Zwrot z inwestycji z robotyzacji a ukryte koszty

Według klasycznej definicji – „zwrot z inwestycji z robotyzacji” – to zysk netto podzielony przez poniesione koszty. W przypadku RPA (Robotic Process Automation) zysk można obliczyć odejmując całkowite koszty poniesione na robotyzację od całkowitego kosztu zatrudnienia pracowników wykonujących te same zadania. Oznacza to, że wystarczy znać dwie liczby, aby dostać jasną odpowiedź na pytanie o opłacalność projektu. Niestety nie tak łatwo te liczby zidentyfikować…

W tym artykule nie będę się skupiał na całkowitym koszcie zatrudnienia pracowników. Każda firma ma swój własny sposób, aby to policzyć. W największym skrócie nie chodzi wyłącznie o płacowe i pozapłacowe benefity pracownika. Do takiego kosztu trzeba doliczyć narzuty związane z infrastrukturą biurową, informatyczną, HR, księgowością itd. Zwykle taki koszt całkowity to przynajmniej dwukrotność kosztu samej pensji.

Jeśli natomiast chodzi o koszt robotyzacji, funkcjonujący jako skrót TCA (Total Cost of Automation), to składa się on z:

• kosztu licencji,
• kosztu infrastruktury,
• kosztu budowy robota,
• kosztu utrzymania.

W wypadku, kiedy firma posiada własne Centrum Kompetencji Robotycznych rachunki są trochę łatwiejsze. Nie trzeba osobno liczyć kosztów budowy i utrzymania dla pojedynczych robotów tylko po prostu zsumować całkowity koszt Centrum.

Każda ze składowych TCA ma jednak w sobie ukryte koszty, które łatwo pominąć. Ostatecznie może to bardzo mocno wpłynąć na opłacalność całego przedsięwzięcia. Opisując poniżej elementy TCA zwracam uwagę na najważniejsze z nich.

Koszt licencji

Wbrew pozorom nie jest łatwo policzyć koszt licencji przed uruchomieniem robota. Dopiero w praktyce okazuje się, jak robot radzi sobie w realnym środowisku. Jeśli jednak musimy to zrobić wcześniej, to najprościej policzyć ile ludzkich etatów zastąpią roboty, a następnie uwzględnić to, że roboty mogą pracować przez całą dobę. Wówczas nawet w konserwatywnych rachunkach można by przyjąć, że jedna licencja to 3 etaty. A zakładając, że robot pracuje szybciej niż człowiek – nawet więcej. W praktyce nie jest łatwo osiągnąć wartości większe od 1. Wynika to z tego, że często roboty pracują tylko w czasie godzin pracy człowieka. Niestety często jest też tak, że robot nie pracuje szybciej niż człowiek, bo systemy, których używa, mają opóźnienia i większość czasu spędza na czekaniu na odpowiedź aplikacji. Jeśli mamy takie ograniczenia, to rozsądnie przyjąć maksymalnie jedną licencję na jeden zrobotyzowany etat.

Koszty infrastruktury

Jeśli posiadamy własną infrastrukturę informatyczną, to zwykle dział IT dysponuje cenami poszczególnych komponentów. W przypadku wynajmowania tej infrastruktury podobne dane dostarczy jej dostawca. Kluczem jest podanie wszystkich elementów składowych. W zależności od użytej platformy robotycznej ich liczba może się znacznie różnić, więc warto zrobić symulację, dla każdego rozpatrywanego wariantu. Jedyną zmienną jest liczba stacji roboczych, ale ona może być obliczona podobnie jak liczba niezbędnych licencji.

Należy jednak pamiętać o tym, że do pracy nie wystarczy wyłącznie środowisko produkcyjne. W typowym przypadku potrzebujemy przynajmniej jednego środowiska testowego i jednego deweloperskiego oraz komputerów dla programistów robotów wraz z licencjami na środowisko ich pracy. Również tutaj producenci platform robotycznych przyjęli różne podejścia do ich licencjonowania, więc trzeba uwzględnić ten koszt w ostatecznej kalkulacji.

Koszt budowy robota

W klasycznym modelu, w którym zamawiamy robota u dostawcy koszt budowy robota otrzymujemy wprost w umowie wykonawczej. Wydawałoby się, że nie ma tu żadnych pułapek, ale niestety i tutaj może się pojawić sporo ukrytych kosztów. Przede wszystkim wycena robota to zawsze pewna wartość szacunkowa. Praktycznie nigdy nie dysponujemy pełną dokumentacją przed przystąpieniem do prac. Nawet jeśli mamy dobrą specyfikację, to zawsze pojawią się nowe okoliczności, które podniosą wycenę, choćby z tego powodu, że otoczenie biznesowe jest zmienne i w trakcie prac procesy ewoluują. Co w klasycznym modelu oznacza zmianę do projektu, którą ponownie trzeba wycenić i za nią zapłacić.

Jak wspomniałem jeśli mamy własne Centrum Kompetencji Robotycznych, to nie musimy skupiać się na koszcie pojedynczego robota tylko wziąć pod uwagę całość nakładów na Centrum, zarówno jeśli chodzi o koszt budowy, jak i utrzymania. Oczywiście w takim wypadku pojawia się całkiem nowy zestaw wyzwań związany z zapewnieniem efektywnego funkcjonowania takiego Centrum, ale to zadanie na całkiem inny artykuł.

Koszt utrzymania robota

Dobre oszacowanie kosztu utrzymania jest bardzo trudne, bo może się on bardzo różnić w zależności od wybranej technologii, parametrów procesu wytwórczego, a przede wszystkim od zmienności procesów, które wykonują roboty. Najczęściej w modelu klasycznym, gdzie płaci się osobno za wytworzenie robota pojawia się tendencja, aby minimalizować ten koszt, co potem odbija się w codziennym użytkowaniu. Szybko i tanio napisany robot może być bardzo kosztowny po uruchomieniu. Można się przed tym częściowo zabezpieczyć podpisując osobną umowę serwisową. Niestety w praktyce żaden dostawca nie bierze na siebie całego ryzyka związanego z nieprzewidzianymi wyjątkami i ostatecznie te koszty są przerzucane na użytkowników. Podobnie trudno oszacować zmienność procesów, a jak wspomniałem w modelu klasycznym trzeba osobno płacić za wszelkie modyfikacje. Zwykle przyjmuje się, że koszt utrzymania to około 20% kosztu wytworzenia robota rocznie, ale ta wartość może się wahać od 5% do nawet 50% w zależności od czynników, o których wyżej wspomniałem.

Center of Excellence – ile naprawdę kosztuje?

W krótkim artykule trudno poruszyć wszelkie aspekty związane z budową i rozwojem własnego Centrum Kompetencji Robotycznych. Skupiając się wyłącznie na samym koszcie najlepiej przyjąć podobne założenia, jak przy ocenie kosztu innych pracowników doliczając do kosztów ich wynagrodzeń nie tylko benefity pozapłacowe, ale też wszelkie firmowe narzuty. Jeśli chcemy policzyć koszty działania Centrum z góry, to warto sprawdzić, jakich kompetencji będziemy potrzebować. Pomocą może służyć artykuł w naszym Centrum Wiedzy – Jak wdrażać RPA? w punkcie „Czego będę potrzebować, jeśli chcę tworzyć roboty samodzielnie?”, a następnie sprawdzić np. na stronie robonomika.pl – Jakie są zarobki w Polsce w świecie hiperautomatyzacji?

Podsumowanie – zwrot z inwestycji z robotyzacji

Jeśli weźmiemy pod uwagę wszystkie wspomniane składniki kosztów możemy policzyć nasz zwrot z inwestycji z robotyzacji. Niestety, jak już wspomniałem, każdy z nich zawiera mniejszy lub większy obszar niepewności i trudno jest to dokładnie policzyć, szczególnie, jeśli nie mamy dużego doświadczenia.

Na szczęście jest bardzo dobra alternatywa dla klasycznego modelu wdrażania robotów. Można skorzystać z oferty w modelu wynajmu robotów, który w Digital Teammates nazywamy Rent-a-Robot. Wówczas cała kalkulacja sprowadza się znowu do dwóch liczb. Jedną jest kwota abonamentu za robotyczny etat, która jest znana z góry, a drugą całkowity koszt naszego pracownika. Jeśli nie jesteście gotowi do skomplikowanych i ryzykownych rachunków oraz szacowania ukrytych kosztów, to zachęcam do skorzystania z wynajętych robotów.

Które procesy automatyzować? Sprawdź przegląd zastosowań RPA w poszczególnych działach