Przebieg wprowadzenia robotów do firmy zależy od wybranego modelu wdrożenia robotów . Najczęściej spotykanym na rynku modelem jest zakup robotów . W takim przypadku firma robotyzuje swoje procesy na własną rękę, a przygotowania do robotyzacji są zdecydowanie szerzej zakrojone niż w przypadku modelu wynajmu robotów (Rent-a-Robot) opisanym poniżej. Myśląc o samodzielnej robotyzacji , trzeba wziąć pod uwagę:
wybór oprogramowania RPA oraz wykupienie odpowiedniej licencji – u większości dostawców licencje muszą być nabyte na okres co najmniej 1 roku i najczęściej istnieje pewna minimalna pula licencji, którą trzeba zakupić. Warto też zwrócić uwagę, ile robotów może być utrzymywanych na danej licencji i jaką w takim razie skalę projekt musi uzyskać, żeby był opłacalny;utworzenie lub rozbudowanie struktury IT do wewnętrznego utrzymania robotów;
zainwestowanie w Centrum IT i profesjonalny zespół techniczny , który będzie odpowiedzialny za utrzymanie infrastruktury, platformy oraz narzędzia do robotyzacji;
zbudowanie zespołu developerów RPA , którzy zajmą się stworzeniem robotów, testami, a po uruchomieniu robotów będą mogli je skonfigurować w razie potrzeby.
Pomocy przy rozwijaniu projektów RPA można, oczywiście, szukać też u zewnętrznych specjalistów, jednak to znacząco podnosi i tak już dość sporą inwestycję na samym początku projektu. Nowy projekt technologiczny na pewno wymaga zaangażowania IT i ważne jest, żeby od razu zidentyfikować osoby, które będą odpowiedzialne za wsparcie Centrum RPA i potrzebnej do utrzymania robotów infrastruktury .
Aby uzyskać skalę, która jest wymagana by samodzielne wdrożenie można było uznać za sukces, potrzebni są eksperci w dziedzinie RPA i osobne Centre of Excellence . Jeśli nie zdecydujesz się na zatrudnienie specjalistów, to i tak potrzebne będą dodatkowe szkolenia i kursy dla osób z wewnątrz organizacji, które zechcą zdobyć nowe kompetencje. Są to na pewno dodatkowe koszty i poświęcony czas. Ponieważ RPA to dziedzina z pogranicza technologii i biznesu, nie każdy pracownik będzie chciał się rozwijać w tym kierunku, a jeśli już się na to zdecyduje, proces przekwalifikowania będzie wymagał dodatkowego wsparcia ze strony działu HR .
Mając w końcu do dyspozycji potrzebne zespoły, licencje, kompetencje oraz infrastrukturę, możesz wybrać procesy , które najlepiej nadają się do robotyzacji i wpasowują się w jej logikę. Na podstawie dokumentacji zwykle przygotowanej przez osoby odpowiedzialne za dany proces developerzy RPA zaczną tworzyć roboty.
Już na początku samodzielna robotyzacja ze względu na potrzebne zasoby wymaga reorganizacji, pozyskania nowych talentów lub stworzenia specjalnego programu reskillingowego, a także znacznych inwestycji w IT. Istnieje jednak alternatywny sposób na rozpoczęcie robotyzacji, który nie wymusza zbudowania wewnętrznych kompetencji i skraca czas dostarczenia pierwszych robotów.
Taką możliwość daje model wynajmu robotów „Rent-a-Robot” (Robot as a Service). Wówczas najważniejszą rzeczą, na której trzeba się skupić, jest wybranie pierwszego procesu do robotyzacji . Nie trzeba poświęcać czasu na wybór oprogramowania, przygotowanie infrastruktury czy specjalnego zespołu. Kiedy już wiadomo, jaki proces będzie automatyzowany oraz na jakich aplikacjach bazuje, dostawca robotów potrzebuje jedynie dostępów dla robotów i może zaczynać właściwą ich budowę .
W takim modelu do rozpoczęcia robotyzacji nie są wymagane szczegółowe mapy procesów, dokumentacja ani żadne skomplikowane przygotowania . Wystarczy, że pokazać specjalistom, czym zajmują się pracownicy. Zazwyczaj dobrym i wystarczającym początkiem są kilkugodzinne warsztaty, choć w pełni funkcjonującego robota – Cyfrowego Współpracownika – można stworzyć nawet na podstawie nagrania przedstawiającego proces.
Wstępną fazę projektu w tym modelu można skrócić do niezbędnego minimum, co powoduje, że pierwsze roboty są uruchamiane w środowisku produkcyjnym w ciągu pojedynczych tygodni . Dzięki temu poszukiwanie kolejnych procesów do robotyzacji jest bardziej naturalne, bo bezpośrednie doświadczenie we współpracy z robotami pozwala dokładnie poznać ich zalety.
W przypadku samodzielnej robotyzacji proces rozpoczyna się od wspomnianego wcześniej wyboru oprogramowania, zorganizowania zespołów z odpowiednimi kompetencjami oraz przygotowanie infrastruktury. Następnie trzeba wybrać procesy do automatyzacji , czym zwykle zajmują się analitycy, którzy oceniają potencjał automatyzacyjny.
Procesy te muszą spełniać odpowiednie warunki. Co ważne, nie każdy proces musi zostać zautomatyzowany od początku do końca. Korzyści można też odnieść robotyzując tylko odcinek bardziej skomplikowanej procedury. Po wybraniu procesu trzeba przygotować dokumentację , na podstawie której developerzy będą mogli stworzyć robota.
Po fazie developmentu następują testy , podczas których sprawdza się, czy robot działa prawidłowo. Na tym etapie wszelkie błędy powinny zostać wykryte i poprawione. Dopiero gdy wszystkie testy zakończą się sukcesem, robot zostaje wprowadzony na środowisko produkcyjne.
Trzeba jednak pamiętać, że, nawet po wdrożeniu zakończonym sukcesem, procesy i aplikacje mogą się zmienić , co może przerwać lub zaburzyć pracę robotów. W takich przypadkach specjaliści muszą być odpowiednio rekonfigurować roboty , by działały poprawnie, a proces dalej przebiegał sprawnie.
W typowym procesie robotyzacji to Ty i Twoja firma jesteście odpowiedzialni za każdy etap robotyzacji. W modelu „Rent-a-Robot” (Robot as a Service) natomiast proces zaczynamy zazwyczaj od ustalenia potencjału automatyzacyjnego . Następnie nasi analitycy wybierają najbardziej obiecujące pomysły, które są urzeczywistniane przez Pasterzy Robotów. Zanim roboty, Cyfrowi Współpracownicy, zostaną produkcyjnie uruchomione, przeprowadzamy staranne testy, których rezultaty są akceptowane przez Klientów. Każdy działający proces jest dokładnie monitorowany , zarówno przez automatyczne narzędzia, jak i zespół Pasterzy Robotów. Ten cykl jest nieprzerwanie powtarzany , dopóki nadal istnieje nieodkryty potencjał robotyczny. Każdy cykl trwa od 2 do 6 tygodni i zawsze kończy się uruchomieniem robotów do wykonywania faktycznej pracy.
Decydując się na samodzielną robotyzację, trzeba uwzględnić koszty :
stworzenia kompletnej, profesjonalnej jednostki RPA wraz z zespołem developerów,
stworzenia i utrzymania infrastruktury informatycznej ,
nabycia niezbędnych licencji .
Jednym z najważniejszych czynników przy szacowaniu kosztów robotyzacji w tym modelu są nakłady na dedykowany zespół techniczny . Kwestia ta jest szczególnie ważna w międzynarodowych organizacjach, które zazwyczaj umieszczają jednostki badania i rozwoju oraz fachowego IT w krajach bardziej rozwiniętych, jednocześnie delegując operacje biurowe do miejsc z mniejszym kosztem zatrudnienia. Taki model dodatkowo zwiększa presję ciążącą na robotyzacji i wymaga jeszcze większej jej skali, ponieważ proces tworzenia robotów jest droższy w porównaniu do kosztów utrzymania back-office . Osiągnięcie ekonomicznych korzyści staje się więc jeszcze większym wyzwaniem.
Typowe mniejsze projekty robotyzacyjne trwają od 6 do 12 miesięcy i wymagają strategii, analizy i optymalizacji procesu oraz identyfikacji potencjału robotycznego. Do robotyzacji i samego utrzymania robotów potrzebni są developerzy RPA oraz osobny zespół o kompetencjach z zakresu utrzymania infrastruktury technicznej związanej z samą platformą robotyczną, co dodatkowo komplikuje już bardzo złożony proces. To oznacza, że bez wcześniejszego precyzyjnego rozplanowania robotyzacji, w tym modelu wstępna analiza ekonomiczna może być trudna do zrealizowania .
Dlatego właśnie samodzielna robotyzacja jest rekomendowana większym organizacjom , które posiadają robotyczny potencjał optymalizujący setki FTE. W takich firmach korzyści robotyzacji przy tak znaczącej inwestycji i przygotowaniach mogą przynieść zwrot i faktycznie zrealizować zamierzone cele. Dla firm z mniejszym potencjałem tego typu inwestycja po prostu nie będzie ekonomicznie uzasadniona, a sama robotyzacja będzie szczególnie trudna do zrealizowania .
Alternatywnym rozwiązaniem, który w przeciwieństwie do samodzielnej robotyzacji jest w zasięgu średnich i mniejszych przedsiębiorstw, jest opcja wynajmu robotów (Rent-a-Robot). W tym modelu nie musisz inwestować w pozyskanie wewnętrznych kompetencji RPA, licencje czy specjalną infrastrukturę, by posiadać produkcyjnie funkcjonujący zespół robotów. Za robotyzację zaczynasz płacić, dopiero gdy roboty stworzone przez dostawcę (w wypadku tego modelu, jest to Digital Teammates) zaczną wykonywać faktyczną pracę .
Pensja wynajmowanych robotów to część kosztu pracownika , który wykonywał te same czynności przed robotyzacją. W tym modelu odchodzą koszty stworzenia i utrzymywania zespołu potrzebnego do stworzenia i utrzymania robotów, co zwykle oznacza wiele miesięcy i zasobów poświęconych na rekrutację, wdrożenie czy też przekwalifikowanie pracowników, a później wiąże się z zapewnianiem możliwości rozwoju. W modelu wynajmu robotów jedyne koszty, które musisz brać pod uwagę, to pensja robotów pobierana za pracę, którą roboty wykonają w danym okresie. Robotyzacja w tym wypadku jest uznawana za oszczędność finansową od samego początku projektu .
W tradycyjnym modelu samodzielnej robotyzacji proces dostarczenie pierwszych robotów może trwać nawet kilka miesięcy . Doliczyć do tego trzeba też czas potrzebny na przygotowania – m.in. stworzenie Centre of Excellence, przygotowanie infrastruktury, ale także wybór oprogramowania czy procesów – które również mogą potrwać wiele miesięcy. W miarę nabywania wewnętrznych kompetencji i doświadczenia samo stworzenie robotów może trwać mniej czasu, choć to też zależne jest od stopnia złożoności automatyzowanego procesu .
W przypadku wynajmu robotów typowy czas wprowadzenia robotyzacji mierzy się w tygodniach . Dla najprostszych procesów może trwać niespełna kilka dni, z kolei zbudowanie robotów dla bardziej złożonych czynności może potrwać do kilku tygodni. O procesu identyfikacji do uruchomienia robota upływa zazwyczaj od 3 do 6 tygodni . Czas ten jest uzależniony od złożoności procesu, zakresu pracy, który mają przejąć roboty, oraz uzyskania dostępów do niezbędnych aplikacji.
Faza budowania robotów powinna być poprzedzona przygotowaniem infrastruktury, co dla każdej organizacji oznacza inny okres. Samo zadanie można jednak wykonać bardzo szybko i bezproblemowo, jeśli Cyfrowi Współpracownicy będą pracować z chmury . Przygotowanie ogranicza się wtedy nawet do jednego dnia.
Dzięki temu, że Pasterze Robotów mogą pracować jednocześnie nad budową wielu robotów , zwykle wynajem robotów umożliwia zrobotyzowanie 100-osobowego zespołu operacyjnego w 3 miesiące, biorąc pod uwagę, że typowy robotyczny potencjał waha się w przedziale od 20% do 30% całości.
Jeśli chcesz przeprowadzić robotyzację na własną rękę, potrzebujesz zespołu , który będzie tworzyć i utrzymywać roboty . Platformy robotyczne często są reklamowane jako produkty niewymagające kodowania, co może sprawiać wrażenie, że robotyzacja nie wymaga zbyt wielkich umiejętności informatycznych. Oczywiście, robotyzacja może wydawać się całkiem prosta, jeśli mamy do czynienia z jednym lub dwoma robotami, jednak zwiększenie skali powyżej tej liczby może być nie lada wyzwaniem i kosztem dla typowej organizacji.
Zazwyczaj robotyzacji nie da się przeprowadzić, pracując na część etatu, ponieważ członkowie zespołu robotycznego muszą przekazywać swoją wiedzę , by ktoś mógł ich zastąpić podczas nieobecności. Fakt ten sprawdza się szczególnie w przypadkach, kiedy firma zaczyna polegać na codziennej, nieprzerwanej pracy robotów. Klasyczny zespół robotyzacyjny można porównać do fabryki oprogramowania ze złożonymi procesami inżynierskimi . Rzeczywisty koszt wydajności robotów może być osiągnięty wyłącznie przy odpowiedniej skali. Oznacza to, że w większości przypadków, by pokryć koszt zespołu robotycznego, Twoja organizacja powinna celować w uruchomienie setek robotów.
Na rynku istnieją też rozwiązania pośrednie, które polegają na tym, że firmy konsultingowe zajmują się szkoleniem pracowników pod kątem RPA lub wynajmują swój zespół RPA do czasu, aż dana firma nie zbuduje własnych kompetencji. Celem jednak jest wciąż stworzenie własnego zespołu robotycznego , co opłaca się zwykle jedynie większym organizacjom, które finalnie planują zrobotyzować setki etatów.
Model wynajmu robotów pozwala natomiast na wdrożenie robotyzacji do firmy bez potrzeby nabywania umiejętności RPA . To dostawca bierze odpowiedzialność za zbudowanie i utrzymanie robotów, czym zajmują się specjalistyczne zespoły dostawcy. Jest to rozwiązanie polecane firmom, które nie mogą sobie pozwolić lub nie chcą się decydować na dużą początkową inwestycję w nową technologię. Z takiego rozwiązania skorzystają też organizacje, których potencjał robotyczny nie wynosi setek FTE, lecz jest on na tyle wysoki, że robotyzacja przyniosłaby istotne korzyści. Wynajmując roboty, możesz skupić się więc na właściwym biznesie , jednocześnie wspierając go nową technologią.
Stworzenie zespołu robotycznego jest bardzo zbliżone do budowania fabryki oprogramowania, nawet jeśli wybrana platforma nie wymaga kodu. Wybór i ocena platformy , która będzie najlepiej pasowała do Twoich wymagań, może być naprawdę trudnym i czasochłonnym procesem. Prawdopodobnie trzeba sięgnąć w tym celu po fachową konsultację . Po podjęciu decyzji należy zacząć myśleć o obsadzeniu kluczowych ról w procesie tworzenia robotów oraz – co jest jeszcze bardziej istotne – o utrzymaniu robotów , gdy już faktycznie zaczną pracować.
Wspomniane role nie muszą należeć do różnych osób. W większości przypadków mogą być ze sobą połączone, ale zazwyczaj ludzie pracują najlepiej, kiedy mogą wyspecjalizować się w swoich dziedzinach . Co ważniejsze, kiedy zaczniesz polegać na codziennej, wykonywanej przez roboty pracy, musisz upewnić się, że zawsze posiadasz w pracy ludzi dostępnych do rozwiązywania potencjalnych problemów .
W typowym procesie robotyzacji istnieje co najmniej 9 różnych ról , które należy obsadzić, by stworzyć własną, profesjonalną, techniczną jednostkę (Centre of Excellence):
Automation Analyst – wykonuje analizę potencjału automatyzacyjnego, od które zaczyna się typowy proces robotyzacji;Automation Integration Engineer – zajmuje się specjalistycznymi wymaganiami technicznymi, które często towarzyszą wymogom biznesowym;Automation Developer – tworzy roboty;Automation Tester – testuje roboty;Automation Reviewer – starszy stażem developer, który ocenia pracę wykonaną przez pozostałych developerów, by zapewnić odpowiedni poziom jakości;Automation Platform Technical Architect – jest odpowiedzialny za różne środowiska pracy wymagane w procesie robotyzacji i ich prawidłowe ustawienia;Automation Release Manager – zajmuje się zabezpieczeniem procesu uruchamiania robotów na środowisku produkcyjnym;Automation Administrators – zarządzają uruchomionymi robotami i monitorują ich pracę;Team Manager – zarządza całym zespołem i monitoruje jego postęp.
Jeśli wdrażasz RPA samodzielnie, zespół IT musi przygotować infrastrukturę , której wymaga utrzymanie działających robotów. Zależnie od tego, jak zamierzasz zdobyć kompetencje potrzebne do zbudowania robotów, możliwe jest też, że będziesz musiał zaangażować część zespołu informatycznego w sam proces tworzenia czy testowania robotów. Jednak trzeba pamiętać, że rola IT nie kończy się po wdrożeniu robotyzacji, ponieważ potrzebny jest zespół techniczny, który zajmie się utrzymaniem stworzonej infrastruktury, platformy oraz niezbędnych narzędzi .
Wynajem robotów natomiast wymaga minimalnego wkładu od Twojego IT . Roboty podłączają się do tych samych aplikacji, których używają Twoi pracownicy, więc niepotrzebne są żadne zmiany konfiguracyjne ani przebudowy środowisk. Zespół informatyczny jest niezbędny do ustanowienia bezpiecznego połączenia między robotami a Twoim środowiskiem operacyjnym oraz do przyznania robotom dostępów do Twoich aplikacji, podobnie jak przy przygotowywaniu go do pracy ludzkiej.
W przypadku robotyzacji na własną rękę sam musisz też zadbać o odpowiednią infrastrukturę . Jak dokładnie będzie ona wyglądała zależy od różnych aspektów, w tym wybranego oprogramowania RPA i zakupionej licencji oraz regulacji obowiązujących w Twojej firmie i branży.
Decydując się na wynajem robotów, nie będziesz potrzebować żadnej dodatkowej infrastruktury po swojej stronie. W wypadku Rent-a-Robot to dostawca (Digital Teammates) zajmuje się robotami i zapewnia im wszelkie niezbędne do wykonywania ich zadań zasoby.
W wyjątkowych przypadkach, ze względu na konkretne wymagania regulacyjne, rozwiązania muszą być wdrożone bezpośrednio w infrastrukturze Klienta . Taki układ jest w Rent-a-Robot w pełni obsługiwany i może zostać dostarczony w postaci różnych modeli operacyjnych, w zależności od wymagań. Klient administruje wtedy wyłącznie fizyczną infrastrukturą i systemem operacyjnym , pozwalając dostawcy na zarządzanie robotami i wzięcie pełnej odpowiedzialności za wprowadzone rozwiązanie.
Dlaczego warto robotyzować?
Wyzwania związane z robotyzacją
