5 powodów, dla których działy finansowe nie powinny dłużej zwlekać z wdrożeniem robotów

Automatyzacja pracy w działach finansowych to wyzwanie, z którym mierzy się każda firma, której dynamiczny wzrost powoduje zwiększony nakład pracy manualnej w tym obszarze. Jednocześnie wzrastający poziom komplikacji procesów, a przede wszystkim wzrastająca presja na jakość i tempo dostarczania efektów nie pozwala na szybkie i efektywne zastosowanie tradycyjnych metod optymalizacji procesów. 

W tej sytuacji z pomocą przychodzi robotyzacja procesów za pomocą narzędzi RPA (Robotic Process Automation). W przypadku działów finansowych robotyzacja procesów daje potencjał nie tylko dodatkowego wzrostu efektywności, ale także wykonania skoku transformacyjnego pozwalającego na zbudowanie finansów przynoszących jeszcze większą wartość dla całej organizacji.

O robotyzacji procesów mówi się i pisze dużo. Na tyle dużo, że udało się, przynajmniej w niektórych branżach i kręgach, wytworzyć wokół tego zagadnienia swoistą modę. W takiej sytuacji coraz trudniej odróżnić realne efekty wdrożeń od marketingowego przekazu firm, które dostarczają platformy lub usługi związane z robotyzacją. Z tego względu proponujemy przyjrzenie się 5 podstawowym powodom, dla których CFO powinni zastanowić się nad robotami software’owymi i ich zastosowaniem w swoich zespołach finansowych. Bez jasnego zidentyfikowania benefitów jakie dana technologia przynosi trudno ocenić, czy nasze oczekiwania zostały spełnione.

Obszar finansów osiąga namacalne i znaczące wzrosty efektywności dzięki wprowadzaniu nowych technologii. Mimo to, nadal obserwujemy, że adaptacja nowych rozwiązań technologicznych w wielu firmach w pionach CFO mogłaby być jeszcze szybsza i osiągać szerszą skalę. Jest to trudne ze względu na złożoność i wagę procesów finansowych. Z drugiej strony z uwagi na rosnące oczekiwania i coraz bardziej dynamiczne środowisko pracy CFO, to właśnie technologia może być czynnikiem wyróżniającym firmy, które wyznaczają nowe kierunki.

O tym, że żyjemy w coraz bardziej dynamicznym otoczeniu i że to otoczenie wymaga coraz bardziej złożonego i wartościowego wsparcia ze strony działu finansów nie musimy przypominać. Robotyzacja procesów biurowych ma jedną wielką zaletę dla zespołów CFO – roboty zdejmują z ludzi najbardziej żmudne i powtarzalne czynności oraz uwalniają potencjał kreatywny pracowników, aby mogli poświęcać więcej czasu na zadania bardziej złożone i wymagające więcej umiejętności eksperckich. Często obserwujemy, jak pracownicy działów finansowych, najczęściej wysoko wykwalifikowani, poświęcają olbrzymią część swojej uwagi na zadania, które w niewielkim stopniu wykorzystują ich twórczy potencjał. Te zadania mają jedną kluczową cechę – muszą zostać wykonane na czas. To właśnie w takich przypadkach roboty sprawdzają się najlepiej: w zadaniach, które są powtarzalne, muszą zostać wykonane precyzyjnie i dodatkowo mają zmienny charakter wolumenów. Co więcej, to właśnie tego rodzaju czynności negatywnie wpływają na postrzeganie miejsca pracy przez pracowników. Natomiast z perspektywy CFO konieczność wykonywania wysokowolumenowych czynności manualnie powoduje, że zespoły nie mają czasu i możliwości na skoncentrowanie się na zadaniach generujących większą wartość dla organizacji.

Oto 5 powodów, dla których działy finansowe nie powinny dłużej zwlekać z wdrożeniem robotów.

  1. Finanse są pod rosnącą presją związaną z bezpieczeństwem i jakością danych

Jakość wykonywania procesów jest jedną z kluczowych przewag robotów software’owych nad ludźmi. Wszędzie, gdzie w wykonywanie czynności zaangażowani są ludzie, pojawia się ryzyko błędów. Wprowadzenie dodatkowych metod zmniejszających ryzyko błędów jest czasochłonne i kosztowne – najczęściej wydłuża proces.

Dostarczanie podstawowych funkcji finansowych bezbłędnie i na czas to jedno z najważniejszych zadań działów finansowych. Roboty spełniają te kryteria w 100%, a ponadto natychmiast raportują każde odchylenie od zdefiniowanego procesu. Takie oddzielenie sytuacji typowych od wyjątkowych pozwala osobom odpowiedzialnym za proces zająć się tylko zadaniami wymagającymi wysokich kompetencji. Z drugiej strony nie ma ryzyka, że mniej doświadczeni pracownicy w sytuacjach wątpliwych podejmą błędną decyzję próbując stanąć na wysokości zadania. Ostatecznym efektem jest znacznie wyższa jakość dostarczonej pracy, bo sytuacjom wyjątkowym można poświęcić relatywnie więcej uwagi, mając jednocześnie pewność, że pozostałe są wykonane w pełni poprawnie.

Oczywiście dodatkowym ”sprzymierzeńcem” robotów jest regulowane środowisko i wszelkie wymogi raportowe i procesowe wynikające z obowiązujących przepisów. Pomijając bezbłędność i 100% zgodność z procedurami, roboty dodatkowo są w pełni audytowalne. Ich praca jest monitorowana na poziomie najdrobniejszych czynności, a zapis może być przechowywany dowolnie długo na potrzeby  kontroli.

  1. Łatwo dostępne rozwiązanie dla bardzo złożonych problemów

Jedną z najważniejszych cech robotyzacji wpływających na wzrost jej popularności jest łatwość i efektywność kosztowa ich wdrażania – oczywiście, jeżeli jest robiona z zachowaniem należytej staranności. Wprowadzanie robotów wygląda szczególnie atrakcyjnie pod względem czasu i nakładów finansowych w zestawieniu z jakimikolwiek zmianami i dostosowaniami w samych systemach klasy ERP.

Oprócz tego roboty mają bardzo przydatną i unikalną w świecie rozwiązań IT cechę polegającą na umiejętności jednoczesnego korzystania z wielu aplikacji, bez konieczności budowania dedykowanych interfejsów. Oznacza to, że wszelkie procesy wymagające przełączania się między aplikacjami dzięki robotom w ogóle mogą zostać zautomatyzowane. Wcześniej budowanie rozwiązań IT integrujących wiele systemów było niezwykle skomplikowane, a co za tym idzie kosztowne, albo wręcz niemożliwe.

Pod tym względem roboty są świetną odpowiedzią na wyzwania związane z procesami i ich automatyzacją tu i teraz.

  1. Zwiększanie skali i zakresu pracy zespołów w finansach bez zwiększania zatrudnienia

Robotyzacja wykonana dobrze i efektywnie przynosi około 10% – 20% oszczędności w operacjach. To z pewnością namacalny efekt ekonomiczny, aczkolwiek doświadczenia z robotyzacją wskazują, że główną motywacją do automatyzacji nie jest zmniejszenie liczby zatrudnionych  pracowników . Podstawowym celem jest uwolnienie potencjału ludzkiego do generowania większej wartości w pracy.

Jest to szczególnie istotne w przypadku skalowalności działów finansowych wraz ze wzrostem biznesu. Zespoły finansowe, które bardzo dużą część swojego czasu poświęcają na podstawowe czynności finansowe są zmuszone do zwiększenia liczebności wraz ze wzrostem liczby transakcji i skomplikowania biznesu. W firmach, które korzystają z robotów przy bieżących i cyklicznych czynnościach (bądź miały możliwość zautomatyzowania tych procesów w inny sposób) zespoły finansowe skalują się bardzo dobrze.

Warto mieć ten aspekt na uwadze i CFO, którzy doświadczają rosnących presji  w zespołach wraz ze wzrostem biznesu powinni szczególnie przyjrzeć się możliwości zastosowania robotów we własnych operacjach.

Z drugiej strony, rosnący biznes w takiej sytuacji może umożliwić zwiększenie zespołów o stanowiska dodające znacznie więcej wartości całej organizacji: np. komórki analityczne, prognostyczne, doradztwo strategiczne, itd. W dzisiejszych czasach nie tylko względna wielkość zespołów finansowych i ich efektywność kosztowa świadczy o jej jakości, ale coraz ważniejszy jest  rodzaj pracy jaką ludzie wykonują w tych zespołach.

  1. W zespołach, gdzie ludzie pracują z robotami ścieżka kariery dla pracowników jest ciekawsza

Roboty zdejmują z ludzi najnudniejsze, najbardziej powtarzalne i najmniej lubiane zadania. Są to także zadania, które najczęściej wymagają mniej kreatywności, a angażują pracownika przede wszystkim pod kątem efektywności i bezbłędności pracy. Oddanie tych czynności robotom automatycznie powoduje, że praca ludzi staje się ciekawsza. W tej sytuacji ludzie mają możliwość skoncentrowania się na trudniejszych przypadkach, bądź też zmiany profilu swojego stanowiska na  bardziej analityczne bądź doradcze. Roboty naturalnie udostępniają pracownikom nowe możliwości rozwoju, ponieważ  środowisko pracy staje się przyjazne dla coraz ciekawszych oraz  wymagających więcej kreatywności i wiedzy eksperckiej wyzwań.

Są także firmy, które robotyzację procesów realizują  wewnętrznie. Wtedy naturalnie pojawia się zupełnie nowa ścieżka rozwoju dla chętnych pracowników – praca w IT przy robotyzacji procesów. Jest to niewątpliwie ciekawa alternatywa, a znajomość procesów jest kluczową umiejętnością dla dobrego developera RPA. Praktyka pokazuje, że przeprowadzanie projektów robotyzacyjnych wewnętrznymi siłami nie jest trywialne i niewiele firm ma skalę uzasadniającą ekonomicznie i organizacyjnie robotyzację wewnętrzną. Niewątpliwie jednak cała branża robotyzacji procesów otwiera zupełnie nowe możliwości rozwoju dla ekspertów procesów finansowych.

  1. Kluczowe procesy w finansach mają potencjał, by generować znacznie większą wartość niż obecnie

Robotyzacja to nie tylko wzrost efektywności i zmniejszenie liczby błędów. Robotyzacja to przede wszystkim przestawienie pracowników na bardziej dogłębne analizy i lepsze możliwości w podejmowaniu decyzji.

Po wprowadzaniu robotów do takich procesów jak forecasting, order-to-cash czy procure-to-pay znacznie rosną możliwości analityczne, prognostyczne i zdecydowanie rośnie efektywność w całych procesach end-to-end. Symptomatyczne są sytuacje, kiedy zespół od prognoz poświęca maksymalnie 10% czasu na faktyczne prognozowanie przepływów pieniężnych w firmie, a całą resztę musi poświęcić na zebranie danych z różnych źródeł i ich rekoncyliację.

Procesy finansowe, gdy są efektywniejsze, najczęściej przekładają się na lepsze zarządzanie kapitałem obrotowym, bardziej produktywną alokację zasobów w firmie i bardziej precyzyjne prognozowanie i modelowanie. Zwiększa się także zdolność organizacji do szybkiej reakcji na zmiany w otoczeniu firmy, co spowodowane jest tym, że niezbędne bieżące czynności zajmują proporcjonalnie mniej czasu.

Kolejny raz potwierdza się teza, że w robotyzacji procesów w pionach finansowych najważniejsi są ludzie. Mimo, że tematem przewodnim artykułu są roboty, to ludziom poświęciliśmy najwięcej uwagi. To ważne, ponieważ pomimo szybkiego rozwoju technologii, w przewidywalnej przyszłości nie zmieni się to, że to ludzie będą decydować o przewadze konkurencyjnej i o efektywności organizacji – szczególnie w obszarach finansowych. Stąd nadrzędną motywacją dla rozważenia wprowadzenia robotów powinna być zawsze poprawa jakości pracy swoich pracowników.

 

 

Przeczytaj, kiedy dopiero trzeba zacząć płacić za robotyzację.

 

 

Prawdziwe przypadki użycia use case robotów RPA Robotic Process Automation

 

Konrad Jakubiec
Członek Zarządu