Jakie są główne powody sięgania przez firmy po robotyzację?
Zastanawiasz się, czy automatyzacja firmy jest właściwą odpowiedzią na Twoje wyzwania? Warto sprawdzić, dlaczego inni wybrali to rozwiązanie. Automatyzacja to dla firm to silne narzędzie, które pomaga wzmocnić ich działania oraz zrobić kolejny krok w kierunku digitalizacji. Jak w przypadku każdego narzędzia, najważniejsze jest znalezienie najbardziej adekwatnych problemów, które może naprawić. Z jakich powodów firmy decydują się na wdrożenie technologii RPA?
1. Nie wszystko da się zautomatyzować za pomocą zasobów IT
We wszystkich znanych nam firmach jedna rzecz jest pewna: zasoby IT są ograniczone. Decyzje o tym, co dostarczy załoga techniczna, a co musi poczekać na realizację w bliżej nieokreślonej przyszłości, są zawsze trudne. Co więcej, zasadniczo rozwiązania IT są drogie. Prowadzi to do bardzo ostrożnego podejmowania decyzji, z naciskiem na biznesowe wyniki, jakie wygeneruje taka inwestycja.
Zasoby IT zostaną więc spożytkowane w obszarach rozwoju biznesu, które mają większy wpływ na przychody. Co więcej, wprowadzanie nowych technologii, kanałów, linii biznesowych i produktów bardzo często prowadzi do zwiększenia złożoności w obszarze back-office. W idealnym świecie ta złożoność powinna być dla nas niezauważalna, rozwiązana automatycznymi interfejsami i aplikacjami. Jak większość z nas wie, nie ma to wiele wspólnego z rzeczywistością. Bardzo często większość rozwiązań technologicznych na początku procesu prowadzi do wzrostu pracy manualnej w obszarze back-office.
RPA oznacza dla firmy nowe możliwości – wpasowuje się w ten świat idealnie. Jest dużo bardziej uzasadnione ekonomicznie, posiada prostszy proces wytwarzania i przynosi korzyści szybciej niż typowe rozwiązania IT. Oprócz tego RPA jest zazwyczaj mniej złożona technologicznie (chociaż w kontekście procesu technologicznego złożoność RPA często jest niezłym wyzwaniem). To właśnie dlatego specjaliści w zaawansowanych technologiach IT są po prostu niepotrzebni do automatyzacji w obszarze back-office. Także dlatego RPA bardzo często okazuje się być idealnym rozwiązaniem w polskich firmach dla przeszkód, z którymi się mierzą.
2. Szukanie szybkich odpowiedzi na zmiany na rynku pracy
Niedostatek talentów i kandydatów do pracy obserwujemy w wielu obszarach. Prowadzi to do sytuacji, w której ludzie coraz częściej zmieniają miejsce zatrudnienia. Nasze doświadczenie pokazuje, że biurowe operacje mają typową cechę: ich zespoły bardzo często składają się ze stosunkowo stałej podstawy – wyspecjalizowanej i odpowiedniej do realizacji bardziej zaawansowanych czynności grupy. Druga część zespołu charakteryzuje się znacznie większą rotacją. Jest to zazwyczaj grupa młodszych stażem pracowników, najczęściej przydzielanych do mniej wymagających i zdecydowanie bardziej nużących zadań. Chociaż z takim układem można sobie poradzić, nie zawsze się to udaje – mimo że zespoły mają wystarczającą kombinację kompetencji, by zachować wysoki poziom motywacji. W takich sytuacjach rotacja pracowników utrzymuje się na wysokim poziomie, co prowadzi do większych kosztów rekrutacyjnych i szkoleniowych.
Mniej lubiane przez pracowników czynności ze względu na ich powtarzalny, nużący i podatny na błędy charakter, są idealne dla robotów. Dlatego właśnie posiadanie na pokładzie cyfrowych współpracowników może znacząco zredukować rotację pracowników. Dzięki automatyzacji firmy zespół może się skupić na bardziej satysfakcjonujących i wymagających zadaniach. Oprócz tego, roboty łatwiej wyszkolić, nigdy nie odchodzą z pracy, ani nie proszą o podwyżkę. Tym samym zwiększają stabilizację zarządzania obszarem back-office.
3. Chęć uwolnienia pracowników od najbardziej nielubianych i powtarzalnych zadań
Nasze doświadczenie pokazuje, że w większości organizacji jest za dużo pracy, w porównaniu do liczby dostępnych pracowników. Utrzymanie zespołu, który będzie w stanie udźwignąć operacje biurowe, jest wyzwaniem samym w sobie. Musimy dodać, że niestety nadal w wielu miejscach ludzie wykonują czynności, które trzeba było zautomatyzować dawno temu. Mamy tutaj na myśli powtarzalne, nużące i generujące błędy procesy. Nieprzypadkowo te zadania są idealne dla robotów.
Dlatego też RPA oznacza dla firmy wzrost motywacji wśród pracowników. Kiedy najmniej lubiane czynności wykonują roboty, ludzie, pracujący ramię w ramię z cyfrowymi współpracownikami z zespołu, mogą w końcu skupić się na bardziej wymagających i rozwijających zadaniach. Tworzy to dużo bardziej atrakcyjne miejsce pracy.
4. Szukanie sposobów na poprawę jakości
Dobrze przygotowane i wyszkolone roboty nie popełniają błędów. Zawsze pracują zgodnie z procedurami i nigdy nie robią literówek. Nie popełniają błędów w obliczeniach i nie generują żadnych innych nieprawidłowości, które są bardziej prawdopodobne, im bardziej powtarzalna i nużąca jest czynność. Optymalizacja procesów biznesowych jest najszybszą i najprostszą drogą, która doprowadzi do poprawy jakości Waszych operacji.
4. Szukanie sposobów na poprawę jakości
Dobrze przygotowane i wyszkolone roboty nie popełniają błędów. Zawsze pracują zgodnie z procedurami i nigdy nie robią literówek, błędów w obliczeniach, ani nie generują żadnych innych nieprawidłowości, które są bardziej prawdopodobne im bardziej powtarzalna i nużąca jest czynność. Roboty są najszybszą i najprostszą drogą, prowadzącą do poprawy jakości Waszych operacji.
5. Szukanie sposobów na zwiększenie efektywności
Roboty są szybsze niż ludzie. Tylko od rodzaju aplikacji i charakteru procesu zależy, o ile szybsze będą. Nasze doświadczenie pokazuje, że przeciętny robot pracuje od około 4 razy szybciej niż człowiek – nawet do 50 razy szybciej na niektórych starszych aplikacjach. Widać więc, że automatyzacja procesów biznesowych pozwala zwiększyć efektywność, a jednocześnie zaangażować dobrych pracowników w kreatywniejsze zadania.
6. Zrobienie pierwszego kroku w kierunku eksperymentowania ze sztuczną inteligencją
Przy rozważaniu technologicznego postępu w operacjach bardzo interesującym krokiem jest zawsze sztuczna inteligencja. Posiadanie algorytmów, które potrafią pracować, a jednocześnie nie muszą być deterministycznie zaprojektowane dla 100% przypadków przed uruchomieniem, jest atrakcyjne dla wielu procesów.
Elementy sztucznej inteligencji w automatyzacji firmy znacznie się różnią od czystego RPA, które jest w 100% deterministyczne. Dane wsadowe są jasno i dokładnie określone, a instrukcje zamknięte i znane w całości. Wynik jest zawsze przewidywalny i – jeśli zajdzie taka potrzeba – zawsze można go prześledzić.
SI nigdy nie jest bezbłędna – jedną z jej cech jest uczenie się z czasem i zwiększanie swojej efektywności. Z kolei procesy RPA łatwo stworzyć, a roboty umieścić w danej czynności, wiedząc przy tym dokładnie, ile przypadków i z jakim rezultatem zostaną zrealizowane. Sztuczna inteligencja wymaga natomiast ludzkiej kontroli na drugą rękę. Prowadzi to do konieczności przearanżowania procesu, by upewnić się, że czynności wykonywane przez SI nie przyniosą negatywnych skutków.
Z tego względu wierzymy, że roboty ze sztuczną inteligencją są większym wyzwaniem w kontekście udanego wdrożeni. Dlatego też na początek zaleca się polskim firmom prostsze roboty RPA. To szczególnie ważna kwestia z psychologicznego punktu widzenia – dobrze zaprojektowane roboty RPA przynoszą pozytywne rezultaty od chwili uruchomienia. Tam, gdzie SI potrzebuje czasu, by nauczyć się, jak wykonywać swoje zadania, zespół musi wykazać się cierpliwością i wyrozumiałością dla nowej technologii, z którą pracuje ramię w ramię.
Zespoły, które mają już doświadczenie w codziennej pracy z technologią RPA, są lepiej przygotowane na przyjęcie także elementów sztucznej inteligencji.
Przeczytaj, jak wynajęcie robotów oszczędza Twój czas i koszty i jak przebiega automatyzacja procesów księgowych.
