Jak usprawnić pracę zdalną w Twoim biznesie?

Pandemia niemal wszystkim uświadomiła, jakie są wady i zalety pracy zdalnej. W związku z tym pojawiły się nowe wyzwania, a niewidoczne do tej pory problemy stały się odczuwalne. Choć organizacja pracy zdalnej nie powinna odzwierciedlać pracy w biurze, wielu menedżerów i właścicieli idzie tą drogą. Tymczasem daje ona inne możliwości pozwalając testować nowe rozwiązania i narzędzia. Dowiedz się, jak usprawnić pracę zdalną w firmie i w pełni wykorzystać jej potencjał.

Wady i zalety pracy zdalnej

Warto sobie uświadomić, jakie są wady i zalety pracy zdalnej – do niedawna częściej była to rozmowa o wyobrażeniach na temat pracy poza biurem, niż rzeczywistość. Badania portalu Pracuj.pl wskazują na trzy główne korzyści z pracy zdalnej. Są to większa elastyczność oraz oszczędność czasu i pieniędzy. Niemal 2/3 osób docenia to, że nie musi poświęcać czasu na dojazdy do i z pracy. Oprócz tego:

• 52% badanych jest efektywniejszych, pracując właśnie zdalnie lub hybrydowo,
• praca zdalna zwiększa komfort codziennego życia,
• umożliwia też zdobycie nowych umiejętności związanych z pracą,
• pracodawca może zredukować koszty związanych np. z utrzymaniem biura,
• firma może też zatrudniać pracowników bez względu na ich lokalizację.

Jakie są wady pracy zdalnej? Problemem jest brak wyraźnej granicy między życiem zawodowym a prywatnym – według raportu Pracuj.pl Dwa lata nowej normalności aż 89% pracowników zdalnych podczas pracy zajmuje się sprawami prywatnymi, m.in. przygotowują jedzenie, odbierają przesyłki od kuriera lub z paczkomatu, a także piorą, sprzątają i porządkują dom. Praca zdalna przekłada się też na rzadsze kontakty z kolegami i koleżankami z biura, a w wielu firmach wyzwaniem jest komunikacja między pracownikami – zarówno w strukturze pionowej, jak i poziomej.

Organizacja pracy zdalnej – jak ją usprawnić

Jednym z wyzwań, z jakimi mierzą się menedżerowie, jest zatarcie granicy między życiem zawodowym a prywatnym, a co za tym idzie praca po godzinach. Pracownikom trudniej wyjść z pracy, szczególnie jeśli:

• trzeba rozliczyć duży wolumen dokumentów, które nie mogą czekać,
• motywacja do działania spada, ponieważ pojawia się nuda i zniechęcenie w pracy.

Firma musi poszukać rozwiązania – nuda przy jednoczesnym nadmiarze pracy może doprowadzić do spadku kreatywności, problemów z dotrzymywaniem deadline´ów, a także błędów np. na danych finansowych i osobowych.

Kolejnym wyzwaniem są rzadsze kontakty ze współpracownikami, co utrudnia wymianę myśli i doświadczeń. Pomysły, które do tej pory miały szansę powstać podczas przysłowiowej kawy w trybie pracy zdalnej też mogą się pojawić, ale trzeba im stworzyć do tego przestrzeń. Jak? Potrzebujesz harmonogramu pracy zdalnej – zaplanowanych spotkań, które służą nauce i wymianie poglądów. Dobrze sprawdzają się też poranne spotkania (morning stand-up), które mogą się odbywać codziennie, ale też 2 lub 3 razy w tygodniu. Cel? Krótka i treściwa rozmowa na temat spraw bieżących, która przy okazji podtrzymuje relacje w zespole, sprzyja kreatywnemu myśleniu.

Robotyzacja procesów jako wsparcie pracy zdalnej

Harmonogram pracy zdalnej to niejedyne rozwiązanie. Wyzwania takie jak duże wahania wolumenów, czy coraz częstsze błędy w danych finansowych i osobowych nie staną się mniejsze dzięki regularnym spotkaniom. Praca zdalna może oznaczać zalety dla pracodawcy, jeśli wykorzysta jej potencjał i wprowadzi nowe rozwiązania. Tak jak pisaliśmy we wstępie – praca poza biurem nie powinna być odzwierciedleniem tej stacjonarnej. Należy przystosować się do nowych okoliczności, zamiast powielać sprawdzone schematy postępowania w zupełnie innych warunkach.

Robotyzacja procesów księgowych umożliwia w 100% poprawną realizację zadań. Zatrudnienie Cyfrowych Współpracowników w ramach wsparcia pracy zdalnej nie tylko pokaże Twojemu zespołowi, że zastanawiasz się, jak usprawnić ich pracę. Przede wszystkim pozwoli uniknąć błędów, które często wynikają ze znużenia, nieuwagi i zniechęcenia. Optymalizacja procesów biznesowych pomoże także:

• zwiększyć moce przerobowe, które do tej pory były mocno ograniczone, dzięki czemu pracownicy nie będą zostawać po godzinach,
• zmniejszyć rotację w zespole – stabilny zespół to nie tylko wyższy komfort pracy, ale również lepsza współpraca,
• zwiększyć kreatywność pracowników – automatyzacja procesów biznesowych umożliwia odejście od nudnych, powtarzalnych zadań np. na rzecz pogłębionej analizy, oraz pracy przy bardziej złożonych i angażujących projektach.

Jak usprawnić pracę zdalną – podsumowanie

Nawet częściowa rezygnacja z pracy stacjonarnej powinna się wiązać z przygotowaniem do pracy zdalnej. Dobra organizacja i harmonogram usprawnią komunikację w zespole, ale przecież to niejedyne wyzwanie, z jakim mierzą się pracownicy. Możesz wykorzystać plusy zdalnej, wdrażając nowe rozwiązania. Zatrudnienie robotów może się spotkać z delikatnym oporem, ale jeśli wyjaśnisz pracownikom, czym są robotyzacja i automatyzacja, przekonają się, że jest to dla nich szansa na bardziej angażujące wyzwania.