Które procesy warto automatyzować w księgowości i finansach?

Kiedy automatyzacja powtarzalnych procesów finansowych jest rozwiązaniem wartym wdrożenia?

28 stycznia Kasia Kowalska (RPA Analyst i Pasterka Robotów) oraz Karol Smoliński (Business Development Manager) poprowadzili szkolenie o Robotic Process Automation w księgowości i finansach. Nasi eksperci opowiedzieli, w jakich obszarach automatyzacja wspiera działy finansowo-księgowe. Podzielili się też wskazówkami, które zadania warto oddać w ręce cyfrowych pracowników, a także omówili przykłady zautomatyzowanych już procesów. Zobacz webinar lub przeczytaj podsumowanie, a przekonasz się, jakie możliwości daje optymalizacja procesów biznesowych działom finansowo-księgowym.

Wyzwania działów finansowo-księgowych, na które odpowiada automatyzacja

Zarządzanie oraz praca w rozproszonych zespołach mogą się łączyć z utrudnionym przepływem informacji, spowolnieniem procesów oraz większym ryzykiem popełnienia błędów. Wdrożenie automatyzacji powtarzalnych procesów finansowych zwiększa pewność, że zachowamy ich ciągłość. Nawet w dynamicznie zmieniającej się sytuacji biznesowej Cyfrowi Współpracownicy wykonują swoje zadania niezawodnie i bezbłędnie. W czasie, gdy roboty dbają o żmudne, rutynowe procesy, pracownicy mogą się zająć innymi kluczowymi zadaniami, które wymagają ich wiedzy i umiejętności.

Coraz częściej można zauważyć też zmianę roli, jaką odgrywa w firmie zespół finansowo-księgowy. Transformacja cyfrowa sprawiła, że znaczenie tych działów w organizacjach wzrosło. Zespoły te często zaczynają pełnić funkcję doradczą. Skupiając się na analizach przepływów finansowych, pracownicy przekazują kadrze zarządzającej kluczowe informacje i prognozy. Rezultaty tej pracy mogą mieć fundamentalny wpływ na podejmowane decyzje.

Bieżąca analiza wyników firmy i stosowanych modeli biznesowych jest niezbędna do podejmowania trafnych decyzji na temat rozwoju firmy. Trudno jednak o regularne, manualne zbieranie informacji w tempie, które pozwalałoby na analizę danych w czasie rzeczywistym. Rozwiązaniem jest uproszczenie i automatyzacja powtarzalnych, czasochłonnych procesów finansowych wykonywanych do tej pory przez pracowników. RPA w księgowości sprawia, że pracownicy mogą dostawać gotowe raporty i zestawienia, na podstawie których przygotują właściwe analizy i rekomendacje. Dzięki temu firmy mogą zbudować przewagę konkurencyjną.

Częste zmiany legislacyjne oraz późne informowanie o nich powoduje zachwianie stabilności pracy. Zespoły w bardzo krótkim czasie są zobligowane do wdrożenia nowych procesów. Muszą zwiększyć nakłady pracy przy niezmiennym zatrudnieniu. Ponieważ jednak te procesy są często oparte o jednoznaczne reguły, można je spokojnie oddać w ręce cyfrowych pracowników, których poprowadzą Pasterki i Pasterze Robotów.

Zadania, które warto zautomatyzować w księgowości i finansach

Szukając procesów do automatyzacji, w pierwszej kolejności trzeba rozważyć te, które:

• są powtarzalne,
• pracownicy wykonują w określonej kolejności,
• są podatne na ludzkie błędy (np. literówki, niepoprawnie wprowadzone kwoty),
• mają duże wahania wolumenów (np. liczba rekordów do przetworzenia wzrasta okresowo i łączy się są powtarzalne,
• pracownicy wykonują w określonej kolejności,
• są podatne na ludzkie błędy (np. literówki, niepoprawnie wprowadzone kwoty),
• mają duże wahania wolumenów (np. liczba rekordów do przetworzenia wzrasta okresowo i łączy się z pracą w nadgodzinach),
• są czaso- i pracochłonne, wymagają dużego nakładu pracy ludzkiej.

Zespoły księgowo-finansowe wykonują na co dzień wiele monotonnych procesów. Od nich jednak często zależy funkcjonowanie całej firmy. Niestety, te zadania zwykle nie pozwalają pracownikom w pełni wykorzystać ich wiedzy, doświadczenia oraz zdolności analitycznych. Odpowiedzią na ten problem może być automatyzacja procesów biznesowych.

Procesy, które warto rozważyć pod kątem wdrożenia technologii RPA w księgowości i finansach to m.in.:

• księgowanie i wystawianie faktur,
• rozliczanie transakcji (np. netting),
• uzgadnianie sald,
• biała lista,
• przygotowywanie zestawień finansowych.

Jeśli chcesz zobaczyć schematy zautomatyzowanych procesów księgowych wraz z efektami pracy robotów, odbierz dostęp do pełnego nagrania ze szkolenia.