Optymalizacja procesów w firmie. Czym jest i jak na niej zyskać?

5 min

Dla wielu przedsiębiorców optymalizacja równa się redukcji kosztów. Co to znaczy w praktyce? Czy rzeczywiście optymalizacja procesów w firmie przynosi jedynie oszczędność pieniędzy? Jest to ograniczone podejście do tematu, przez co trudniej dostrzec inne korzyści i w pełni wykorzystać potencjał prowadzonych działań. Optymalizacja może oznaczać wyższą produktywność, większą liczbę zadowolonych pracowników, klientów i partnerów biznesowych. Poprawi również zgodność z przepisami, spowoduje wzrost elastyczności – także tej finansowej, i zmniejszy ryzyko popełnienia błędów. Sprawdź, co to znaczy w kontekście technologii RPA.

Optymalizacja – co to znaczy

Optymalizacja to szereg działań, które mają usprawnić procesy w firmie – tak, by osiągnąć jak najlepsze efekty przy jak najmniejszym wysiłku. Pozwala:

uporządkować procesy,
uniknąć dublowania pracy,
zapewnić zgodność z przepisami i wymogami audytów,
zwiększyć elastyczność procesów,
usprawnić przepływ informacji,
odciążyć pracowników.

Nie ma jednej metody optymalizacji procesów, którą można byłoby zarekomendować każdej firmie – potrzebne jest indywidualne podejście do każdego przypadku. Dlaczego? Optymalizacja procesów biznesowych musi mieć określony cel, choćby po to, by można było zweryfikować jej skuteczność. Przedsiębiorstwo, które dąży do oszczędności, będzie działać nieco inaczej, niż firma, która pracuje nad poprawą jakości usług.

Jednym ze sposobów na optymalizację procesów w firmie jest automatyzacja. Dotyczy powtarzalnych i rutynowych obowiązków biurowych, które choć w różnym stopniu dotyczą niemal każdego działu. RPA (Robotic Process Automation) łączy w sobie technologie, które taką automatyzację umożliwiają. Jakich korzyści możesz oczekiwać po jej wdrożeniu?

Korzyści z optymalizacji procesów w firmie

Bez względu na cel, jaki stoi za aktualizacją procesów biznesowych firmy, zawsze zyska na tym klient. Jak? Klient może szybciej otrzymać produkt lub zostać szybciej obsłużony, produkt lub usługa może być wyższej jakości, lub też może mieć niższą cenę w wyniku redukcji kosztów.

Ale przecież na optymalizacji nie zyskują wyłącznie klienci. Automatyzacja procesów biznesowych ułatwia budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Firma zyskuje większą stabilność, a to przekłada się na lepszą jakość współpracy z partnerami biznesowymi.

Z optymalizacji korzystają również pracownicy. Większość przedsiębiorstw odczuwa konieczność redukcji kosztów, co niestety często w praktyce oznacza więcej obowiązków za tyle samo lub mniej pieniędzy. Tymczasem celem optymalizacji może być zwiększenie komfortu pracowników i stworzenie im przestrzeni do kreatywnej, satysfakcjonującej pracy.

Szersze spojrzenie na optymalizację pozwala dostrzec więcej korzyści niż oszczędność pieniędzy. Do potencjalnych zysków należą:

sprawniejsze funkcjonowanie firmy,
wzrost zadowolenia klientów, partnerów biznesowych i kontrahentów,
wyższa wydajność i efektywność pracy,
wyższy komfort pracy, dzięki lepszemu przepływowi informacji, intuicyjności procesów, ale też odejściu od powtarzalnych zadań, które sprzyjają frustracji,
łatwiejsze zarządzanie zmianą,
minimalizacja błędów i większe bezpieczeństwo danych,
szybsza i skuteczniejsza obsługa klientów,
utrzymanie ciągłości pracy.

To tak naprawdę tylko część korzyści – pokazuje to jednak, jak wiele może zyskać Twoja firma dzięki optymalizacji procesów. Jak wygląda w praktyce wdrożenie takich działań?

Jak wygląda optymalizacja poprzez automatyzację procesów

Każdy moment jest dobry, by zaplanować optymalizację poprzez automatyzację procesów biznesowych firmy. Co więcej, lepiej zrobić to, zanim dojdzie do poważniejszego kryzysu. Impulsem do działania mogą być nawet odejścia kluczowych pracowników na emeryturę – doskonale wiesz, jak dużym wyzwaniem są braki kadrowe. Musisz tylko poznać cechy procesów nadających się do automatyzacji. Powinny one być:

ustandaryzowane,
podatne na ludzkie błędy,
obsługiwane na wielu systemach,
narażone na duże wahania wolumenów,
niezmieniające się zbyt często.

Na dobry początek wystarczy, że zapytasz swoich pracowników, które zadania są dla nich najnudniejsze. Robotyzacja procesów to w pewnym sensie walka z nudą. Zespół pomoże Ci zidentyfikować potencjalne źródła zmiany. Analiza potencjału robotycznego minimalizuje ryzyko, że optymalizacja procesów się nie powiedzie.

Martwisz się, że Twoja firma nie ma kompetencji w obszarze robotyzacji? Skorzystaj ze wsparcia firmy zewnętrznej. W Digital Teammates działamy w modelu subskrypcyjnym „Rent-a-Robot” (Robot as a Service), w którym płacisz za wykonaną pracę Cyfrowych Współpracowników. Dzięki temu masz pewność, że pieniądze firmy są dobrze wykorzystane, a jednocześnie nie musisz się obawiać, kto skoordynuje działania.

Sprawdź: robotyzacja a automatyzacja

Robotyzacja procesów biznesowych firmy – podsumowanie

Świadomość, co to naprawdę znaczy optymalizacja, pozwala dużo lepiej wykorzystać jej potencjał. Wyjście poza myślenie o optymalizacji wyłącznie w kategoriach redukcji kosztów, umożliwia precyzyjną identyfikację procesów nadających się do automatyzacji. Dzięki temu firmie będzie łatwiej osiągnąć założone cele.

Masz wątpliwości, jakie procesy warto zoptymalizować? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci zidentyfikować potencjał robotyczny procesów w Twoim przedsiębiorstwie.

Które procesy automatyzować? Sprawdź przegląd zastosowań RPA w poszczególnych działach