Stawiaj realne cele
Brak fizycznego kontaktu może nas też znieczulić na objawy zmęczenia naszych pracowników, którzy szczególnie w trudnych czasach mogą wywierać na siebie większą presję. Skutkuje to frustracją i obniżeniem zaangażowania, a w konsekwencji większą liczbą popełnianych błędów. Trzeba pamiętać o zasadach, które obowiązują w tradycyjnych warunkach – stawianiu ambitnych, ale realnych celów, akceptowaniu przestrzeni do poszukiwań, ale też pomyłek, jeśli wynikają z procesu nauki, a nie z przemęczenia.
Wspieraj swoich liderów
Praca zdalna jest jeszcze większym wyzwaniem dla liderów zespołów. Jeśli zarządzasz takimi osobami, to z pewnością należy dać im dodatkowe wsparcie. Paradoksalnie zostawiając pracownikom więcej autonomii można popaść w dwie skrajności – abdykować jako lider lub zmienić się w maniaka kontroli. Każda z nich kończy się źle zarówno dla zespołu, jak i samego lidera. Aby ustrzec się tych pułapek, należy zwrócić jeszcze większą uwagę na komunikację, której podczas zdalnej pracy nie jesteśmy w stanie prowadzić naturalnie przy pomocy wszystkich zmysłów.
Zwróć uwagę na to, co czują ludzie. Zakładaj dobre intencje
Przede wszystkim należy zwracać czujniejszą uwagę na drobne sygnały związane z pierwszymi objawami frustracji, zniechęcenia, osłabienia nastroju, drażliwości czy wycofania, bo są mniej widoczne. Dobrze upewnić się, że nie tylko merytoryczny przekaz, ale też intencje zostały dobrze zrozumiane. Szczególnie osoby, które na co dzień są bardziej introwertyczne, mogą zgubić się w tłoku dużych zdalnych spotkań, na których nie są w stanie przebić się ze swoimi opiniami.
Zdalna praca daje szansę komunikacji asynchronicznej. Nie musimy podejmować wszystkich decyzji na spotkaniach. Możemy dać sobie i naszym współpracownikom czas do namysłu i po spotkaniu zebrać uwagi lub poddać je dyskusji w specjalnie utworzonym wątku na wewnętrznym forum.
Pamiętajmy też o tym, że opierając się w większym stopniu na komunikacji pisanej musimy dbać o precyzję, ale przede wszystkim łagodny, nastawiony na konsensus język wypowiedzi. Piszmy tak, aby druga strona nie poczuła się atakowana lub zagrożona. Z drugiej strony próbujmy interpretować wypowiedzi innych przy założeniu maksimum dobrej woli i zawsze na korzyść rozmówcy, mając na uwadze to, że nie każdy jest w stanie wyrażać się w sposób idealny.
Korzystaj z unikalnych możliwości, które daje zdalna praca
Chciałbym zakończyć poruszając jeszcze jeden istotny wątek. Myśląc o tym, jakie wyzwania przynosi zdalna praca, warto zastanowić się też nad aktywnym korzystaniem z jej specyfiki, a nie po prostu naśladować dokładnie biuro w domu. Nowa sytuacja otwiera więcej możliwości wspólnej pracy na dokumentach, a co za tym idzie – szybszego dochodzenia do ich finalnych wersji. Możemy w trybie on-line tworzyć notatki ze spotkań, których nie będzie trzeba dodatkowo uzgadniać, co w dużych firmach często trwa dłużej niż oryginalne spotkanie. Praca na współdzielonych ekranach, między którymi można się dynamicznie przełączać pozwala szybciej wyjaśnić wątpliwości.
Oczywiście, wszystko to było możliwe już wcześniej, ale z rozmaitych powodów wdrożenie cyfrowej współpracy zawsze czekało na lepsze czasy. Korzystając z okazji, warto eksplorować możliwości, które dają narzędzia. Takie poszukiwania mają dodatkowy aspekt motywacyjny, bo otwierają pracowników na nieszablonowe rozwiązania i zdecydowanie podnoszą ich efektywność.
Zdobądź się na dodatkowy wysiłek
Podsumowując: coś, co do niedawna wydawało się niemożliwe – przeniesienie praktycznie całej pracy z biur do naszych domów – spowodowało, że niezależnie od dalszych losów pandemii, już nigdy nie wrócimy do modelu, który działał przed nią. To rewolucja, która ma szansę przynieść trwałą zmianę na lepsze, ale nie jest nam dana za darmo. Znaczące zwiększenie autonomii, a co za tym idzie zaangażowania naszych współpracowników jest jednak warte większego wysiłku.
Zachęcam, aby ten dodatkowy wysiłek podjąć. Powodzenia!
Sprawdź, jak Twój zespół mogą wesprzeć Cyfrowi Współpracownicy.
