Procesowanie faktur

Dział

Logistyka

Złożoność

★★✰✰✰

O procesie

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym – w celach księgowych – wystąpienie transakcji. Dokumentuje m.in. wartość i rodzaj transakcji, ale również strony, które zawarły porozumienie. Faktury w formie elektronicznej podlegają procesowaniu według ściśle określonego obiegu w każdej organizacji, dlatego też są idealnym procesem, który można, a nawet powinno się przekazać w ręce robotów. Cyfrowy Współpracownik pracując na takim samym koncie jak pracownik jest w stanie odczytać dane z dokumentu by docelowo zautoryzować fakturę z linią VAT i zapisać w odpowiednim miejscu.

Schemat pracy robota

1. Robot wyszukuje w systemie odpowiednią fakturę paliwową.
2. Dla znalezionej faktury robot wylicza i dodaje linie VAT dla poszczególnych pozycji dokumentu.
3. Robot dokonuje analizy dodanych linii VAT oraz bilansuje fakturę zgodnie z założeniami.
4. Jeśli faktura jest zbilansowana, robot autoryzuje ją i zapisuje we wskazanym miejscu.

Systemy

IFS (ERP), SAP, MS Excel

Wyzwania biznesowe

1. Konieczność monotonnego „przeklikiwania się” przez pola w aplikacji.
2. Wysokie ryzyko popełnienia błędu.
3. Czasochłonne i monotonne wykonanie procesu.

Efekt pracy robota

1. Bezbłędne przenoszenie danych między systemami.
2. Sprawna obsługa wahań wolumenowych.
3. Automatyczna dołączanie wymaganych plików do odpowiednich wniosków.
4. Zautomatyzowane gromadzenie wszystkich plików w jednym folderze.

Zmiany po robotyzacji

1. Wzrost efektywności wykonywania procesu.
2. Szybsze reagowanie na rosnący wolumen pracy.
3. Skrócenie czasu obsługi procesu.

W nagraniu możesz zobaczyć działania Cyfrowego Współpracownika, który zautomatyzował proces rozliczania faktur paliwowych i przepraw promowych i odciążył pracowników od zadań żmudnych i powtarzalnych.

Jak działa robot? - Faktury paliwowe i przeprawy promowe