Jakie są najważniejsze przeszkody robotyzacji i jak je przezwyciężyć?

W jednym z poprzednich artykułów dyskutowałem najważniejsze przyczyny sięgania przez firmy po robotyzację. Teraz chciałbym zmierzyć się z większym wyzwaniem – analizą najważniejszych przeszkód, które firmy muszą przezwyciężyć, aby odnieść sukces w robotyzacji.

Dlaczego w ogóle mam się zajmować robotyzacją?

Mimo że robotyzacja i automatyzacja są obecnie uznawane za narzędzia głównego nurtu w cyfrowej transformacji przedsiębiorstw, czasami trudno znaleźć wiarygodne źródło informacji o namacalnych korzyściach, które one przynoszą.

Jest kilka oczywistych powodów, takich jak redukcja kosztów operacji, poprawa jakości i efektywności oraz kilka nieoczywistych, które przedyskutowałem dokładniej w artykule o tym, jakie są główne powody sięgania przez firmy po robotyzację.

W skrócie – najważniejsze powody, którymi powinny kierować się przedsiębiorstwa, podejmując decyzję o robotyzacji, są następujące:

1. Trudno jest automatyzować przy pomocy zasobów IT, a nie każda automatyzacja jest ekonomicznie uzasadniona w taki sposób.
2. Szukanie szybkich odpowiedzi na zmiany zachodzące na rynku pracy (rotacja, rosnące wynagrodzenia, szkolenia, etc.).
3. Chęć uwolnienia pracowników od najbardziej nielubianych i powtarzalnych zadań.
4. Szukanie sposobów na zwiększenie efektywności.
5. Szukanie sposobów na poprawę jakości.
6. Zrobienie pierwszego kroku w kierunku eksperymentowania ze sztuczną inteligencją.

Jestem przekonany, że lektura tego artykułu rozwieje obawy dotyczące potencjalnych przeszkód robotyzacji i automatyzacji procesów księgowych, oraz innych powtarzalnych zadań.

Brak wiedzy dotyczącej oceny potencjału robotycznego

Doświadczenie pokazuje, że ok. 20-30% wszelkich prac biurowych jest obecnie w zasięgu technologii robotycznych. Jednak rzeczywisty potencjał może być znacznie większy w zależności od konkretnego otoczenia aplikacji w firmie. Opracowaliśmy krótki kwestionariusz, który może pomóc w identyfikacji procesów najlepiej nadających się do robotyzacji.

• Proces jest wysoko wystandaryzowany, udokumentowany i stabilny
• Dane, które przetwarza, są dostępne w cyfrowej postaci
• Proces wymaga dużego nakładu powtarzalnej pracy ludzkiej
• Automatyzowany system jest stosunkowo stabilny w sensie dodawania nowych funkcji; w najbliższym czasie nie mamy w planach wprowadzić w nim istotnych zmian architektonicznych
• Automatyzowany proces jest podatny na błędy ludzkie (wymaga wprowadzania dużej ilości wrażliwych danych jak kwoty, daty czy identyfikatory klientów)
• Proces poddawany automatyzacji obejmuje kilka systemów informatycznych, więc wymaga od człowieka wielozadaniowości i częstego przełączania się między interfejsami
• Automatyzowany proces ma duże wahania wolumenów, przez co trudno jest zapewnić dla niego optymalną, ludzką obsługę na odpowiednim poziomie

Jeżeli procesy mają przy najmniej kilka z powyższych cech najprawdopodobniej są dobrymi kandydatami dla robotów.

Po takiej krótkiej ocenie można pójść dwoma drogami w zależności od kultury organizacji. W pierwszej z nich należy poszukać pomocy doradców, którzy w szczegółach przeanalizują potencjał robotyczny na samym początku. Drugie podejście mówi, aby po prostu wdrożyć robotyzację od pierwszego wybranego procesu. Następnie budować doświadczenie w zwinnym i iteracyjnym procesie ciągłego doskonalenia.

Brak kompetencji robotycznych

Tutaj też jest kilka możliwych opcji. Najbardziej oczywistą jest taka, że możesz zdecydować, że w ogóle nie potrzebujesz kompetencji robotycznych i pozwolić komuś przeprowadzić robotyzację, w idealnym scenariuszu dostarczając roboty jako usługę. To najlepszy wybór, kiedy roboty nie są podstawową działalnością firmy albo skala operacji nie przekracza kilkuset pracowników. Na drugim końcu skali jest scenariusz ustanowienia własnego centrum kompetencji robotycznych i pozyskania odpowiednio utalentowanych osób z rynku. Można również zwrócić się do doradców, którzy pomogą znaleźć i rozwijać takie kompetencje.

Obawa o implementację „tymczasowego” rozwiązania, które pozostanie na zawsze

Ponieważ roboty pracują bez zmiany istniejących systemów IT i w pewien sposób przykrywają nieefektywności obecnego interfejsu użytkownika, mogą być postrzegane jako rozwiązanie „tymczasowe” do momentu wdrożenia „prawdziwej” automatyzacji. Tymczasem roboty są pełnoprawnym narzędziem automatyzacji, dla którego w większości przypadków nie ma dobrej alternatywy.

Jest tak dlatego, że zwykle są bardzo dobre powody, dla których nie zbudowano niskopoziomowych interfejsów między systemami, albo systemy nie mogą zostać zmienione ze względu na gigantyczne koszty, które się z tym wiążą. Z kolei technologia RPA ze swej natury jest bardzo mało inwazyjna i może być doskonałym rozwiązaniem „pomostowym” do czasu, kiedy zostaną wdrożone docelowe rozwiązania.

Potencjalny konflikt robotyzacji z innymi projektami cyfrowej transformacji

Jak wcześniej wspomniałem roboty są obecnie częścią głównego nurtu narzędzi cyfrowej transformacji. Przez to powinny być używane jako rozwiązanie komplementarne do innych wysiłków automatyzacyjnych. Najlepszym sposobem jest po prostu umieszczenie robotów na mapie transformacji po właściwej ocenie ich przewagi nad innymi sposobami optymalizacji.

Duże projekty transformacyjne zwykle potrzebują sporo czasu na pełne wdrożenie, więc roboty są idealnym narzędziem pomostowym, jak wspomniałem w poprzednim paragrafie. Roboty są również doskonałe, aby uzupełnić luki w ergonomii świeżo wdrożonych rozwiązań. Szczególnie wtedy, kiedy na końcowych etapach dużych projektów transformacyjnych podejmowano bolesne decyzje dotyczące ograniczenia zakresu funkcjonalnego. Automatyzacja procesów biznesowych z pomocą robotów może dać trochę czasu, aby przemyśleć docelowe doświadczenie użytkownika w kontakcie z nowymi systemami i aplikacjami.

Duża inwestycja z góry

Infrastruktura robotyczna jest zwykle mniej kosztowna niż w przypadku typowych rozwiązań IT, ale ciągle wymaga:

• kilku serwerów w chmurze, bądź wewnętrznej serwerowni,
• licencji robotycznych,
• wykwalifikowanego zespołu, aby utrzymać całość w nienagannym porządku.

Jest kilka sposobów, żeby sobie z tym poradzić. Jeden z nich został już pokrótce omówiony powyżej – można po prostu znaleźć dostawcę usług robotycznych i płacić jedynie za pracę, którą wykonają roboty. W takiej sytuacji koszty inwestycji z góry są praktycznie zerowe.

Aby udowodnić, że koncepcja jest prawidłowa, można zainwestować tylko nieco więcej i pobrać próbne wersje wybranych platform robotycznych opartych na lekkiej infrastrukturze chmurowej. Następnie spróbować skalować rozwiązanie. To podejście jest dość popularne, ale ja go nie rekomenduję. Wyniki implementacji w małej skali mogą być bardzo mylące, kiedy złożoność rozwiązania zaczyna rosnąć.

Jest też trzeci sposób, aby poradzić sobie z wyzwaniem robotyzacji. Stosowany szczególnie wtedy, gdy do kultury organizacji należy tworzenie bardziej formalnych business case’ów dla potencjalnych projektów. Dobrze oszacowane koszty robotyzacji z reguły są znacznie mniejsze niż korzyści, które można osiągnąć, co oznacza, że inwestycja z góry szybko się zwraca.

Trudności w zarządzaniu zmianą

Jednym z najważniejszych wyzwań robotyzacji, z którymi należy się zmierzyć zanim roboty zostaną wdrożone, jest kwestia zarządzenia uwolnionym czasem naszych pracowników. Ten problem jest obecnie mniej palący, ponieważ w większości rosnących przedsiębiorstw pracy jest więcej niż osób zdolnych ją wykonywać. W takim przypadku należy po prostu relokować pracę przekazując ludziom bardziej interesujące, kreatywne i dodające wartości zadania. Jeśli robotyzacja jest robiona „zwinnie”, zmiany następują stopniowo i ciągle. Dzięki temu pracownicy mają więcej czasu na adaptację i zwykle sami wracają z nowymi pomysłami na to, co jeszcze powierzyć robotom.

Jeżeli robotyzacja i automatyzacja są wdrażane w modelu big-bang, albo główną korzyścią ma być redukcja kosztów zatrudnienia, to plan relokacji pracowników powinien być jednym z komponentów całego planu cyfrowej transformacji. Jest wielu doradców, którzy mogą pomóc w zarządzeniu zmianą. Jednak ja bardzo silnie rekomenduję stopniowe i iteracyjne podejście do wdrożeń robotycznych, ponieważ to lepiej odpowiada małoinwazyjnej naturze robotów.

Obawa przed porażką

Wszystkie nowe przedsięwzięcia w oczywisty sposób są obarczone jakimś ryzykiem porażki. Dlaczego jestem przekonany, że to ryzyko jest znacznie mniejsze w przypadku robotyzacji procesów biznesowych? Najważniejszym powodem jest to, o czym wspominałem powyżej – roboty są ze swej natury wpisane w paradygmat „zwinności”. To oznacza, że mogą:

• być wdrażane w znacznie krótszym czasie,
• znacznie mniejszym kosztem,
• z zaangażowaniem znacznie mniej liczby interesariuszy, niż w typowych projektach automatyzujących lub transformujących przedsiębiorstwo.

To pomaga uzyskać pozytywne sprzężenie zwrotne, które powoduje, że drobny sukces robotyczny prowadzi do kolejnego drobnego sukcesu robotycznego, co w efekcie staje się wielkim transformacyjnym sukcesem całej organizacji.

Jeśli napotykasz inne wyzwania i przeszkody, które spowalniają rozpoczęcie robotyzacji, proszę podziel się nimi ze mną. Jestem przekonany, że znajdziemy wspólnie sposób, jak je przezwyciężyć. Roboty naprawdę są najlepszymi przyjaciółmi pracowników!

Przeczytaj, jak roboty mogą pomóc działom HR.