Jak usprawnić i zautomatyzować obieg dokumentów w firmie?

Automatyzacja obiegu dokumentów odciąża pracowników od nudnych zadań. Dzięki robotom wiele procesów związanych z administracją będzie działać niemal bez ingerencji człowieka. Usprawniony obieg dokumentów przełoży się na efektywność i motywację pracowników, a także zadowolenie klientów, którym zależy na szybkości działań. Jednocześnie praca, którą przejmą roboty, będzie w 100% wykonywana bezbłędnie.

Dowiedz się, jak skutecznie zautomatyzować obieg dokumentów w firmie i w pełni wykorzystać potencjał twórczy pracowników.

Po co automatyzować obieg dokumentów

O ile automatyzacja procesów biznesowych od dawna jest codziennością w praktycznie każdym dziale operacyjnym lub back-office, o tyle sama robotyzacja budzi wśród wielu osób opór. Z czego to wynika? Przede wszystkim z lęku przed utratą pracy. Z obawy, że roboty przejmą kontrolę nad procesami.

Jak to się ma do obiegu dokumentów w firmie? W jaki sposób roboty mogą usprawnić ten proces? Automatyzacja systemu obiegu dokumentów w firmie:

• zmniejsza ilość błędów, które wynikają często z nieefektywnego przetwarzania dokumentów, a czasem po prostu ze zwykłego pośpiechu,
• eliminuje koszty, które firma ponosi przez błędy pracowników (niezależnie od przyczyny),
• przyspiesza procedury, np. czas zawarcia umowy z klientem,
• pozwala zaangażować pracowników w kreatywniejsze zadania i tym samym zwiększa ich motywację,
• zwiększa kontrolę nad administracją,
• ogranicza koszty, które generuje papierowy obieg dokumentów.

Dla kogo automatyzacja obiegu dokumentów jest najlepszym rozwiązaniem? Intuicyjnie możesz pomyśleć, że wyłącznie dla dużych firm. W rzeczywistości z usprawnienia w mniejszym lub większym stopniu korzystają małe firmy, start-upy, czy nawet freelancerzy. To, jak dokładnie będzie przebiegać obieg faktur i innych dokumentów w firmie, zależy tak naprawdę od skali działalności. Jednym z pierwszych kroków powinien być wybór procesów do automatyzacji.

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie

Załóżmy, że firma zdecydowała się na usprawnienie obiegu dokumentów. Jak zrobić to efektywnie – tak, żeby korzyści odczuwała zarówno kadra zarządzająca, pracownicy, jak i klienci? Na rynku jest wiele rozwiązań do automatyzacji obiegu dokumentów w firmie, ale nie zawsze są w pełni ergonomiczne i nadal wymagają istotnego wkładu pracy ludzkiej. Robotyzacja pozwala poradzić sobie z tym wyzwaniem, ponieważ umożliwia odwzorowanie wewnętrznych procesów. Nadaje się również do automatyzacji innych procesów, nie tylko tych związanych np. z obiegiem faktur w firmie. Pozostaje pytanie, w jaki sposób to zrobić.

1. Ustal, czemu dokładnie ma służyć automatyzacja, np. ze wskaźników wynika, że firma traci część klientów ze względu na czasochłonny proces zawierania umów lub zarząd niepokoi wysoka rotacja pracowników. Naturalnie pojawia się chęć zmiany złych wyników.
2. Określ procesy, w których przetwarzane są dokumenty. To może być np. przetwarzanie faktur, księgowanie wyciągów bankowych, czy porównywanie płatności.
3. Wybierz firmę, która zajmie się robotyzacją obiegu dokumentów – to dużo tańsze rozwiązanie niż samodzielne tworzenie centrum robotyzacji.
4. Zaangażuj w usprawnienie obiegu dokumentów zespół – dowiedz się, z jakimi wyzwaniami mierzy się na co dzień, ale też przedstaw pracownikom korzyści, jakie daje optymalizacja procesów biznesowych.
5. Zaplanuj zadania dla zespołu po wdrożeniu automatyzacji obiegu dokumentów – skoro jednym z celów jest odciążenie zespołu z powtarzalnych obowiązków, to muszą wiedzieć, czym będą się zajmować później.
6. Określ wskaźniki, które pozwolą Ci zmierzyć efektywność wdrożonej robotyzacji – czy realizuje cele określone na początku?

Warto też uwzględnić w planach czas na wprowadzanie modyfikacji, np. jeśli okaże się, że wskaźniki efektywności nie są na oczekiwanym poziomie. Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie nie jest jednorazowym zadaniem, a procesem, który również wymaga monitorowania.

Rola robotów w automatyzacji obiegu dokumentów

Ok, ale co tak właściwie mogą zrobić roboty, żeby usprawnić obieg dokumentów? Robotyzację można wykorzystać do:

• akceptacji lub odrzucania dokumentów,
• przepisywania danych z dokumentów – tutaj przewagą robota nad pracownikiem jest po prostu szybkość działania,
• przypisywania dokumentów do pracowników według określonych kryteriów
• monitorowania statusu dokumentów,
• masowej wysyłki dokumentów,
• automatycznego podpisywania dokumentów,

a także wszelkich innych czynności związanych z obiegiem dokumentów, które podlegają konkretnym schematom postępowania, a obecnie wykonują je pracownicy.

Kluczem do sukcesu jest oczywiście precyzyjne określenie procesów, które warto zrobotyzować. Masz wątpliwości, które procesy odpowiadają za prawidłowy obieg dokumentów w firmie? Jak wybrać zadania, które nadają się do robotyzacji? Skontaktuj się z nami. Wystarczą 2-3 powtarzalne, monotonne procesy, które pochłaniają dużo czasu i są podatne na błędy.

Które procesy automatyzować w księgowości? Sprawdź przegląd zastosowań RPA w tym dziale