Zmiana terminu płatności

Dział

Księgowość

Złożoność

★★✰✰✰

O procesie

Wykazanie na fakturze terminu płatności nie jest obligatoryjne, jednak może wiązać się z powstaniem obowiązku podatkowego. Termin płatności na fakturze można poprawić jedynie wystawiając fakturę korygującą, ale co zrobić w sytuacji, gdy zmiana terminu płatności wynika z nowych przepisów prawnych lub wolumen pracy do wykonania przekracza możliwości pracowników? Proces zmiany terminu płatności może zostać przekazany w ręce robota, które nie tylko porównają dane między aplikacjami, ale również przygotują zbiorczy plik księgowy dla pracownika.

Schemat pracy robota

1. Robot pobiera listę z pozycjami do weryfikacji z aplikacji „A”.
2. Loguje się do aplikacji „B” i dokonuje analizy terminów płatności.
3. Następuje analiza warunków brzegowych wnioskowanych zmian.
4. Robot pobiera i uzupełnia dane w zaakceptowanych wnioskach.
5. Zostaje przygotowany zbiorczy plik księgowy.
6. Plik zostaje sprawdzony i zaakceptowany przez pracownika.
7. Po wprowadzeniu zaakceptowanego pliku do systemu wykonana zostaje czynnośc zaplanowana.

Systemy

Aplikacja klienta, MS Excel

Wyzwania biznesowe

1. Wzrost ilości pracy w dziale spowodowane zmianami prawnymi – konieczność wdrożenia nowego procesu, który wiąże się z dodatkowym obciążeniem pracowników, bądź rekrutacją i przeszkoleniem nowego pracownika.
2. Wysokie ryzyko popełnienia błędu przez pracownika – wdrożenie nowego procesu obarczone jest wysokim prawdopodobieństwem błędogenności procesu i jego konsekwencjami prawnymi. Ponadto dane w tym procesie zbierane są z kilku systemów, a następnie analizowane, co wiąże się z możliwym pominięciem części danych lub ich błędną analizą​.

Efekt pracy robota

Automatyczne przygotowanie zbiorczego pliku księgowego, który po akceptacji pracownika zostaje wgrany do systemu celem wykonania zaplanowanej czynności (zmiana terminu płatności).

Zmiany po robotyzacji

1. Uwolnienie pracy człowieka.
2. Skrócenie czasu obsługi procesu.
3. Eliminacja ryzyka popełnienia błędu – robot bezbłędnie przetwarza dane, co znacząco zminimalizowało ryzyko wystąpienia negatywnych konsekwencji prawnych​.
4. Uniknięcie obciążenia pracowników dodatkowymi obowiązkami – wdrożenie robota zapewni bezbłędne wykonywanie procesu od dnia jego uruchomienia.

W nagraniu możesz zobaczyć działania Cyfrowego Współpracownika, który zautomatyzował proces zmiany terminów płatności i odciążył pracowników od zadań żmudnych i powtarzalnych.

Jak działa robot? - Zmiana terminu płatności